11 consejos para ayudarle a gestionar sus archivos electrónicos

Muchas empresas dependen de la tecnología para crear, almacenar y gestionar archivos electrónicos importantes. Estos archivos pueden incluir desde informes financieros e información de contacto de los empleados hasta documentos de planificación de proyectos y listas de tareas informales. Conocer los sistemas de gestión de archivos y las técnicas para organizar los documentos digitales puede ayudarte a desarrollar un sistema de archivo electrónico que te funcione. En este artículo, definimos qué es la gestión de archivos, explicamos sus ventajas y ofrecemos 11 consejos para ayudarle a organizar sus archivos electrónicos.

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¿Qué es la gestión de expedientes?

La gestión de archivos se refiere a las estructuras incluidas en el software de un ordenador que le ayudan a almacenar y organizar sus datos electrónicos. Los programas informáticos con un sistema de gestión de archivos permiten crear, trabajar y organizar archivos como imágenes, vídeos, hojas de cálculo y documentos de procesamiento de textos. Estos sistemas suelen almacenar y mostrar los archivos en una única interfaz o ventana en la que puedes crear pestañas y carpetas para organizar tus archivos por tipo. Por ejemplo, puedes tener una pestaña para imágenes y otra para documentos, y puedes tener carpetas y subcarpetas dentro de cada una de esas pestañas.

Algunas funciones típicas de la gestión de archivos son:

  • Crear, modificar, mover, copiar y eliminar archivos
  • Añadir o editar metadatos, que son los datos utilizados para describir otros datos
  • Hacer un seguimiento de la propiedad del archivo a través de las diferentes etapas de procesamiento
  • Generar informes para archivos específicos
  • Determine un orden de procesamiento para los archivos en cola

Los sistemas de gestión de archivos más complejos pueden tener funciones que permiten organizar automáticamente los archivos. Pueden escanear documentos por su contenido y utilizar ese contenido para archivar el documento en una ubicación predeterminada automáticamente. Además, pueden tener funciones más avanzadas que ayudan a buscar y localizar archivos específicos más rápidamente que un sistema más sencillo. Estos sistemas avanzados de gestión de archivos pueden ser útiles para los propietarios de empresas o los empleados que necesitan almacenar y controlar un gran número de archivos y procesar grandes cantidades de datos.

Beneficios de los sistemas de gestión de archivos

Los sistemas de gestión de archivos tienen muchas ventajas, como mejorar la accesibilidad, la organización y la seguridad de sus archivos. Estos sistemas ofrecen opciones flexibles para que pueda estructurar sus archivos de la forma que mejor le convenga. Cuando puede encontrar y acceder fácilmente a los archivos importantes, puede aumentar su eficiencia, reducir el estrés y ayudarle a colaborar más eficazmente con los demás. Además, reducir el número de archivos físicos que necesitas guardar puede ayudarte a almacenar todo tu contenido en un solo lugar para facilitar el acceso.

Un sistema de gestión de archivos electrónicos también puede aumentar la seguridad de sus documentos. Los sistemas de archivo digital le permiten establecer permisos para limitar quién puede acceder a sus archivos y realizar cambios en ellos. Por ejemplo, puede dar a un empleado permiso para ver un archivo mientras que otro puede tener acceso para cambiar el contenido del documento. Un sistema bien organizado también puede ayudarte a hacer copias de seguridad de los archivos importantes y mantenerlos guardados en un lugar seguro.

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11 consejos para la gestión de expedientes

Estos son algunos consejos que le ayudarán a organizar su sistema de gestión de archivos:

1. Organizar por tipo

Cuando crees un sistema de gestión de archivos, considera la posibilidad de organizarlos por tipo. Por ejemplo, si almacena imágenes, vídeos y documentos estándar de procesamiento de textos, podría crear pestañas para cada uno de estos tipos de archivos. Esto facilita la organización y el acceso a los distintos tipos de archivos.

2. Crear jerarquías de carpetas

Puedes desarrollar estructuras organizativas eficaces creando carpetas y subcarpetas. Al crear jerarquías dentro de tus carpetas, puedes facilitar la búsqueda de archivos relacionados con áreas específicas de tu negocio o vida personal. Por ejemplo, como propietario de una empresa, puedes crear carpetas separadas para los distintos departamentos. Puedes tener una carpeta para los archivos de recursos humanos y otra para todos los archivos de marketing. Luego, dentro de esas carpetas, podrías tener carpetas para la información de los empleados y las nóminas, la información del presupuesto de marketing, los plazos de los proyectos y los informes de progreso.

3. Tener un sistema de nomenclatura de archivos y seguirlo

Tener un sistema de nomenclatura coherente puede ayudarle a mantenerse organizado. Cuando todos sus archivos siguen las mismas convenciones de nomenclatura, es más fácil buscarlos y localizarlos cuando los necesita. Sin embargo, asegúrese de seguir su sistema de nomenclatura después de establecerlo. Al ser coherente, puede facilitar la búsqueda de ciertos tipos de archivos porque todos siguen el mismo método de denominación.

4. Sea específico

Además de ser coherente con la nomenclatura, intenta ser específico. Utiliza nombres informativos que te ayuden a identificar el contenido de tus carpetas y archivos para que sea fácil navegar por ellos. Por ejemplo, puedes nombrar los archivos con la fecha en que los creaste. Otro ejemplo es utilizar un sistema de numeración si tienes varios borradores de un archivo. En el caso de los borradores, los números te ayudan a determinar qué borrador es el más reciente, para que puedas estar seguro de que el contenido del borrador está actualizado.

5. Archiva mientras trabajas

A medida que trabajes, guarda tus archivos en la carpeta correcta y sigue guardándolos con regularidad a medida que vayas modificando los documentos. Si te acostumbras a guardar tus archivos en la carpeta correcta al principio de tu proceso de trabajo, puedes reducir la posibilidad de perderlos. Guardar regularmente también ayuda a proteger tu trabajo en caso de que tu ordenador deje de funcionar.

6. Estructure su sistema para que le resulte cómodo

Sus necesidades de gestión de archivos son únicas para su negocio y sus hábitos de trabajo, por lo que es importante crear un sistema que funcione para usted. La mayoría de los sistemas de gestión de archivos son flexibles y le ofrecen opciones para desarrollar su propia estructura organizativa dentro del sistema. Sin embargo, esta flexibilidad también significa que depende de ti diseñar un sistema funcional. A la hora de diseñar un sistema, ten en cuenta tus preferencias de trabajo y tus necesidades de gestión de archivos. Piense en qué estructuras de archivo tienen más sentido para facilitarle el acceso a los archivos que necesita con más frecuencia y, al mismo tiempo, proteger la seguridad de su trabajo.

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7. Eliminar o archivar regularmente los archivos antiguos o no utilizados

Otra forma de asegurarse de que su sistema de gestión de archivos se mantiene organizado es eliminar los archivos o carpetas que ya no utiliza o a los que rara vez necesita acceder. La limpieza de los archivos antiguos garantiza que su sistema se mantenga libre de desorden que pueda dificultar la localización de documentos relevantes. Algunos sistemas de archivado incluyen un archivo en el que se pueden guardar los documentos a los que rara vez se accede pero que es necesario conservar. Un archivo puede almacenar estos archivos en una ubicación segura y minimizar el espacio que utilizan en la memoria de su ordenador.

8. Hacer copias de seguridad de los archivos importantes

Como parte de tu proceso de gestión de archivos, asegúrate de guardar regularmente copias de seguridad de tus archivos más importantes. Las copias de seguridad garantizan que si tu ordenador se estropea o el disco duro falla, puedas seguir accediendo a tus archivos. Una copia de seguridad crea copias de tus archivos y las guarda en una cuenta online o en un disco duro externo. Al guardar copias de tus archivos en una ubicación diferente a la del disco duro de tu ordenador, tienes una forma de acceder a ellos en otros dispositivos.

9. Sea flexible

Si es la primera vez que creas un sistema de gestión de archivos, prueba algunas estructuras diferentes para encontrar una que te funcione. Puede llevar tiempo aprender qué estructuras organizativas funcionan mejor para tus hábitos y preferencias. Además, si tu trabajo cambia, puede que tengas que actualizar tu sistema de organización para adaptarlo a tus nuevas responsabilidades. Ser flexible y dedicar tiempo a pensar qué partes de su sistema funcionan y qué partes puede mejorar puede ayudarle a ajustar su sistema de la mejor manera para usted.

10. Considere el almacenamiento en la nube

El almacenamiento en la nube es un programa informático que permite almacenar, acceder, crear y gestionar archivos utilizando una red global como Internet. El almacenamiento en la nube tiene muchas ventajas, como permitirte acceder a los archivos a distancia, guardar automáticamente copias de seguridad de tus archivos y simplificar el proceso de compartir y controlar el acceso externo a tus archivos.

Por ejemplo, cuando guardas un archivo en un sistema de almacenamiento en la nube, puedes acceder a él en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar siempre que tengas acceso a tu cuenta. Puedes elegir a qué archivos tienen acceso otras personas de la red en la nube, lo que facilita compartir documentos con compañeros de trabajo y empleados. El almacenamiento en la nube puede ser una opción conveniente para alguien que utiliza varios dispositivos para gestionar sus archivos o colabora regularmente con otros.

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11. Utiliza una aplicación para tomar notas

Por último, el uso de una aplicación para tomar notas puede reducir el número de archivos temporales almacenados en tu sistema. Si le gusta guardar notas para pensamientos, ideas o listas de tareas diarias, puede optar por utilizar una aplicación para tomar notas en lugar de almacenar estos retazos en un sistema de documentos más formal. Las aplicaciones para tomar notas ofrecen una forma cómoda de escribir tus ideas sin tener que guardarlas en el ordenador. Esto puede reducir el desorden y minimizar el número de archivos guardados en el ordenador.

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