La guía completa para la gestión de costes de proyectos

Sea cual sea el tamaño y la naturaleza de un proyecto, los gestores y líderes de proyectos deben coordinar diversas actividades y recursos, supervisar los plazos que se aproximan y predecir los desafíos de rendimiento inesperados. Un enfoque sistemático y global de la gestión de costes puede ser un remedio eficaz para este problema. La gestión de costes incorpora todo el ciclo de vida, desde la fase de planificación inicial hasta la estimación del rendimiento exacto de los costes y la finalización del proyecto. En este artículo, veremos qué es la gestión de costes, sus ventajas y los pasos que hay que dar para aplicarla.

¿Qué es la gestión de costes?

La gestión de costes es el proceso de planificación y control del presupuesto de una empresa. Disponer de un buen sistema de gestión de costes permite a las organizaciones estimar mejor y asignar los fondos. El proceso comienza en la fase inicial de planificación y abarca todo el ciclo del proyecto, lo que permite a una empresa prever los gastos futuros para ayudar a reducir la posibilidad de sobrepasar el presupuesto.

Relacionado: Qué es la contabilidad de costes

¿Por qué es importante la gestión de costes?

La gestión de costes es esencial porque el uso del control de costes en su proyecto le ayuda a establecer la línea de base del coste de su proyecto. En consecuencia, eso dicta los pasos que hay que dar para mantener el presupuesto en marcha.

Crecimiento de la empresa

Una gestión adecuada de los costes se traduce en una empresa más fuerte y eficiente. Con el tiempo, esto le permitirá escalar a un ritmo mayor y más rápido, aumentando aún más sus ingresos como empresa.

Toma de decisiones

La gestión de costes proporciona un análisis científico de los hechos y las cifras. Esto ayuda a evaluar la rentabilidad del proyecto' en las circunstancias para que puedan tomar una decisión adecuada para reducir el riesgo involucrado en el proyecto.

Reducir los gastos

El principal beneficio de la gestión de costes es que reduce los gastos generales de la empresa o negocio. Cuando la empresa emplea medidas para limitar los costes, ahorra mucho dinero, que se destina a otros recursos o deudas, contribuyendo a su crecimiento.

Mejorar la eficiencia

La gestión de costes puede ayudarle a determinar las actividades que se desarrollan sin problemas y a mantenerse dentro del presupuesto sin que se produzcan continuamente averías y se utilicen dólares adicionales.

Llevar mejor los registros

La gestión de costes ayuda a planificar la contabilidad financiera y a establecer presupuestos cuando hay un límite de gastos. Una vez que se determina cuánto dinero gastará la empresa en diferentes recursos o actividades, los planificadores y gestores financieros elaborarán el presupuesto adecuado. Esto facilita a los gestores y planificadores el control de los gastos.

Gestionar la deuda

La principal ventaja de emplear medidas de gestión de costes es la reducción de los costes generales de su empresa. Puede restringir la cantidad de dinero que los diferentes niveles de empleados pueden utilizar, lo que permitirá a su empresa tener más efectivo a mano o invertir más dinero en otras formas, como el pago de la deuda.

Aumento de los presupuestos

Con más fondos a su disposición gracias a un control adecuado de los costes, podrá aumentar su presupuesto en otras áreas. El aumento del presupuesto en publicidad y marketing es una buena forma de generar más beneficios. Esto es especialmente cierto si el servicio o producto de su empresa ya está establecido con su público.

Obtener una ventaja

Con más dinero para invertir en la mejora de la gestión de su negocio, la compra de nuevos equipos y la contratación de empleados de calidad, puede obtener una ventaja competitiva sobre otras empresas de su sector.

Relacionado: ¿Qué es el comportamiento de los costes?

Pasos de la gestión de costes del proyecto

Aunque la gestión de costes es un proceso muy complicado y un área de conocimiento vital para la gestión de proyectos, podemos dividirla en cuatro pasos:

1. Planificar la gestión de costes

El primer paso de la gestión de costes consiste en esbozar los recursos necesarios para completar todas las actividades del proyecto. Una forma excelente de empezar a hacerlo es haciendo una lista de información anterior y de proyectos similares que le ayudará a determinar los recursos necesarios. Asegúrese de tener en cuenta también otros recursos, como la mano de obra y el tiempo necesario para completar la tarea.

2. Estimar los costes

La estimación de costes consiste en calcular los costes asociados a todos los recursos necesarios para completar el proyecto. Estas estimaciones resumen todos los costes que conlleva la realización de un proyecto de principio a fin.

3. Presupuesto de costes

Las estimaciones de costes le ayudarán a determinar los gastos que conllevan determinadas actividades del proyecto y el coste global del mismo. El presupuesto asigna los gastos del proyecto a lo largo de un periodo más amplio para establecer una línea de base de costes, que será el punto de partida para sus proyectos presentes y futuros.

4. Control de costes

Esto implica examinar en qué ha variado el coste real con respecto al coste estimado. La gestión de costes también implica notificar a las partes interesadas las incoherencias de costes que varían con respecto al coste presupuestado.

El control presupuestario requiere conocer los costes comprometidos, los costes reales, los costes previstos, los costes aprobados y los costes originales. Si cualquier cambio en el alcance o los riesgos imprevistos afectan a los presupuestos aprobados, el director del proyecto deberá revisar el nivel de impacto y tomar medidas correctivas. Por ejemplo, cuando se produce un posicionamiento erróneo de los trabajadores en la estructura organizativa del proyecto. Hay que realizar una selección adecuada del personal para el puesto requerido en función de la experiencia laboral y la comprobación de la formación.

Relacionado: Control de costes: Su importancia, retos y funciones

4 consejos para gestionar los costes con éxito

Independientemente de las habilidades o la experiencia, pueden producirse incoherencias presupuestarias. Reconocerlas desde el principio puede reducir su impacto posterior y su aparición en futuros proyectos.

He aquí cuatro buenas prácticas de gestión de costes que puede empezar a aplicar.

1. Mejorar la presupuestación

Los gestores de proyectos no son ajenos a la presupuestación del coste de los productos, y deberían prestar más atención a sus finanzas. Durante el ciclo de vida de un proyecto, un gestor de proyectos debe reconsiderar sus ingresos y comprobar si el proyecto se ajusta al presupuesto.

2. Automatizar las tareas

Las últimas herramientas de informatización ofrecen al gestor de proyectos una tabla de salvación, independientemente de la extensión de sus tareas. El mejor programa automatiza muchas tareas rutinarias y administrativas relacionadas con la gestión de proyectos. Esto facilita los flujos de trabajo y reduce los costes laborales.

3. Abrazar el miedo

Todo gestor de proyectos debe saber que, de vez en cuando, a pesar de sus mejores esfuerzos, las cosas pueden salirse del plan. Por miedo al fracaso, los gestores intentan salvar un proyecto que fracasa, lo que da lugar a decisiones extremas que instigan más daños y costes. En lugar de ello, deben dar un paso atrás y reevaluar su posición y corregir donde sea necesario.

4. Mejorar continuamente

Cuanto más aprendamos, más capaces seremos de resolver los problemas y estar abiertos a las resoluciones. Busque seminarios web, eventos de networking y seminarios que le enseñen a buscar formas de ahorrar dinero y ser un gastador más eficaz en su proyecto.

Te recomendamos

¿Qué es la demanda inelástica?

Presentación de ideas de negocio: Guía práctica

23 Consejos para la contratación de personal

SEO vs. SEM: Cuándo y cómo utilizarlos

P&R: ¿Qué son las cuentas por cobrar y cómo funcionan?

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento de ventas