Cómo realizar un análisis de riesgos en la gestión de proyectos

Utilizar el análisis de riesgos en la gestión de proyectos significa identificar y prepararse para cualquier cosa que pueda afectar a un proyecto. Personas de muchas funciones e industrias utilizan el análisis de riesgos para planificar una respuesta a los posibles problemas de sus proyectos. El análisis de riesgos en la gestión de proyectos a menudo puede detectar problemas antes de que se produzcan y puede ayudar a determinar la probabilidad de que se produzca cada problema. En este artículo, definimos el análisis de riesgos en la gestión de proyectos, explicamos su importancia y analizamos cómo realizarlo.

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¿Qué es el análisis de riesgos en la gestión de proyectos?

El análisis de riesgos en la gestión de proyectos es el seguimiento estructurado de los riesgos que pueden afectar a los plazos y a la calidad de un proyecto en curso y puede ser cualitativo o cuantitativo. El análisis de riesgos define los riesgos, evalúa sus probabilidades de ocurrencia, perfila los pasos a seguir para evitarlos y determina cómo afrontarlos si surgen. El éxito de un proyecto suele depender de la calidad del análisis de riesgos, ya que un riesgo inesperado puede tener consecuencias en varios ámbitos del proyecto.

La decisión de utilizar un análisis de riesgos cualitativo o cuantitativo puede depender de las necesidades del proyecto específico. He aquí una definición de cada tipo:

Análisis cuantitativo de riesgos

El análisis cuantitativo de riesgos es un examen estadístico del impacto de un riesgo en el conjunto del proyecto. Considera los distintos resultados del proyecto calculando el riesgo numéricamente y teniéndolo en cuenta en las fases de planificación. El análisis cuantitativo de riesgos anima a los equipos a decidir cómo afrontarlos si se producen. La medición de la influencia de los riesgos potenciales ayuda a reducir la incertidumbre sobre el éxito de un proyecto, promoviendo la creación de un plan de gestión de riesgos. Este método de análisis requiere a veces herramientas específicas y lleva más tiempo. Sin embargo, suele ser más objetivo y preciso.

Análisis de riesgo cualitativo

El análisis de riesgos cualitativo calcula la probabilidad de que se produzca cada riesgo. Ayuda a un equipo a determinar los riesgos en los que debe centrarse, basándose tanto en la probabilidad de que se produzca como en la gravedad de su efecto sobre el proyecto. El análisis de riesgos cualitativo suele implicar la organización y categorización de los riesgos en una matriz que muestra la probabilidad, el resultado y el impacto de cada riesgo en el éxito general del proyecto. Este método es más rápido que el análisis de riesgos cuantitativo, aunque es más subjetivo.

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Cómo realizar un análisis de riesgos cuantitativo en la gestión de proyectos

Puede seguir estos pasos para completar un análisis de riesgo cuantitativo para su proyecto:

1. Identificar los riesgos potenciales

Es importante localizar las áreas de riesgo potencial del proyecto para determinar qué método de análisis de riesgos hay que realizar. El paso por cada etapa del proyecto genera una lista exhaustiva de riesgos y posibles resultados.

2. Recopilar datos para estimar los riesgos

Utiliza un método para recopilar datos de la forma más adecuada para tu proyecto. Un método es entrevistar a las partes interesadas, que tienen experiencia en la vigilancia de posibles riesgos. Otro método es la revisión de las métricas de proyectos anteriores, utilizando esos datos para calcular el riesgo futuro.

3. Calcular la probabilidad y el impacto del riesgo

Tras determinar la probabilidad de un riesgo, se puede calcular su impacto en función del coste y la probabilidad de que se produzca. Calcular el valor financiero de cada riesgo ayuda a priorizar los riesgos más probables y más caros.

Utilice esta fórmula para determinar el valor del riesgo:

Valor del riesgo = Probabilidad del evento x Coste del evento

Por ejemplo, imagine que la probabilidad de que llueva el día de su evento es del 45%, es decir, 0,45. Trasladar el evento al interior le costaría a su proyecto 20.000 dólares.

Utilizando la fórmula, el valor de la lluvia es de 9.000 dólares:

0,45 (probabilidad de que ocurra) x 20.000 dólares (coste del evento) = 9.000 dólares (valor del riesgo)

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4. Crear objetivos basados en los datos

Tras calcular el valor de cada riesgo, utilice estos nuevos datos para crear objetivos para el proyecto. Por ejemplo, su equipo puede desarrollar un objetivo presupuestario adaptado para evitar el riesgo de sobrepasar el presupuesto debido a los costes de los recursos.

Cómo realizar un análisis de riesgos cualitativo en la gestión de proyectos

Puede seguir estos pasos para completar un análisis de riesgos cualitativo para su proyecto:

1. Crear una lista de riesgos

Utilice múltiples fuentes, como los miembros del equipo, las partes interesadas y los expertos del proyecto, para generar una lista de riesgos que podrían afectar a su proyecto. Estos riesgos pueden incluir:

  • Limitaciones de tiempo
  • Irregularidades meteorológicas
  • Discrepancias presupuestarias
  • Cuestiones de personal
  • Asignación de recursos
  • Alcance del proyecto

2. Determinar la probabilidad de riesgo

Evalúe los riesgos potenciales que ha generado su equipo determinando su probabilidad. El análisis de riesgos cualitativo suele utilizar una escala de probabilidad para este paso. Por ejemplo, asigne a cada riesgo una calificación de probabilidad «alta», «media» o «baja». Aunque esto puede ser difícil de cuantificar, puede hacer una estimación basada en otros datos que haya recopilado. Por ejemplo, si su equipo completó un proyecto similar el año pasado sin necesitar recursos adicionales, podría deducir que la probabilidad de necesitar recursos adicionales este año es "baja"

3. Desarrollar una matriz

Después de calcular la probabilidad, puedes organizar los riesgos en un gráfico o matriz. Esta matriz registra la probabilidad en una escala de bajo (0) a alto (1) y mide la intensidad del impacto de un riesgo en el proyecto. El uso de una matriz puede ayudarle a organizar los riesgos y puede proporcionar una imagen que le ayude en el análisis.

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4. Clasificar los riesgos

Colocar los riesgos en una matriz permite a su equipo categorizarlos aún más. Algunas categorías son:

  • Zonas vulnerables: Cada proyecto tiene sus puntos débiles. El análisis de riesgos puede llamar la atención de su equipo sobre esas áreas que hay que reforzar.

  • Causas comunes: Algunos riesgos provienen de la misma área del proyecto. Por ejemplo, el traslado de un evento al interior y el riesgo de que el equipo se moje son dos riesgos que se deben a las condiciones meteorológicas.

  • Niveles de impacto: Diferentes riesgos pueden tener un impacto más sustancial en un proyecto global. Un riesgo puede costar a la empresa 500.000 dólares, mientras que otro puede costar 400 dólares.

5. Implementar soluciones

Una vez analizado cada riesgo en función de su probabilidad, impacto y urgencia, es importante desarrollar un plan de acción. La mitigación de los riesgos requiere una cuidadosa planificación, para que todo el equipo sepa qué hacer en caso de que se produzca un determinado riesgo.

¿Por qué es importante el análisis de riesgos en la gestión de proyectos?

He aquí algunas formas en las que es importante el análisis de riesgos en la gestión de proyectos:

  • Fomenta la progresión: Cuando haya completado la gestión de riesgos, su proyecto podrá avanzar limitando el número de desviaciones y sorpresas que se produzcan.

  • Comunica los problemas: Conocer los riesgos potenciales permite a su equipo comunicar a las partes interesadas los problemas y desventajas del proyecto.

  • Haz que los riesgos sean manejables: El análisis del riesgo crea oportunidades para preparar a su equipo sobre cómo gestionar los problemas cuando se produzcan, disminuyendo el impacto en su proyecto.

  • Minimiza las responsabilidades: Si bien el avance de un proyecto y la reducción del impacto financiero de los riesgos son resultados útiles del análisis de riesgos, también conduce a una reducción de la probabilidad de lesiones para los que participan en el proyecto.

  • Reúna recursos: Completar un análisis de riesgos con antelación muestra el impacto en áreas del proyecto como el calendario y los recursos. Puede ayudar a orientar las decisiones sobre la cantidad de recursos o el coste.

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