Un estilo de gestión de proyectos puede ayudarle a organizar las tareas necesarias del proyecto y a garantizar que éste avance hacia la consecución de sus objetivos. Utilizando un método lineal de gestión de proyectos, puede organizar todas las tareas necesarias y hacer un seguimiento de las mismas. La gestión de proyectos en cascada es un método de gestión de proyectos basado en fases.
En este artículo, analizamos qué es la gestión de proyectos en cascada, así como qué procesos incluye y en qué se diferencia de otros estilos.
¿Qué es la gestión de proyectos en cascada?
La gestión de proyectos en cascada es un enfoque lineal utilizado en la gestión de proyectos. Este enfoque desglosa los proyectos en distintas fases, todas ellas meticulosamente establecidas en el calendario. La duración de las fases en este enfoque está limitada por la finalización de la fase anterior para crear un efecto de cascada. Winston W. Royce originó este estilo de gestión de proyectos, en el que las fases no se inician hasta que la fase anterior ha finalizado. Cada fase se filtra a los equipos subsiguientes, de forma similar a como lo hace una cascada. No se puede volver sobre los pasos una vez que se ha superado una fase.
El software en cascada se utiliza a veces para gestionar las diferentes fases del proyecto. Con los programas de software, los gestores de proyectos pueden organizar fácilmente cada una de las fases y asegurarse de que avanzan hacia sus objetivos preestablecidos. De lo contrario, puede ser difícil determinar si cada parte del proyecto se mantiene en el plazo previsto.
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¿Cuáles son los procesos de la gestión de proyectos en cascada?
El proceso de gestión de proyectos en cascada es lineal. Es importante documentar cada fase del proyecto para asegurarse de que todo el mundo es consciente de las expectativas del calendario. El método Gantt se utiliza habitualmente en la gestión de proyectos en cascada. Se trata de utilizar un gráfico que divide las tareas de un proyecto en un diagrama de barras que hace un seguimiento de cada recurso y tarea. Introducir las fechas de vencimiento, los hitos, los requisitos y las revisiones de un proyecto en un gráfico puede ayudar a organizar proyectos de mayor envergadura. Estos son los procesos utilizados en la gestión de proyectos en cascada:
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Planificación
Al planificar cualquier proyecto, es importante comprender los requisitos antes de proceder. El primer paso en el método de gestión de proyectos en cascada es comprender los requisitos y objetivos del cliente. Esta fase, también conocida como fase de planificación, es crucial para el resto del proyecto. Esta fase incluye lo siguiente:
- Entienda los requisitos del cliente: Es importante, en primer lugar, comprender los deseos y necesidades del cliente. Los gestores de proyectos pueden hacerlo realizando entrevistas, utilizando cuestionarios, revisando los procesos y haciendo preguntas.
- Determina los objetivos del proyecto: A partir de la información recopilada de los clientes, es el momento de determinar los objetivos del proyecto. Determine los objetivos a corto y a largo plazo que el cliente espera alcanzar al finalizar el proyecto.
- Identifica las expectativas de las partes interesadas: También es importante identificar las expectativas de las partes interesadas para asegurarse de que se satisfacen las necesidades de todos. Hay que tener en cuenta aspectos como cuándo esperan que se complete el proyecto, cuánto costará y qué grado de implicación se necesita por su parte.
- Realice una investigación: Llevar a cabo una investigación de mercado o de la competencia es una buena manera de reunir información adicional. Esto puede ayudar tanto al director del proyecto como a las partes interesadas a identificar cualquier objetivo adicional.
- Identifique a los miembros del equipo y sus funciones: Para cumplir los plazos del proyecto, es crucial que cada miembro del equipo conozca sus obligaciones, así como la fecha de vencimiento de cada fase del proyecto.
- Programar una reunión: La reunión inicial durante la fase de planificación puede ser útil para compartir los objetivos y los plazos previstos con todo el equipo. Esta reunión debe incluir a los miembros de su equipo, así como a las partes interesadas.
Diseño
La fase de diseño se compone de dos partes, el diseño lógico y el físico. Durante la fase lógica, los miembros del equipo se reúnen para hacer una lluvia de ideas. Estas ideas pueden ser teóricas, en lugar de específicas con un calendario establecido. Durante la fase de diseño físico, los miembros del equipo convierten las ideas en pasos u objetivos concretos. La fase de diseño incluye las siguientes áreas:
- Identifica y enumera las tareas: Una vez que se tiene una idea de los objetivos del proyecto y de las necesidades de las partes interesadas, el siguiente paso es convertirlos en tareas específicas. Para ello se utiliza un plan de desglose del trabajo, un método jerárquico para planificar un proyecto.
- Crea un flujo de trabajo y un horario: También es importante notificar a los miembros del equipo el flujo de trabajo, para que sepan qué esperar de cada fase. Cree un gráfico en el que se asignen los miembros del equipo a fases específicas.
Aplicación
La ejecución es la parte del proyecto en la que los miembros del equipo trabajan para completar los objetivos del proyecto. Esto incluye las siguientes tareas:
- Asigne a los miembros del equipo tareas específicas: Durante la ejecución del proyecto, tendrá que asignar a los miembros del equipo tareas específicas.
- 1. Hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos: También es importante hacer un seguimiento del progreso hacia cada objetivo, para saber cuándo pasar a la siguiente fase del proyecto.
- Identificar los retos durante el flujo de trabajo: Durante la implementación pueden surgir desafíos. El director de proyecto tiene el deber de identificar estos retos y desarrollar estrategias para superarlos.
- Informar de los progresos a las partes interesadas: El director del proyecto puede informar de los avances a las partes interesadas durante la ejecución del proyecto. Los calendarios de presentación de informes deben identificarse durante la fase de planificación del proyecto.
- 13. Probar los progresos: Dependiendo del alcance del proyecto, los miembros del equipo pueden probar el trabajo realizado en el proyecto durante diferentes fases. A continuación, utilizarán esta información para introducir mejoras en el trabajo adicional.
- 14. Presentar el proyecto al finalizarlo: Una vez finalizado el proyecto, el director del mismo lo presentará al cliente y a las partes interesadas para que lo revisen.
Verificación
La verificación se produce una vez que el cliente ha recibido el producto. Esta es la fase en la que probarán el producto y anotarán cualquier preocupación. Pueden medir el resultado del proyecto' en relación con los objetivos previamente acordados. Esta fase incluye:
- Pago de los miembros del equipo: Al finalizar el proyecto, facilitar el pago a los miembros del equipo es un paso importante.
- Gestionar el papeleo: El director del proyecto puede tener que firmar papeles o cerrar contratos para completar el proyecto.
- 2. Revisar el proyecto: Revisar lo que ha ido bien y lo que podría mejorarse ayudará a gestionar futuros proyectos. Esto también puede ayudar a establecer normas para el flujo de trabajo futuro.
Mantenimiento
El mantenimiento puede ser necesario a lo largo de las diferentes fases del proyecto. El gestor del proyecto tiene la obligación de supervisar el progreso hacia los objetivos en función del calendario previsto. También podría ser necesario un mantenimiento adicional al finalizar el proyecto, especialmente en industrias del tipo de desarrollo de software. Los gestores de proyectos pueden querer determinar las expectativas de mantenimiento con antelación.
2. ¿Cuáles son los beneficios de la metodología de gestión de proyectos en cascada?
El estilo de gestión de proyectos en cascada proporciona una estructura a la ejecución de los proyectos. La gestión de proyectos en cascada tiene muchas ventajas, entre ellas:
- Organización: El método lineal utilizado en la gestión de proyectos en cascada facilita la organización. Cada miembro del equipo sabe de qué tareas específicas es responsable y cuándo debe realizarlas.
- Transparencia de costes: Dividir los proyectos más grandes en tareas más pequeñas con tiempos de finalización anticipados ayuda a los gestores de proyectos a estimar el número de horas necesarias, lo que a su vez les ayuda a proporcionar precios precisos a los clientes.
- Precisión de la línea de tiempo: Si se fijan las expectativas y el calendario con antelación, también es más fácil establecer estimaciones precisas sobre el tiempo que llevará cada fase del proyecto. Sin la constante retroalimentación del cliente a lo largo del proceso, cada una de las fases del proyecto puede avanzar más rápido.
- Medir el progreso: El proceso en cascada también facilita la medición del progreso a lo largo del camino al cerrar una tarea antes de comenzar la siguiente fase del proyecto. Esto da a los gestores la oportunidad de comprobar el progreso de los clientes a lo largo del camino.
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¿En qué se diferencia la gestión de proyectos en cascada de la gestión ágil?
La gestión de proyectos en cascada y la gestión ágil son los dos estilos de gestión de proyectos más utilizados. La metodología de gestión de proyectos en cascada difiere de la gestión ágil de proyectos en algunos aspectos:
- Flujo de trabajo: La gestión de proyectos en cascada funciona en base a un movimiento lineal, en cascada, frente a la priorización de tareas en función de su importancia, como ocurre con la gestión ágil.
- Entrega del producto: Con el estilo de gestión de proyectos en cascada, el proyecto se presenta al cliente una vez terminado. Esto es en comparación con la gestión ágil, en la que el proyecto se presenta por secciones. Las revisiones ocasionales pueden formar parte de la gestión de proyectos en cascada, pero la mayor parte del proyecto no se presenta hasta que se ha completado cada fase, y no se suele revisar o repetir la misma fase.
- Planificar el proyecto: Con la gestión de proyectos en cascada, todo el proyecto se planifica cuidadosamente con antelación, mientras que con el estilo de gestión ágil, se hace por secciones, revisándose cada una de ellas a lo largo del proceso.
- Comentarios de los clientes: En la gestión de proyectos en cascada, la opinión de los clientes no suele darse hasta la finalización y presentación del proyecto. Con la gestión ágil, se da cuando se completa cada fase del proyecto.
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¿Qué campos utilizan la gestión de proyectos en estilo cascada?
Muchos sectores se benefician de la organización y la transparencia que ofrece la gestión de proyectos en cascada. He aquí algunos sectores que podrían beneficiarse de ella:
- La construcción: La gestión de proyectos en cascada puede ser útil en el sector de la construcción para garantizar la finalización de ciertas tareas antes de comenzar otras. Por ejemplo, los contratistas de pintura no pueden empezar a trabajar antes de construir las paredes.
- Desarrollo de software: El estilo de gestión de proyectos en cascada se utiliza habitualmente en el desarrollo de software. Proporciona organización a los diferentes niveles de codificación, a la vez que se comprueba con frecuencia el estado del cliente.
- Tecnología de la información (TI): La gestión de proyectos en cascada puede ser beneficiosa con la TI porque los proyectos a menudo necesitan ser divididos en tareas. Este estilo de gestión de proyectos facilita el seguimiento de la realización de los diferentes equipos.
- Fabricación: En la fabricación, se utiliza el estilo de gestión de proyectos en cascada para trasladar con eficacia el diseño y la planificación de los productos a las fases de fabricación y producción.