Cómo Desarrollar un Plan de Gestión de Crisis con Éxito

Un plan de gestión de crisis es un aspecto crítico de las operaciones de una empresa, ya que establece una defensa contra los posibles peligros. Es importante entender cómo afrontar las crisis de forma eficaz y tranquila para poder afrontarlas de forma eficaz y tranquila. Si comprende los procedimientos de gestión de crisis, podrá prepararse mejor y manejar una serie de crisis que afecten a su empresa.

En este artículo, definimos la gestión de crisis, comparamos la gestión de crisis y la gestión de riesgos y analizamos cómo desarrollar un plan de gestión de crisis.

¿Qué es la gestión de crisis?

Durante y después de una crisis, una empresa puede aplicar políticas estratégicas para gestionar eficazmente la situación llevando a cabo una gestión de crisis.

Desgraciadamente, una crisis puede ser imprevisible para una empresa, por lo que ésta debe estar preparada de antemano y disponer de estrategias para diversas situaciones. Una crisis puede ser perjudicial para un negocio, por lo que es importante que la empresa tenga un plan de acción establecido en el que basarse durante y después de la crisis.

Las empresas que cuentan con un plan de gestión de crisis están mejor equipadas para gestionar una crisis en cualquier momento. Con un plan de gestión de crisis, la empresa ya ha establecido formas de afrontar la crisis y, por lo general, las decisiones importantes ya se han incluido en el plan. Por lo general, los empleados reciben formación sobre los pasos a seguir en determinados momentos de crisis, como las catástrofes naturales. Por lo tanto, los planes de gestión de crisis permiten a una empresa actuar con rapidez en caso de crisis y ayudan a evitar la confusión entre los empleados.

Gestión de crisis frente a gestión de riesgos

He aquí algunas diferencias clave entre la gestión de crisis y la gestión de riesgos:

Gestión de crisis

La gestión de crisis se refiere a tener un plan de acción para el tiempo durante y después de una crisis. Por ejemplo, una escuela puede tener un plan de gestión de crisis para hacer frente a las catástrofes naturales que puedan ocurrir.

Los profesores y los miembros de la facultad conocerán de antemano el plan de gestión de crisis y sabrán cómo manejar la crisis siguiendo los pasos del plan. Cuando todos los empleados comprenden el plan de gestión de crisis y ayudan a ponerlo en práctica, se está en mejores condiciones de gestionar la crisis con eficacia.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos aborda una crisis desde un punto de vista futuro. En primer lugar, una empresa debe identificar cualquier riesgo potencial que pueda afectar negativamente a la empresa. A continuación, el plan de gestión de riesgos ayuda a la empresa a decidir cómo pueden reducirse o eliminarse esos riesgos.

Un plan de gestión de riesgos puede ayudar a salvaguardar a la empresa de posibles crisis y de los efectos negativos de las mismas. Por ejemplo, una empresa puede descubrir que el software o la tecnología que utiliza podría suponer un riesgo importante para su negocio. La empresa desarrollaría entonces un plan integral de gestión de riesgos para reducir o eliminar totalmente este riesgo.

Relacionado: Gestión de riesgos: Una guía definitiva

Tipos de crisis que pueden afectar a una empresa

No importa el tamaño de su empresa, un plan de gestión de crisis puede ayudarle a prepararse para todo tipo de crisis. Hay varios tipos de crisis que pueden afectar a una empresa, como por ejemplo

  • Desastres naturales
  • Robo o vandalismo
  • Incendio
  • Pérdida de poder
  • Fallos tecnológicos
  • Retirada de productos o daños en el producto
  • Ausencia permanente de la dirección de la empresa

Cómo puede afectar una crisis a una empresa

Una crisis puede afectar a una empresa de las siguientes maneras:

Disminución de los ingresos

Una crisis en una empresa puede provocar una disminución de los ingresos y puede suponer una amenaza para la marca de la empresa. Cualquier disminución de los ingresos también puede provocar una reducción del valor de mercado. De este modo, una empresa que experimenta pérdidas de ingresos puede encontrar correlaciones entre las pérdidas y la satisfacción y fidelidad de los clientes.

Por ejemplo, una empresa puede sufrir un escándalo o una controversia pública, por lo que la empresa puede reportar menores ganancias como resultado. Los clientes suelen confiar en una empresa en función de su marca y reputación y es probable que sean más leales a las empresas en las que confían. Cuando los clientes pierden la confianza en una empresa, es probable que busquen opciones alternativas para los productos que necesitan.

Dificultad para reclutar nuevos empleados

Dependiendo de la eficacia con la que se gestione la crisis, una empresa puede tener dificultades para contratar nuevos empleados. Por lo general, los empleados aspiran a trabajar en empresas prósperas y económicamente sólidas.

Por ejemplo, si una crisis de la empresa provoca efectos adversos que no se pueden mitigar, esto puede suponer una pérdida de ingresos y podría disuadir a posibles empleados de buscar empleo en la empresa.

Una empresa puede atraer a posibles empleados manteniendo un entorno de trabajo positivo y acogedor y una cultura empresarial intacta desde el punto de vista moral y ético.

Relacionado: Guía del proceso de contratación

Aumento de los costes

Una crisis puede afectar a una empresa provocando un aumento de los costes durante y después de la crisis. Es de esperar que una empresa que experimenta una crisis tenga que pagar costes adicionales asociados a cualquier reparación necesaria o a cualquier método que se necesite para resolver los efectos de la crisis. Por ejemplo, un cliente puede decidir emprender acciones legales contra una empresa. En este caso, la empresa incurrirá en costes adicionales como los honorarios de los abogados, las tasas judiciales, los honorarios de los litigios y los posibles acuerdos.

Falta de confianza

En algunos casos, una empresa puede enfrentarse a una crisis que puede provocar una falta de confianza entre la empresa y sus empleados y clientes. Por ejemplo, una empresa puede optar por fabricar un producto que se sabe que es defectuoso para disminuir los costes de fabricación. La empresa está optando por ahorrar dinero y está vendiendo a sabiendas productos potencialmente defectuosos.

Cuando los empleados se enteran de la decisión de la empresa de vender productos defectuosos, la confianza establecida entre la empresa y sus empleados puede verse empañada. Además, se puede perder la confianza entre la empresa y sus clientes, lo que puede poner en peligro la marca y la reputación de la empresa.

Relacionado: 14 formas de generar confianza en el trabajo

Cómo desarrollar un plan de gestión de crisis

Hay varios pasos necesarios para desarrollar un plan de gestión de crisis, entre ellos:

1. Evaluar los riesgos de la empresa

Antes de crear un plan de gestión de crisis, puede evaluar los riesgos potenciales y determinar si hay alguna crisis que pueda afectar a su empresa. Además, puede analizar las formas en que esas crisis podrían afectar a la empresa. Todos los empleados, incluidos los altos cargos y las partes interesadas, pueden aportar sus ideas y opiniones sobre los riesgos o amenazas a los que puede enfrentarse la empresa. Estos riesgos pueden ser catástrofes naturales o la retirada de un producto.

2. Decidirse por un representante de la empresa

Al preparar un plan de gestión de crisis, es importante elegir un representante de la empresa que la represente en caso de que la crisis afecte a los medios de comunicación. El representante de la empresa puede discutir aspectos de la crisis con los medios de comunicación, responder a preguntas y participar en entrevistas.

Por ejemplo, puede haber una crisis en la empresa que afecte a la salud de los empleados. La crisis puede ser cubierta por los medios de comunicación locales o nacionales, por lo que la empresa ha elegido un portavoz dedicado que trabaja con los medios de comunicación. Tener un portavoz ayuda a reducir la confusión en torno a la crisis y puede proporcionar al público una evaluación honesta.

3. Preparar las posibles respuestas

Una vez que hayas creado una lista de posibles amenazas para tu empresa y de cómo esas amenazas podrían afectar a tu negocio, es el momento de analizar las posibles respuestas que tendrá la empresa para hacer frente a esas crisis. Puedes analizar cómo respondería la empresa a la crisis, los suministros o materiales necesarios y un plan de acción para los empleados. Por lo general, la respuesta de una empresa a una crisis es integral e incluye un enfoque multifacético que involucra a varios o a todos los departamentos de la empresa.

Por ejemplo, una empresa está desarrollando un plan de gestión de crisis para la retirada de productos. La empresa tendrá que discutir el producto con su equipo de diseño y de producción para encontrar el defecto del producto. Además, los departamentos de ventas, marketing, atención al cliente y relaciones públicas de la empresa se encargarán de comunicarse con los clientes y defender la reputación de la empresa.

4. Incluir los procedimientos de las redes sociales

Un plan de gestión de crisis puede contener también procedimientos para las redes sociales. En la sociedad actual, los medios sociales pueden ayudar a vincular a las empresas con los clientes. Además, los teléfonos inteligentes permiten a la gente tener un acceso rápido y fácil a las noticias. Por lo tanto, en caso de crisis empresarial, el equipo de medios sociales de la empresa puede informar al público sobre la crisis. Ser transparente sobre la crisis puede ayudar a preservar la reputación de la empresa y mantener una relación positiva con los clientes.

Relacionado: Cómo crear una estrategia exitosa de marketing en redes sociales

5. Pedir aportaciones

A la hora de redactar el plan de gestión de crisis, es importante pedir la opinión de los empleados y otras personas relacionadas con la empresa. Para evaluar las posibles crisis y determinar las formas de gestionarlas eficazmente, una empresa puede consultar con las partes interesadas, los jefes de departamento, los contratistas y los proveedores. También puede ser beneficioso pedir la opinión de clientes, abogados y asesores financieros.

6. Revise y discuta el plan con los empleados

Para que haya coherencia, todos los empleados deben revisar y comprender todos los componentes del plan de gestión de crisis. Además, todos los empleados deben conocer los pasos individuales que deben dar durante una crisis. Estar preparado y saber exactamente qué pasos seguir en momentos de crisis puede ayudar a reducir el estrés y la ansiedad de los empleados.

7. Revise y discuta el plan con los dirigentes de alto nivel y las partes interesadas

El plan de gestión de crisis también debe ser revisado y discutido con la alta dirección y las partes interesadas. Estos empleados deben recibir formación sobre las acciones apropiadas a tomar durante una crisis. Además, los empleados de la alta dirección pueden realizar simulacros y prácticas para que todos los empleados se preparen para un escenario de crisis.

Además, es vital que los empleados de alto nivel trabajen con la dirección de la empresa para desarrollar un plan de sucesión en caso de que una crisis afecte a un empleado líder. Por ejemplo, la empresa debe determinar cómo funcionaría si el director general no pudiera desempeñar sus funciones. Disponer de un plan puede ayudar a garantizar que la empresa funcione sin problemas y permanezca intacta después de una crisis.

Relacionado: Cómo aplicar la gestión de crisis

8. Actualizar el plan

A medida que una empresa evoluciona, el plan de gestión de crisis puede actualizarse para incluir cualquier nuevo riesgo o amenaza que se plantee a la empresa. Actualizar la información del plan de gestión de crisis es importante porque algunos empleados que tenían funciones importantes en el plan pueden dejar la empresa. Por lo tanto, habrá que formar a otro empleado para que ocupe su lugar en el plan de gestión de crisis.

Además, es importante actualizar constantemente el plan de gestión de crisis para tener en cuenta las nuevas tecnologías, materiales o procedimientos empresariales. Las empresas deben revisar y practicar sus planes de gestión de crisis con todos los empleados a menudo.