Cómo acelerar la gestión de proyectos

Los gestores de proyectos deben utilizar a veces tácticas para ponerse al día con los plazos. La aceleración es una estrategia de gestión de proyectos que permite el solapamiento de tareas para comprimir los plazos del proyecto. Si quieres, puedes utilizar la información de este artículo para terminar un proyecto más rápido.

En este artículo, explicamos qué es la gestión de proyectos por vía rápida, algunos retos que plantea y los pasos que puede seguir para acelerar la gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión rápida de proyectos?

Un enfoque de gestión de proyectos por vía rápida puede ayudar a terminar los trabajos más rápidamente. En lugar de uno tras otro, los diferentes trabajos se alinean en los proyectos de vía rápida para que puedan terminarse al mismo tiempo. Como el gestor de proyectos ajusta el calendario del proyecto para que algunos trabajos se solapen, algunos trabajos pueden completarse sin tener que esperar a otros. Esto puede ahorrar tiempo porque se puede trabajar en ciertos trabajos sin tener que esperar a que otros terminen.

Cuando se acelera un proyecto, el alcance del mismo no tiene por qué cambiar. En su lugar, la aceleración del proyecto implica cambiar el calendario de un proyecto, lo que le permite reducirlo a un plazo más corto. Por lo tanto, la aceleración puede ser un método útil en muchas situaciones, incluso cuando:

  • Su equipo está atrasado en un proyecto y necesita ponerse al día
  • Su equipo necesita terminar un proyecto antes de lo previsto
  • Un factor externo provoca un retraso en su proyecto

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¿Cuáles son algunos de los retos de la gestión de proyectos por vía rápida?

La principal ventaja de acelerar un proyecto es que puede ayudar a su equipo a terminar los proyectos a tiempo o antes de lo previsto. Sin embargo, los proyectos acelerados también plantean problemas. Algunos de los retos de la gestión de proyectos por vía rápida son los siguientes

Cambiar el calendario del proyecto

Uno de los retos de la gestión de proyectos por vía rápida es cambiar el calendario de un proyecto. Cuando se cambia el calendario de un proyecto, esto afecta a todos los que participan en él. Por lo tanto, es importante comunicar los cambios de calendario a todos los miembros del equipo.

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Limitaciones

En la gestión de proyectos también hay algunas limitaciones a la hora de acelerar. Sólo se pueden solapar las tareas del proyecto si no dependen unas de otras, por lo que es importante evaluar si la aceleración es viable antes de iniciar el proceso. Si decide acelerar su proyecto, asegúrese de elegir las tareas que dependen unas de otras y que no pueden solaparse.

Multitasking

La multitarea es otro de los inconvenientes de acelerar un proyecto. Cuando se acelera un proyecto, se solapan las tareas para que se completen al mismo tiempo. Cuando una persona asignada a varias tareas tiene que trabajar en más de una tarea al mismo tiempo, tu proyecto puede correr el riesgo de sufrir los problemas asociados a la multitarea. La multitarea puede dar lugar a un trabajo de menor calidad y apresurado, lo que lo hace arriesgado.

Aumentar los riesgos

La mayoría de los proyectos implican riesgos, pero acelerar un proyecto puede aumentar los niveles de riesgo. Completar las actividades del proyecto de forma más rápida y simultánea puede aumentar los riesgos como:

  • Trabajo de menor calidad
  • Errores y equivocaciones
  • Más cambios de horario

Para mitigar los riesgos que conlleva la aceleración de un proyecto, es importante practicar una buena gestión de riesgos. Asegúrese de analizar los riesgos de la aceleración y cómo puede responder a ellos antes de empezar a acelerar su proyecto.

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Cómo acelerar la gestión de proyectos

Aunque cada proyecto es diferente, hay pasos básicos para acelerar un proyecto. A continuación, tres sencillos pasos que puedes seguir para acelerar un proyecto:

1. Haga un plan

El primer paso para acelerar un proyecto es elaborar un plan. Antes de crear su plan de aceleración, piense en qué actividades dependen unas de otras y considere la ruta crítica de su proyecto. Tener en cuenta la ruta crítica, que es la duración total de todas las tareas esenciales de un proyecto, puede ayudarle a elaborar un calendario lo más eficiente posible y a la vez a completar todas las tareas más importantes de un proyecto.

A continuación, al reelaborar y comprimir su plan de proyecto, asegúrese de comprobar qué miembro del equipo es responsable de cada tarea y determine qué medidas puede tomar para completar las tareas que se solapan y se aceleran. Es posible que tenga que reasignar algunas tareas o pagar horas extras a determinados empleados.

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2. Ajuste su calendario de proyectos

Una vez que disponga de un plan de seguimiento rápido, podrá realizar ajustes en el calendario del proyecto. Puede solapar cualquier actividad que no dependa de otras. Cuando superpones actividades, éstas pueden completarse al mismo tiempo en lugar de una tras otra, lo que puede acortar la duración de tu proyecto.

Puedes simplificar el proceso de ajuste de tu calendario utilizando herramientas de gestión de proyectos. Puedes considerar la posibilidad de utilizar un calendario, una línea de tiempo o un diagrama de Gantt para visualizar tu calendario acelerado.

3. Controla tu progreso y haz ajustes

Una vez que haya hecho el plan de seguimiento rápido y haya ajustado su horario, su equipo puede empezar a utilizar su estrategia de seguimiento rápido. A medida que su equipo siga su nuevo plan de seguimiento rápido, asegúrese de supervisar el progreso del proyecto y de realizar ajustes en el plan y el calendario si es necesario. El seguimiento del progreso de un proyecto incluye:

  • Establecer objetivos: El establecimiento de objetivos para su nuevo plan de seguimiento rápido puede ayudar a su equipo a mantenerse en el camino. A continuación, puede evaluar el progreso de su equipo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

  • Comunicación: Es fundamental que se comunique con su equipo para evaluar el estado de un proyecto. Asegúrese de dar su opinión para mantener el proyecto en marcha y de recibirla para conocer cualquier problema que tenga su equipo. Si su equipo tiene algún problema, puede ajustar su plan de aceleración.

  • Seguimiento: El seguimiento de las métricas es otro componente clave de la supervisión del progreso. Determina qué métricas indican el progreso de tu proyecto y monitorízalas a lo largo del mismo. Puede supervisar el progreso manualmente o utilizar un software de seguimiento automático.

  • Haz cambios: Si su equipo tiene dificultades para producir los resultados previstos, asegúrese de ajustar su plan. Es posible que tenga que reasignar tareas o ampliar el plazo. Hacer ajustes en su plan de trabajo rápido puede ayudarle a garantizar que su equipo tenga la capacidad de completar su proyecto con éxito.