Mantener los costes operativos bajos o contratar al mejor candidato para el trabajo, independientemente de la ubicación geográfica, pueden ser algunas de las razones por las que una empresa contrata a empleados a distancia. Como estos empleados se gestionan de forma relativamente igualitaria, pueden entender mejor las expectativas y sentirse parte del equipo.
En este artículo, hablamos de lo que es un empleado a distancia y de consejos sobre cómo gestionarlo para crear una plantilla cohesionada.
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¿Quiénes son los empleados a distancia?
Un empleado remoto es empleado de la empresa y trabaja fuera de la oficina. Un empleado remoto puede trabajar desde su casa, una cafetería, un espacio de coworking o cualquier otro lugar en el que pueda continuar con sus funciones y reunirse con su equipo de forma virtual, siempre que su empleador lo permita. Los empresarios no suelen considerar a los autónomos o contratistas como empleados a distancia, aunque trabajen a menudo fuera del entorno tradicional de la oficina.
Aquí tienes 16 consejos y mejores prácticas para gestionar empleados a distancia:
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Mantener un calendario abierto
Los empleados remotos pueden sentirse aislados del equipo, especialmente si la mayoría de sus compañeros trabajan juntos en un entorno de oficina tradicional. Es importante mantener un calendario abierto para que los trabajadores remotos puedan programar un momento para discutir los proyectos con usted, así como cualquier preocupación o pregunta que puedan tener. Su disponibilidad mostrará a los empleados, remotos o no, que se preocupa por cualquier cosa que quieran discutir y que quiere estar ahí para ellos.
Establezca expectativas claras
Los empleados remotos operan en un entorno de oficina distinto al de los demás miembros de su plantilla, pero las expectativas de rendimiento laboral no deberían ser diferentes. Establezca la expectativa clara de que, aunque estén trabajando en otro lugar, siguen siendo responsables del mismo nivel de trabajo que sus compañeros que desempeñan la misma función que ellos. Hable de esto en una reunión de equipo en la que haya incluido a todos los empleados para que pueda ayudar a su personal de la oficina a darse cuenta de que está exigiendo a todos el mismo nivel.
Parte de sus expectativas para los empleados remotos pueden ser diferentes y, si es así, asegúrese de discutirlas directamente con el empleado. Por ejemplo, en un entorno de oficina, puede tener una mejor idea de en qué trabajan sus empleados durante el día porque puede ver las reuniones que se celebran y puede recibir preguntas en persona. Con un empleado remoto, es posible que quieras establecer la expectativa de actualizaciones de estado diarias para que tengas el mismo nivel de conocimiento de su trabajo que el de los otros empleados.
Proporcione las herramientas
Es posible que los miembros del personal de la oficina dispongan de un ordenador proporcionado por la empresa y de acceso a personal informático que pueda solucionar cualquier problema técnico e instalar los programas informáticos necesarios en el dispositivo de cada uno. Considere la posibilidad de proporcionar a sus empleados remotos el mismo equipo en lugar de obligarles a utilizar el suyo propio. Equipe a sus empleados remotos con las mismas herramientas que tienen sus homólogos para que tengan todos los recursos que puedan necesitar para ser lo más productivos posible.
Celebrar reuniones periódicas
Es importante que sus empleados remotos se sientan parte del equipo y no sean olvidados aunque no estén presentes en la oficina. Una forma eficaz de conseguirlo es organizar reuniones periódicas para discutir proyectos y asignar tareas, pero también para simplemente charlar en equipo. Esto puede ser una parte muy deseable de la jornada laboral si hay muchos empleados remotos en el grupo, porque da a todos la oportunidad de hablar entre ellos más de lo que normalmente lo hacen.
También puedes mantener reuniones periódicas con un empleado remoto, lo que demuestra que, incluso a distancia, estás en contacto con él y te interesas por su progreso.
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Mantenga su participación
Como miembro valioso del equipo, también es crucial mantener a todos los empleados remotos involucrados en los procesos, proyectos y conversaciones importantes. Asegúrese de que están tan al tanto de la información de la empresa y de los nuevos procedimientos como un empleado de la oficina, y si deben asistir a una reunión que usted celebra en la oficina, invíteles a asistir virtualmente. Si involucra a los empleados remotos en las operaciones diarias de la empresa, es más probable que se sientan como un miembro valioso del equipo y que contribuyan de igual manera.
Demuestre confianza
Trabajar en un puesto remoto requiere un cierto nivel de disciplina y capacidad de gestión del tiempo para alcanzar los objetivos, cumplir las expectativas y trabajar al mismo ritmo que los compañeros. Si va a contratar a un empleado remoto, asegúrese de que siente que confía en él desde el primer día de su empleo. Si demuestra que confía en su equipo, será más probable que experimente una alta satisfacción en el trabajo, y sus empleados de la oficina también deberían seguir su ejemplo y confiar en que sus compañeros de trabajo remotos contribuirán al mismo nivel que ellos.
Fomentar la colaboración
Al igual que los empleados remotos pueden sentirse distantes de usted como su jefe, pueden sentirse separados de sus compañeros de equipo. Fomente la colaboración entre todos los miembros del grupo, remotos o no, para aumentar la camaradería y desarrollar un sentido de trabajo en equipo. Los empleados no remotos también pueden beneficiarse de conocer a sus homólogos remotos y esto podría llevar a una relación de trabajo mutuamente beneficiosa.
Fomente la conciliación de la vida laboral y familiar
Es común que los empleados remotos luchen por mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, ya que cuando se trabaja desde casa, puede que no sea tan fácil alejarse de la configuración de la oficina para instalarse en su rutina personal. Anime a sus empleados remotos a tratar su día como si estuvieran en la oficina. Pueden desarrollar su propia rutina comenzando su jornada laboral a la misma hora cada día, tomándose al menos 30 minutos para almorzar, reservando 10 minutos para un rápido paseo por el barrio y terminando su día a la misma hora que los demás.
Celebrar los hitos
Si aún no lo hace, incorpore celebraciones en el lugar de trabajo. Celebre los cumpleaños, los aniversarios laborales y otros acontecimientos importantes de la vida, como los compromisos matrimoniales y los nacimientos. Esto introduce un elemento divertido en el lugar de trabajo y hace que todos los empleados, incluso los remotos, se sientan incluidos y valorados.
Proporcionar asesoramiento
Ofrezca regularmente coaching a los empleados remotos para que se sientan incluidos y para que sepan si van por el buen camino con su trabajo. El coaching también le permite aclarar o ajustar sus expectativas y discutir cualquier cambio con sus empleados. El coaching puede ser positivo o incluir formas para que el empleado mejore su trabajo.
7. Individualice a los empleados
Es importante tratar a los empleados como un todo colectivo, pero también individualizarlos, ya que cada uno tiene objetivos, aficiones, aspiraciones y estilos de trabajo únicos. Los empleados remotos no son diferentes. Habla con ellos para entender cómo enfocan su trabajo y cómo es su jornada laboral para saber cómo puedes ayudar y el estilo de entrenamiento que tus empleados pueden apreciar más.
Comuníquese a menudo
Como los empleados remotos trabajan separados de sus compañeros, es más probable que se sientan separados de todos. Una forma de evitarlo es comunicarse a menudo con sus empleados remotos. Comunícate con regularidad y combina las reuniones por vídeo con las charlas por teléfono. Considere la posibilidad de incorporar un programa de chat en el lugar de trabajo para que usted y sus empleados de la oficina puedan enviar fácilmente mensajes rápidos a los que trabajan a distancia.
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Establezca una relación de confianza
Establezca una relación con sus empleados remotos dedicando tiempo a conocerlos a nivel personal. Pregúnteles por sus aficiones, intereses y cómo les va la jornada laboral. La compenetración se desarrollará de forma natural cuanto más se reúna con sus empleados remotos, construya la confianza y trabaje estrechamente en los proyectos que ellos lideran.
Establezca objetivos de equipo
Los objetivos de equipo pueden ayudar a todos los empleados a trabajar juntos hacia un objetivo compartido y establecer un fuerte sentido de trabajo en equipo. Tener objetivos de equipo fomenta de forma natural la colaboración entre los compañeros de trabajo, incluidos los empleados remotos que pueden no estar acostumbrados a trabajar estrechamente con el grupo fuera de proyectos específicos.
Pregúnteles por sus objetivos profesionales
Es importante hablar con tus empleados remotos sobre sus objetivos profesionales para que puedas involucrarlos en proyectos o con grupos que les ayuden a acercarse a su objetivo principal. Mantener una conversación abierta sobre sus objetivos les permite saber que apoyas su trayectoria en la organización, y te ayudará a establecer objetivos de desarrollo para ellos que tengan sentido.
Reúnase en persona
Si es posible, programe reuniones en persona con sus empleados remotos. La interacción cara a cara puede ser una forma poderosa de comunicación, ya que hay menos oportunidades de mala comunicación, más capacidad para hacer preguntas y su lenguaje corporal puede reforzar su mensaje. Además, permite que los empleados le conozcan un poco más y viceversa, lo que fomenta la compenetración y puede ayudar a fidelizar a los empleados.
También puede programar cumbres de equipo en las que todos los empleados se reúnan para realizar un viaje de trabajo o una reunión de oficina de un día de duración en la que se trate el estado de la empresa y se incorporen actividades de creación de equipos para reforzar la colaboración y la cultura de la empresa.