¿Qué es la gestión de controles y por qué es importante?

Los profesionales de la empresa pueden utilizar procesos de gestión de control para garantizar que sus operaciones se desarrollen sin problemas. Pueden utilizar diferentes procesos para comprobar la salud financiera de su empresa, la seguridad, la normativa y la calidad del producto. Si quiere asegurarse de que las operaciones de su lugar de trabajo son eficaces, aprender los distintos tipos de gestión de controles puede resultarle útil. En este artículo, se analiza qué es la gestión de controles, por qué es importante, los tipos de controles que se deben tener en cuenta y lo que se necesita para iniciar la gestión de controles en una empresa.

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¿Qué es la gestión de controles?

La gestión de control es un proceso que implica determinar cómo funciona una empresa y probar cómo funciona el negocio actual. Una vez que una empresa utiliza la gestión de controles para poner a prueba sus operaciones, realiza los ajustes necesarios en los procedimientos empresariales para que los resultados del proyecto se ajusten más a las expectativas de la empresa. Los empleados pueden identificar errores dentro de un negocio y crear pasos para corregir cada error. Las empresas pueden utilizar un sistema de gestión de controles, que es un sistema de software que reconoce los riesgos potenciales, crea informes de riesgo y actualiza las operaciones empresariales sin interrumpir las prácticas de la empresa.

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¿Por qué es importante la gestión de los controles?

He aquí varias razones por las que la gestión de los controles es importante en las empresas:

  • Previene futuros errores: Contar con una gestión de los controles puede evitar que se produzcan errores en el futuro, ya que el personal puede utilizar varios procesos para identificar los problemas desde el principio y documentar las soluciones para utilizarlas si se producen errores en el futuro.

  • Proporciona un esquema para manejar los problemas: Los empleados pueden determinar a quién informar de una cuestión, cómo resolver un problema o cómo evitar que se produzcan problemas en el futuro.

  • Mantiene el compromiso del personal: Dado que la mayoría de las empresas implican a todos los niveles del personal en su proceso de gestión de los controles, los miembros del personal pueden sentirse más comprometidos. Los empleados también pueden sentir que la dirección confía más en ellos al participar en los distintos procesos.

  • Mantiene la calidad de los productos: Las empresas pueden mantener productos de alta calidad cuando utilizan procesos de gestión de controles de calidad para minimizar la posibilidad de lanzar un producto con defectos.

  • Mantener el cumplimiento de las normas del sector: A los directivos les resulta más fácil asegurarse de que su lugar de trabajo cumple las normas del sector, ya que pueden utilizar controles normativos que les mantengan al día de las nuevas regulaciones.

  • Aumenta la eficiencia operativa: 1. Las empresas pueden aumentar la eficiencia general de sus operaciones comerciales cuando utilizan procesos de gestión de control, ya que pueden identificar problemas dentro de sus prácticas comerciales y crear soluciones para ayudar a que sus operaciones funcionen con mayor fluidez.

Tipos de control

El tipo de sistema de gestión de controles que utilizan las empresas depende de sus necesidades empresariales y de sus preferencias de software. Cada tipo de control es una parte del proceso de gestión de controles, que permite a las empresas tener una visión de sus operaciones. Estos son los diferentes tipos de controles que hay que tener en cuenta:

Controles de seguridad

La gestión de la seguridad garantiza que la información de una empresa esté a salvo de posibles hackeos o violaciones de la seguridad. El objetivo de este proceso de gestión de controles es proteger los datos de la empresa y de los clientes mediante la validación de la información de los usuarios. Las empresas pueden tener un software de gestión de controles que proporciona protección y garantiza la seguridad de los datos en línea. También pueden tener protocolos que el personal sigue para mantener la protección, como el uso de una contraseña y un nombre de usuario para acceder a los datos sensibles.

Controles financieros

La gestión de control financiero es un proceso de gestión de controles que permite a las empresas crear objetivos financieros, seguir su progreso, mantener un presupuesto y gestionar las cuentas financieras. Es habitual que las instituciones financieras tengan procesos de control financiero para que los empleados mantengan el control de los activos de la empresa y de los clientes. Estos procesos implican la imposición de restricciones al gasto, y la medición de la cantidad de dinero que la empresa o el cliente pueden gastar, en función de sus activos. Algunas empresas pueden utilizar este proceso para comparar sus finanzas con la salud financiera de sus competidores. El objetivo de este proceso es aumentar la rentabilidad y gestionar un presupuesto.

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Controles reglamentarios

Los controles reglamentarios garantizan que las empresas sigan las normas y directrices adecuadas para operar. Las normativas específicas varían en función del sector al que pertenezca la empresa. Las empresas pueden utilizar los controles reglamentarios para determinar sus procedimientos o mantener sus protocolos. Las empresas también pueden utilizar los controles reglamentarios para determinar sus valores. Por ejemplo, si una empresa está en el campo de la atención sanitaria, sus regulaciones pueden incluir que sigan procedimientos estrictos de documentación de pacientes. Por ello, la empresa puede tener un valor que se alinee con la importancia de la atención centrada en el paciente y la documentación precisa.

Las empresas pueden utilizar programas informáticos que les proporcionan información sobre la normativa de su sector. También es útil contar con funciones en su software de gestión de control que les pongan al día sobre las nuevas normas o regulaciones en su campo.

Controles de calidad

La gestión de los controles de calidad es un tipo de gestión de los controles que garantiza que los productos de una empresa mantienen una alta calidad para los clientes. Los gerentes de la empresa pueden utilizar programas informáticos que les ayuden a analizar la calidad de los productos electrónicamente, o pueden tener procedimientos de controles de calidad que impliquen que el personal de la empresa analice cada producto antes de lanzarlo al mercado. La norma de calidad varía en función de las preferencias de la empresa. Algunas empresas prefieren tener cero defectos en sus productos, mientras que otras pueden permitir uno o dos defectos antes de retirar el producto de su inventario.

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¿Qué se necesita para iniciar la gestión de control?

Estos son los tres recursos que necesitan las empresas para ejecutar la gestión de los controles:

Personal

Para mantener una gestión adecuada de los controles, es importante que las empresas involucren a todos los niveles del personal a lo largo de los procesos. Una empresa debe dar a sus empleados instrucciones claras para la gestión de los controles, de modo que cada miembro del personal entienda su papel específico en la realización de la gestión de los controles.

Las empresas pueden formar a los empleados para que reconozcan los posibles errores en sus sistemas, y deben informar a cada miembro del personal de a quién pueden comunicar sus hallazgos. Por ejemplo, un empleado de una institución financiera puede realizar la gestión financiera del presupuesto de su centro de trabajo. Si observa un problema en la configuración del presupuesto, puede dirigirse a un miembro específico de la dirección para informarle del problema.

Software

Las empresas pueden utilizar programas informáticos que les ayuden a llevar a cabo los procesos de gestión de los controles de forma más eficaz. El uso de software puede permitir a las empresas identificar e informar de los problemas con rapidez, y permite una comunicación abierta en toda la empresa, lo que puede ayudar al personal a comunicarse los problemas entre sí con eficacia. También minimiza el riesgo de error, como si un empleado pasa por alto un defecto en un producto o si la dirección no reconoce una normativa actualizada.

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Sistemas de medición

Las empresas pueden utilizar sistemas de medición para identificar áreas de mejora dentro de sus operaciones comerciales, que pueden utilizar la gestión de controles para regular. Un sistema de medición puede incluir un software que analice un aspecto específico de un negocio, como el estado financiero de una empresa. Si descubren que su medición no cumple las expectativas de la empresa, el personal puede encontrar una solución para mejorar las operaciones.

Los sistemas de medición también pueden medir la eficacia de un proceso de gestión de controles para ver cómo ayuda cada proceso a la empresa. Por ejemplo, las empresas pueden medir la eficacia de su gestión de los controles de calidad determinando el número de productos que tienen defectos. Si no tienen productos con defectos que salgan al mercado, entonces tienen la confianza de que sus procesos de gestión de controles están funcionando.

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