Cómo gestionar una lista de tareas pendientes

Planificar cómo se pueden completar todas las tareas en un día puede ser un reto, pero resulta mucho más fácil cuando uno se organiza en el trabajo. Crear y gestionar una lista de tareas pendientes puede ayudarte a comprometerte a completar las tareas y a aumentar la productividad en el trabajo.

En este artículo, explicamos la importancia de gestionar una lista de tareas y las mejores formas de gestionar tu lista de tareas.

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¿Por qué es importante gestionar eficazmente una lista de tareas?

Gestionar una lista de tareas pendientes puede facilitar la realización de tareas que requieren tiempo. A continuación se indican algunas de las principales ventajas de gestionar la lista de tareas pendientes:

  • Una lista de tareas te ayuda a recordar. Puede facilitar la tarea de recordar todo lo que necesita llevando una lista detallada de tareas pendientes.
  • Puede establecer prioridades. Después de enumerar todas sus tareas, podrá ver fácilmente cuáles deben ser sus prioridades.
  • Su lista de tareas puede ayudarle a coordinar tareas similares. Por ejemplo, si tienes que recoger un documento de tu jefe y entregárselo a otra persona, estas tareas pueden agruparse.
  • Puedes hacer un seguimiento del progreso de tu trabajo. Al final del día, puede mirar su lista y saber exactamente cuánto trabajo ha completado.
  • Ayuda a aliviar la ansiedad La ansiedad y el estrés pueden hacer que sea más fácil olvidar las prioridades, por lo que es especialmente importante mantenerse organizado y reducir el estrés en la medida de lo posible.

12 mejores formas de gestionar una lista de tareas pendientes

Cada uno tiene su propio estilo de trabajo, pero muchas personas se benefician de organizar sus tareas en una lista de tareas. Aquí tienes 12 formas eficaces de gestionar tu lista de tareas.

1. Divida su lista de tareas en secciones

Para gestionar realmente tu lista de tareas, ayuda a ser consciente de lo alcanzables que son las tareas que incluyes. Dividir la lista en secciones puede ayudarte a centrar tu esfuerzo y a identificar lo que es posible en el tiempo de tu día. Considere la posibilidad de dividir su lista de tareas en tres secciones. En primer lugar, escriba los eventos, las llamadas y las reuniones a las que asiste ese día. En la segunda sección, incluya las cosas que espera conseguir durante las reuniones, y en la tercera lista, incluya las cosas que hay que hacer pero que no tienen un hueco en su calendario de trabajo.

2. Utilizar el método “SUG”

Tener una idea clara de cuáles son sus mayores prioridades en el trabajo puede ayudarle a evitar que su lista de tareas sea demasiado larga. El método “SUG” le ayuda a crear una lista de tareas manejable. Antes de componer su lista, tenga en cuenta:

  • Seriedad: Tómese el tiempo necesario para determinar las tareas importantes que debe realizar en un día.
  • 1. Urgencia: Piensa en el tiempo que puede llevar la realización de una tarea.
  • Crecimiento: Comprender los efectos que pueden producirse si se espera demasiado tiempo para completar una tarea

3. Crear diferentes listas de tareas, proyectos y objetivos

Puedes crear la mejor lista de cosas que tienes que hacer a diario separando tus tareas, objetivos y proyectos. Escribir una lista de tareas puede ayudar a dividir los proyectos extensos, y puedes delegar algunas tareas en otros si es una decisión informada.

Una lista de objetivos también es importante, ya que le permite comprobar si las cosas de las que se ocupa en el día a día están en consonancia con las tareas que quiere completar a tiempo.

4. Comparta públicamente su lista de tareas

La rendición de cuentas externa funciona bien para muchas personas en sus lugares de trabajo. Si rindes mejor cuando tus logros son más públicos, puede ser útil crear una lista de tareas que puedas compartir con los demás. Este método puede ser especialmente útil para empresarios, autónomos y otras personas que trabajan sin supervisión.

Enviar actualizaciones semanales a tus amigos o compañeros de trabajo podría ayudarte a mejorar tu productividad en el trabajo. Además, es posible que te resulte más fácil alcanzar tus objetivos si puedes gestionar públicamente una lista de tareas pendientes con tus prioridades.

5. Diseñe su jornada

En lugar de centrarte en cómo puedes gestionar el tiempo, tómate tiempo para diseñar tu día. Construye una estructura que funcione para ti y que deje claro tu enfoque y tus necesidades durante un tiempo determinado. Esto puede incluso ayudarte a establecer los límites adecuados en el lugar de trabajo. Si tu horario está claro para los demás, les resultará más fácil entender cómo y cuándo ayudarte.

Por ejemplo, organizar sus tareas en cuadrantes puede funcionarle bien. Incluya sus tareas diarias en una lista de tareas pendientes y divídalas en tareas representativas, operaciones comerciales, proyectos de desarrollo y tareas transaccionales. Cuando haga su lista, identifique las tareas que le dan energía y colóquelas estratégicamente para aumentar su productividad.

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6. Haga una lista de los elementos completados

Además de crear una lista de lo que tiene que lograr, considere también hacer una lista de lo que ya ha completado. Hacer una lista de lo que ya ha terminado puede ayudarle a hacer un seguimiento del progreso medible y a pasar al siguiente paso. También puede aumentar tu autoestima con el tiempo al permitirte ver lo productivo que eres en el trabajo.

7. Incluye las cosas que te gustan hacer

Cuando haga una lista de tareas pendientes, considere la posibilidad de añadir algunas cosas que le resulten interesantes. Si su lista de tareas pendientes está llena de tareas tediosas, asegúrese de incluir una o dos cosas que realmente le guste hacer y que pueda manejar fácilmente y encajar en su jornada laboral.

8. Limite las tareas que planea completar en un día

Cuando empiece a mejorar su lista de tareas pendientes, céntrese en completar de tres a cinco tareas importantes diariamente y en ofrecer resultados de calidad. También puede ajustar su lista de tareas para que sólo contenga las tareas que tiene previsto completar en ese día. Esto puede ayudarle a no estresarse por demasiadas tareas que pueden ser difíciles de manejar una vez que conozca su límite máximo.

Cuanto más se completen las tareas de ese día, mejor se entenderá la gestión de la lista de tareas pendientes. Esto también puede ayudarle a desarrollar una perspectiva más positiva que mejore su productividad en el trabajo.

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9. 1. Revisar su lista todos los días

Cuando empiece su día de trabajo, evalúe si sabe lo que hay en su lista de tareas pendientes revisándola. Si se da cuenta de que tiene muchas tareas ese día que quizá no complete, céntrese en sus mayores prioridades. Además, prepárate para saber cómo puedes hacer frente a todas las tareas de tu lista ese día.

10. Cree una lista de proyectos semanales

Hay muchas cosas en su lista que puede querer completar para el final de la semana. Por eso es útil hacer una lista de prioridades para completar semanalmente. Una lista maestra puede ayudarte a reducir cada tarea para que no pierdas la concentración al tener que considerar siempre tus objetivos más grandes y a largo plazo. Por ejemplo, puede realizar tareas como la obtención de préstamos comerciales, el contacto con un cliente o la apertura de una nueva cuenta en el trabajo en el plazo de una semana.

11. Llevar el tiempo

Medir el tiempo es una estrategia que se puede utilizar para gestionar la lista de tareas pendientes. Intente determinar la cantidad de tiempo que puede necesitar para completar una tarea. Por ejemplo, es posible que tenga que conseguir los mismos resultados en un periodo más corto algunos días si quiere realizar todas las tareas de su lista de tareas para una determinada semana.

Llevar un control del tiempo también puede ayudarte a saber las tareas que puedes completar en una semana. Si sabe aproximadamente cuánto tiempo necesita para realizar un determinado tipo de tarea, le resultará más fácil organizar su tiempo para asegurarse de que puede completar esa tarea.