El dorado en la gestión de proyectos: Definición y formas de evitarlo

Los gestores de proyectos a menudo tienen que mantener satisfechos a sus clientes, a las partes interesadas y a los miembros del equipo al completar un proyecto. Es importante entender las consecuencias de la sobrerregulación, que es cuando un cliente no pide que se añada una característica a un proyecto. Cuando se trabaja con gestores de proyectos, la sobrerregulación es un término con el que se debe estar familiarizado.

En este artículo, explicamos lo que significa el gold plating en la gestión de proyectos, las causas del gold plating, la diferencia entre el gold plating y el scope creep y las formas de evitar el gold plating.

¿Qué significa «chapado en oro» en la gestión de proyectos?

En el gold plating se añade una característica o servicio adicional a un proyecto, independientemente de que la dirección o el cliente lo quieran o no. En el gold plating, un director de proyecto o un miembro del equipo decide por sí mismo incluir una característica no solicitada. El tiempo y el coste necesarios para terminar un proyecto suelen aumentar como resultado del gold plating, y el valor de la característica adicional disminuye al no haber sido solicitada específicamente. Este proceso se denomina a menudo rendimiento decreciente.

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¿Qué es lo que hace que la gestión de proyectos sea más eficaz?

La sobrerrepresentación en la gestión de proyectos suele deberse a que los gestores de proyectos o los miembros del equipo deciden que quieren ofrecer al cliente algo adicional en el proyecto. Aunque su objetivo suele ser añadir algo valioso para el cliente, si no es algo que éste haya pedido, puede que no quiera pagar más por esa característica. Si el cliente no paga por una función adicional, la empresa del gestor de proyectos absorbe ese coste, lo que puede causar otros problemas.

Los gestores de proyectos que añaden un baño de oro a un proyecto suelen esperar que el cliente esté más contento con el proyecto en general, pero no siempre merece la pena el tiempo, el coste y el esfuerzo. Especialmente a los gestores de proyectos que tienen una certificación, se les suele enseñar que el gold plating es algo que nunca se debe hacer. Sin embargo, si surge una oportunidad para el chapado en oro, al principio puede parecer una adición razonable al proyecto.

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Diferencia entre chapado en oro y fluencia de alcance

El gold plating es similar al scope creep en algunos aspectos, especialmente porque ambos implican la inclusión de características adicionales que no estaban en el alcance original del proyecto. Sin embargo, la ampliación del alcance se produce cuando el cliente pide más funciones o un proyecto más grande con el mismo coste y el mismo calendario, aumentando el alcance del proyecto.

La ampliación del alcance está dirigida por el cliente, y el gold plating suele ser añadido por el director del proyecto o un miembro del equipo. Tanto en el gold plating como en el scope creep, la empresa del gestor del proyecto puede ser responsable de absorber los costes relacionados con las características o servicios adicionales si no se actualizan los términos del acuerdo del proyecto.

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Formas de evitar la sobrerrepresentación

He aquí algunas formas de evitar la sobrerrepresentación en sus proyectos:

Comunicar con claridad

Una de las mejores maneras de evitar que se produzcan errores en un proyecto es comunicarse claramente con todos los implicados. Si te comunicas bien con tu cliente, deberías tener una buena idea de sus expectativas y de su interés por las funciones añadidas. Si le preguntas a un cliente si quiere una característica que tu equipo está discutiendo y dice que sí y está de acuerdo con un costo adicional o con cambiar el calendario para acomodarlo, entonces no es gold plating, es sólo un cambio en el alcance del proyecto.

La comunicación abierta debería ayudarle a evitar problemas relacionados con el gold plating o el scope creep, ya que si su equipo o el cliente sugieren añadir una nueva característica, podría ser honesto con el cliente sobre el posible coste añadido o la necesidad de cambiar el calendario. Esto evita el aspecto sorpresivo de la sobrerregulación y garantiza que su equipo obtenga tiempo o dinero extra para las características adicionales.

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Definir el proyecto

Definir claramente el proyecto con todos los implicados es una de las mejores formas de evitar la sobrerrepresentación en el proyecto. Tener un proyecto claramente definido hace que el equipo se centre en las cosas exactas que pide el cliente, sin añadidos. Si las cosas cambian a medida que el proyecto avanza, puedes discutir estos cambios con el cliente, la dirección y tu equipo para determinar la mejor manera de proceder. Esto puede incluir la redefinición del proyecto para saber qué esperar antes de proceder. Puede que sea más fácil añadir un revestimiento de oro a los proyectos que no están claramente definidos.

Si su proyecto está claramente definido, una de sus tareas como gestor de proyectos es mantener a su equipo centrado en ese ámbito definido del proyecto. Esto le ayudará a evitar cualquier problema relacionado con la sobrerrepresentación y también a asegurarse de que está proporcionando al cliente todo lo que ha pedido.

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Redirigir los recursos

Una causa común de la sobrecarga de trabajo es que un miembro del equipo sugiera una función adicional porque ha completado todas sus tareas. Si esto ocurre en tus proyectos, te puede resultar útil redirigir esos recursos, que en este caso son tus empleados. Puede encontrar una tarea diferente para el miembro del equipo que esté dentro del alcance definido del proyecto, o incluso puede encontrar tareas para que hagan en otro proyecto.

Del mismo modo, si su equipo determina que el cliente le ha pagado por un número específico de horas de trabajo, pero puede completar el proyecto en menos tiempo, puede pensar que podría añadir una función en las horas restantes. Sin embargo, como esto no es para lo que el cliente le paga, es mejor utilizar ese tiempo para perfeccionar el proyecto tal y como lo ha definido. Tu máxima prioridad con tus recursos debe ser siempre dar al cliente lo que ha pedido, o lo más parecido posible.