Gestión para la productividad: Qué es y consejos para utilizarla

La productividad, en los negocios, se refiere a la eficacia con la que usted y su equipo trabajan, gastan dinero, dedican tiempo y aprovechan al máximo sus capacidades. No importa en qué sector trabaje o cuántos empleados tenga, el liderazgo desempeña un papel importante a la hora de reconocer, motivar, medir y mejorar la productividad. Aprender sobre la gestión para la productividad puede ayudarle a desarrollar habilidades profesionales para una carrera de liderazgo.

En este artículo, exploramos qué es la gestión para la productividad, por qué es importante, cómo afecta la gestión a la productividad y compartimos seis consejos sobre cómo mejorar la productividad en el lugar de trabajo.

Cómo mejorar la productividad de los empleados

¿Qué es la gestión para la productividad?

La productividad puede aumentar cuando los líderes motivan a sus empleados para que sean eficaces y productivos en el trabajo. Como parte de un programa integral de gestión del talento o de formación, los líderes pueden aprender a gestionar la productividad de su equipo estableciendo objetivos, proporcionando incentivos, utilizando técnicas de comunicación, ofreciendo oportunidades de desarrollo y personalizando para aumentar la productividad y el rendimiento. A menudo, el indicador más eficaz de la productividad que puede examinar un directivo es la cantidad de trabajo que realiza un equipo o un individuo en comparación con las horas que trabaja.

La productividad laboral es una de las partes más comunes de la gestión de la productividad, aunque hay otros tres componentes de la productividad en las empresas:

  • Productividad del capital: La relación entre los insumos físicos, como los equipos y el software, y los productos, como los bienes y servicios
  • Productividad del material: El rendimiento relacionado con los materiales consumibles, como el agua, la madera, el hormigón, la piedra o el plástico
  • Productividad total de los factores: El nivel de productividad multifactorial de todos los insumos juntos

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¿Por qué es importante la gestión de la productividad?

La gestión de la productividad es importante porque el éxito de una organización depende del trabajo de sus empleados. Con una gestión adecuada de la productividad, a menudo se puede influir:

Eficiencia

La eficiencia es la capacidad de hacer las cosas bien, con poco desperdicio. A menudo, ser eficiente ahorra costes a la vez que proporciona un trabajo de calidad y rápido. La productividad y la eficiencia le ayudan a sacar el máximo provecho de su tiempo, energía, dinero y esfuerzo.

Rentabilidad

Una mayor productividad suele generar más ingresos y beneficios para la empresa. Las organizaciones pueden invertir los beneficios en la empresa, impulsando aún más la motivación, el crecimiento, la productividad y las oportunidades futuras para los trabajadores y su comunidad.

Bienestar de los empleados

La productividad puede ayudar a crear un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada de los empleados. Una mayor productividad también puede conducir a salarios más altos y a un mejor nivel de vida, ya que las empresas obtienen más beneficios gracias a una mano de obra productiva. Por el contrario, cuando la productividad disminuye, también lo hacen los salarios, las oportunidades de trabajo y las condiciones de vida.

La moral en el trabajo y el compromiso de los empleados

Un equipo productivo y comprometido suele tener una mayor satisfacción laboral. Los entornos productivos y de alta moral suelen tener menos absentismo, mayores tasas de retención y mayores cantidades de colaboración e innovación. El compromiso de los empleados suele significar que los compañeros se sienten apasionados por su trabajo, comprometidos con su empleador e impulsados a realizar un esfuerzo considerable en su función. Se puede fomentar la moral y el compromiso de diversas formas, como el reconocimiento, el desarrollo del equipo, los eventos de voluntariado, las salidas sociales y la autonomía.

Satisfacción del cliente

Un equipo productivo que es eficiente con su tiempo y realiza un trabajo de calidad suele aumentar también los niveles de satisfacción del cliente. Por ejemplo, un centro de llamadas de atención al cliente que consigue reducir el tiempo de espera de las líneas telefónicas de los clientes y, al mismo tiempo, escucha activamente para resolver un problema del cliente, puede generar más ingresos, mejorar la moral de los empleados y, en última instancia, aumentar la productividad.

¿Cómo afecta la gestión a la productividad?

La gestión es una parte esencial de la productividad general de un equipo o grupo de individuos. Los directivos fuertes suelen ser más eficaces en el compromiso de los empleados en general y en el aumento de los niveles de productividad en particular. Por ejemplo, un directivo excelente reconoce el conjunto de habilidades y puntos fuertes únicos de una persona y utiliza su talento de forma eficaz asignándole las responsabilidades y tareas adecuadas. Los directivos suelen influir en la productividad a través de:

  • Entrenamiento y formación de los empleados
  • Reconocer las contribuciones de los empleados
  • Premiar el trabajo y el esfuerzo en equipo y a nivel individual
  • Reforzar las competencias de un equipo y de sus individuos

He aquí tres formas concretas en que la dirección puede influir positivamente en la productividad:

Establecer objetivos e hitos

Para garantizar la productividad y el éxito, hay que establecer objetivos e hitos cuantificables. Esbozar los detalles de un proyecto u objetivo puede ayudar a los empleados a saber en qué están trabajando con un conjunto de expectativas y plazos claramente definidos. Asegúrese de que sus objetivos son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos, o SMART.

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Delegar tareas y funciones

Comparta y delegue responsabilidades entre su equipo, utilizando los puntos fuertes y las habilidades de cada persona en beneficio de todos. Asignar las tareas a quienes las realizan bien puede aumentar la productividad y, en última instancia, capacitar a su equipo para ocuparse de otros elementos de su trabajo. La delegación también puede ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades y ganar experiencia. Por ejemplo, puede asignar a un asociado de ventas junior que se asocie con un gerente de ventas experimentado en una tarea de relaciones con los clientes para aumentar su comprensión de las responsabilidades de trabajo y los objetivos de la empresa.

Comunicar con eficacia

Parte de la motivación y la gestión de la productividad consiste en utilizar bien la comunicación, con el método y el tono adecuados. Sin una comunicación adecuada, un miembro del equipo puede no saber lo que se espera de él. Considere la posibilidad de mantener abiertas todas las líneas de comunicación entre colegas, gerentes, partes interesadas y líderes de alto nivel para garantizar la productividad y el diálogo entre el equipo. Comparta con los empleados cuándo y cómo pueden ponerse en contacto con los líderes, por ejemplo, por correo electrónico, teléfono o en persona. Esto puede ayudarles a compartir y recibir información importante relacionada con el trabajo, la productividad y otros aspectos empresariales.

¿Cuáles son los consejos de gestión para mejorar la productividad?

Puede desarrollar e implementar técnicas específicas para mejorar la productividad mediante el uso de herramientas y mejores prácticas. He aquí seis consejos prácticos para gestionar la productividad con su equipo y en el lugar de trabajo:

1. Dar reconocimiento e incentivos

La mayoría de los empleados valoran que se les reconozca el trabajo bien hecho, y crear programas de incentivos y reconocimiento en el trabajo es una forma estupenda de aumentar y gestionar la productividad. Puedes crear plataformas de elogios, oportunidades de bonificación basadas en el rendimiento o vías de avance en la contratación interna para el desarrollo de la carrera como incentivos para motivar a tu equipo a tener éxito. He aquí algunos ejemplos a tener en cuenta:

  • Un programa de empleado del mes
  • Plataformas de reconocimiento entre pares
  • Consejos de felicitación al cliente
  • Reconocimiento personalizado en reuniones o eventos

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Ofrecer un feedback constructivo

Puede hacer saber a los empleados cómo va su rendimiento ofreciéndoles un feedback genuino, perspicaz y constructivo que comparta la confirmación de lo que hacen bien y les ofrezca áreas de oportunidad para crecer. Esto puede ayudar a motivar a las personas de forma específica y procesable para que sean más productivas. La retroalimentación puede ser formal, a través de revisiones oficiales y periódicas del rendimiento, o informal, con conversaciones personales, correos electrónicos reflexivos o reuniones individuales. Considere la posibilidad de compartir las revisiones de rendimiento pobres con un nivel de compasión y empatía, ofreciendo ideas y recursos para apoyar al empleado si hay problemas personales o profesionales involucrados.

La gestión eficaz de la productividad incluye la aportación de comentarios y consejos periódicos y específicos para que los miembros de su equipo sigan creciendo en su productividad y rendimiento laboral. Por ejemplo, puede compartir la cantidad total que un vendedor no alcanzó su objetivo, pero elogiarlo por una venta específica que fue significativamente más alta de lo esperado. Puede motivar aún más la productividad del vendedor haciéndole preguntas reflexivas sobre su enfoque de las ventas y ofreciéndole sugerencias sobre cómo mejorarlo.

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Tener una lista de tareas centralizada

Tener una lista de tareas del equipo en un solo lugar puede ayudar a los demás a ver cómo su trabajo es una pieza importante de los esfuerzos del equipo y de la viabilidad de la empresa, lo que puede aumentar aún más la motivación y la productividad. Puede ser especialmente útil para los equipos que trabajan a distancia o en varias oficinas de la empresa. Considere la posibilidad de utilizar cuadros de mando para ayudar a supervisar y revisar la productividad mediante la observación de patrones y tendencias. Por ejemplo, si observa que un miembro del equipo dedica mucho tiempo a una tarea administrativa fácil y repetitiva, puede investigar soluciones automatizadas que liberen su tiempo para otras tareas laborales.

Crear un proceso de revisión estructurado

Un marco establecido para la retroalimentación suele gestionar las expectativas y ayuda a los empleados a saber qué esperar de las revisiones de rendimiento. Puede ayudarles a alcanzar niveles de productividad satisfactorios, como saber qué cuota de ventas deben alcanzar, por ejemplo. Algunas ideas a tener en cuenta son que el empleado escriba una autoevaluación de su trabajo y rendimiento para compartirla con su líder antes de la reunión. Establezca una cadencia para estas revisiones, como mensual, trimestral o anual, aunque la frecuencia puede depender del sector o del tipo de trabajo.

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Establecer reuniones periódicas o huddles de grupo

Ya sea en persona, a través de reuniones por vídeo o mediante conferencias telefónicas, una reunión de grupo o de equipo puede ayudar a alinear a los líderes y a los empleados con las metas y los objetivos. Reunir a tu equipo también puede ayudarte a conocer de antemano cualquier reto o problema. Puede celebrar reuniones de equipo o reuniones de grupo informales con una frecuencia establecida, como diaria o semanal, o de forma ad hoc cuando haya información importante que compartir. Esto puede funcionar especialmente bien para los trabajos con cuotas, objetivos de ventas u otras métricas y mediciones de rendimiento.

Controlar el tiempo dedicado a los proyectos o a las tareas

Considere la posibilidad de utilizar herramientas que permitan a los empleados hacer un seguimiento del tiempo, como tarjetas de tiempo en línea o rastreadores de tareas para responsabilidades específicas. Estos datos pueden ser útiles para usted y para los miembros de su equipo a la hora de realizar autoevaluaciones y revisiones del rendimiento. Algunas empresas también invierten en tecnología que reduce el acceso a las cuentas personales, como, por ejemplo, permitir sólo los sitios web relacionados con el trabajo en un ordenador de trabajo. Este tipo de medidas pueden ayudar a que los empleados se mantengan concentrados.