Los modelos de gestión de la cartera de proyectos (PPM) pueden ayudar a las empresas a gestionar múltiples proyectos con eficacia. Los gestores de proyectos que quieran pasarse a la gestión empresarial pueden asumir un puesto de PPM senior y supervisar toda una colección de encargos.
Entender la función de un gestor de cartera de proyectos y en qué se diferencia de la función de un gestor de proyectos puede ayudarle a planificar su próximo paso profesional.
En este artículo, analizamos las responsabilidades de un gestor de carteras de proyectos y exploramos cómo se benefician las organizaciones al establecer esta función.
¿Qué es la gestión de la cartera de proyectos?
Un sistema de gestión de la cartera de proyectos permite a las organizaciones gestionar uno o varios proyectos en un solo lugar. Al consolidar los datos de varios proyectos en un solo lugar, el modelo PPM pretende ayudar a las organizaciones a tomar decisiones estratégicas.
El objetivo del PPM es mejorar la eficiencia estableciendo un proceso basado en datos. Mediante este proceso, las empresas pueden decidir qué proyectos quieren llevar a cabo y cómo optimizar sus proyectos actuales. También buscan descubrir las posibilidades de éxito de los proyectos junto con el nivel de riesgo.
Por ejemplo, Indigo Technologies vende ordenadores de sobremesa, portátiles y tabletas. Gestionan cada uno de estos proyectos con una cartera de proyectos independiente que incluye áreas como el desarrollo de productos, el marketing y las ventas. Para garantizar que cada uno de estos proyectos individuales siga alineado con los objetivos de la empresa, un gestor de la cartera de proyectos supervisa los tres proyectos. Esta persona no se ocupa de las operaciones y tareas cotidianas de cada proyecto, sino que se centra en el modo en que estos proyectos encajan en la misión y la visión de la organización. Los datos recogidos por el PPM pueden impulsar la introducción de nuevos productos, los esfuerzos de marketing y otras áreas clave de crecimiento.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de la cartera de proyectos?
Al implantar el PPM, las organizaciones pueden acceder a estas ventajas.
Mejor selección de proyectos
El PPM prioriza el análisis de los proyectos y sus beneficios previstos. Utilizando información como los recursos necesarios, el tiempo requerido y el grado de adecuación del proyecto a los objetivos de la empresa, las organizaciones pueden decidir qué proyectos merecen la pena.
Mejora de la comunicación
Al organizar múltiples proyectos en una ubicación central, las organizaciones pueden lograr una mejor comunicación en todos sus proyectos. Este enfoque de tablero de datos permite a cada PPM ver el estado de sus proyectos de un vistazo. Esto reduce la cantidad de tiempo que se dedica a aclarar los objetivos o a buscar direcciones. También fomenta una línea de comunicación abierta entre los diferentes proyectos, ya que todos sienten que están trabajando hacia los mismos objetivos estratégicos y no sólo hacia los objetivos de sus proyectos individuales.
Relacionado: Cómo mejorar las habilidades de comunicación
Priorización más inteligente
Las organizaciones utilizan el PPM para comparar el rendimiento de sus distintos proyectos en relación con otros, basándose en puntos de referencia como los ingresos o los nuevos miembros. Con esta información, pueden decidir qué proyectos priorizar y cuáles necesitan ser perfeccionados o ya no se ajustan a los objetivos de la empresa. El uso de PPM evita que la empresa gaste recursos en proyectos que no funcionan y, en cambio, invierta más en los que tienen un buen rendimiento.
Aplicación más rápida de los cambios
Con un enfoque de gestión centralizada, es más fácil implementar cambios en múltiples proyectos desde arriba. Las organizaciones pueden hacer que el equipo de PPM desarrolle y aclare estos cambios, y luego instruir a sus directores de proyecto para que instituyan estos cambios en sus propios proyectos. Al tener una cadena organizativa clara, se garantiza que las instrucciones se difundan rápidamente de arriba a abajo.
Ejecutar los proyectos de forma simultánea.
Mediante la gestión de la cartera de proyectos, las organizaciones pueden descubrir formas más eficientes de ejecutar proyectos concurrentes. Por ejemplo, proyectos distintos pueden compartir recursos a pesar de tener objetivos diferentes. El modelo PPM puede facilitar la identificación de los recursos compartidos, como la información, el personal, los fondos y los equipos.
3. ¿Qué hace un gestor de la cartera de proyectos?
Los gestores de la cartera de proyectos ayudan a guiar la ejecución de la visión estratégica de una organización. Utilizando diferentes factores en su análisis, como el rendimiento financiero, la inversión de recursos y los objetivos estratégicos, los gestores de la cartera de proyectos decidirán si los proyectos bajo su supervisión están ayudando a alcanzar los objetivos de la empresa.
Una persona que desempeñe el papel de PPM también supervisará el progreso de la cartera de proyectos y tomará decisiones sobre su dirección según sea necesario para mantenerlos alineados con los objetivos de la empresa. También puede establecer normas y procedimientos que los proyectos bajo su supervisión deben seguir.
Diferencias entre la gestión de la cartera de proyectos y la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es la supervisión de un único proyecto. Un gestor de proyectos es alguien que se encarga de las tareas más cotidianas de un proyecto y trabaja en estrecha colaboración con los miembros del equipo de ese proyecto.
Un gestor de la cartera de proyectos, sin embargo, es un puesto de mayor nivel. Suele encargarse de supervisar varios proyectos, conocidos como cartera de proyectos, y de garantizar que se ajustan a los objetivos de la organización. Los gestores de proyectos suelen depender de los gestores de la cartera de proyectos.
Relacionado: Guía completa para la gestión de proyectos
Procesos de la cartera de proyectos
A continuación se muestran los procesos típicos que se encuentran dentro de la gestión de la cartera de proyectos:
Establezca una estrategia
Identifique los objetivos estratégicos de la organización. Estas son las cosas que quiere lograr tanto a corto como a largo plazo. Son sus proyectos los que le ayudarán a alcanzar estos objetivos estratégicos.
5. Reunir información
La información es esencial para una gestión eficaz de la cartera de proyectos, ya que utilizará los datos para tomar todas las decisiones relacionadas con el proyecto. Debería empezar por recopilar información sobre los proyectos actuales, incluidos sus presupuestos, plazos y progreso actual. A continuación, indique quién está a cargo de cada proyecto.
A medida que se propongan nuevos proyectos, también querrá reunir información sobre ellos. Calcule los costes, los ingresos del proyecto, la identidad de los miembros del equipo y elabore una lista de los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito.
Realice un análisis
El objetivo de la gestión de la cartera de proyectos es ayudarle a determinar el rendimiento de los distintos proyectos. Un proceso clave es analizar cada proyecto individual e identificar sus puntos fuertes y débiles. Algunos de los objetivos de este análisis son
- Determinar si un proyecto debe continuar o disolverse
- Descubrir si puede combinar dos o más proyectos
- El nivel de riesgo de cada proyecto individual
- El retorno de la inversión previsto para cada proyecto
Alineación
La alineación consiste en garantizar que cada uno de sus proyectos se ajuste a los objetivos estratégicos generales de la empresa. Es posible que tenga un proyecto que tenga un ROI positivo proyectado pero que no encaje en los objetivos a largo plazo de la empresa. Durante la alineación, también se asegurará de que los recursos se asignan correctamente. Esto significa que sus proyectos más importantes están utilizando sus recursos más importantes. Un ejemplo de realineación entre proyectos es cambiar a los empleados de un proyecto de baja prioridad a otro más importante.
Gestión
Durante el proceso de gestión, el gestor de la cartera de proyectos tomará decisiones como la de finalizar un proyecto, dónde asignar los recursos o cómo ajustar los calendarios de los proyectos. El objetivo de esta fase es tener una cartera de proyectos saludable que esté alineada con los objetivos de la empresa y que cada proyecto tenga lo que necesita para tener éxito.
Relacionado: Comprender los procesos y las fases de la gestión de proyectos
Prueba
La gestión de la cartera de proyectos es un proceso continuo. Tiene que probar regularmente sus cambios y medir los resultados. Es posible que descubra que los cambios que implementó no fueron efectivos, lo que le llevará a considerar sus opciones de nuevo. Siga probando, recogiendo opiniones y adaptándose a lo largo del ciclo de vida de cada proyecto para asegurarse de que obtiene los mejores resultados posibles.