Un enfoque eficiente y relajado de la gestión de proyectos es lo que supone la gestión de proyectos Kanban. Al dividir los proyectos en etapas, su equipo puede terminar las tareas con concentración, claridad y facilidad. Al limitar el número de tareas en curso y mostrar el alcance del proyecto a todo el equipo, la gestión de proyectos Kanban alcanza el éxito.
En este artículo, analizamos qué es la gestión de proyectos Kanban, quién puede utilizarla, cómo implementarla en su flujo de trabajo y sus beneficios.
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¿Qué es la gestión de proyectos Kanban?
En una fábrica de automóviles japonesa, el estilo de gestión de proyectos Kanban se desarrolló como una forma de reducir los residuos. Los empleados pueden trabajar al límite de su capacidad ajustando el inventario de la fábrica a la demanda mediante la metodología Kanban. El término Kanban significa «signo» en japonés, por lo que la metodología se centra en la visualización del proyecto y de las próximas tareas.
Como metodología, Kanban limita los recursos para que cada empleado pueda centrarse en su tarea actual y mantener una visión clara del objetivo final. Kanban reorganiza los proyectos en etapas por las que se mueven las tareas individuales hasta que se completa el proyecto. Este estilo de gestión de proyectos se ha convertido en un método muy extendido en varios sectores debido a su estructura flexible.
¿Cuáles son los principios básicos de la gestión de proyectos Kanban?
La gestión de proyectos Kanban tiene cuatro principios básicos:
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Principio uno: Comience con lo que debe hacer ahora. Superponga Kanban a su flujo de trabajo actual y podrá introducir cambios positivos con el tiempo.
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Segundo principio: Acuerde buscar el cambio con su equipo. Kanban fomenta los cambios continuos, pequeños e incrementales.
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Principio tres: Respetar el proceso actual, los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. Hay' valor en lo que es actualmente eficaz en su sistema.
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Principio cuatro: Fomente los actos de liderazgo de todos los miembros de su equipo. Todos necesitan una mentalidad de mejora continua para alcanzar un rendimiento óptimo del equipo.
¿Cuáles son las prácticas clave de la gestión de proyectos Kanban?
La gestión de proyectos Kanban tiene seis prácticas clave:
- Práctica 1: Visualizar el flujo de trabajo
- Práctica dos: Limitar el trabajo en curso
- Práctica tres: Gestionar el flujo de trabajo
- Practica cuatro: Hacer explícitas las políticas del proceso
- Práctica cinco: Implementar bucles de retroalimentación
- Práctica 6: Mejorar en colaboración, utilizando modelos y el método científico
¿Quién puede utilizar la gestión de proyectos Kanban?
Cualquiera que desee gestionar el flujo de trabajo de un proyecto para sí mismo o para su equipo puede utilizar la gestión de proyectos Kanban. Como es visual y colaborativo, todos los miembros del equipo participan en el proceso. Dividir el proyecto en etapas hace que el proyecto sea más accesible al repartir la carga de trabajo. El componente visual de Kanban, combinado con la asignación simplificada de tareas, facilita un flujo de trabajo que todos pueden ver, lo que contribuye a la responsabilidad del equipo. La práctica de la mejora colaborativa da la bienvenida a todos los miembros del equipo para que contribuyan con sus comentarios y desarrollen el proceso del proyecto del equipo.
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Cómo utilizar la gestión de proyectos Kanban
Utiliza los siguientes pasos, derivados de los principios y prácticas de Kanban, como guía para la gestión de proyectos Kanban:
1. Defina las etapas de su proyecto
Para reducir el enfoque a una etapa del proyecto a la vez, determina cómo puede dividir el trabajo tu equipo. Estas categorías pueden ser sencillas o complejas, siempre que satisfagan las necesidades de su equipo. Por ejemplo, podría tener tres categorías tituladas "Por hacer»Por hacer" y "Por hacer» Este sencillo desglose divide claramente las tareas y permite a todo el equipo ver lo que debe llevarse a cabo.
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2. Configurar un tablero Kanban
Siguiendo el principio de Kanban de visualizar el flujo de trabajo, lo siguiente es crear un tablero Kanban que sea accesible para todos los miembros del equipo. Dependiendo de sus necesidades, cree un tablero físico o digital. Por ejemplo, puede dibujar tres columnas en una pizarra blanca con notas adhesivas en cada columna que representen diversas tareas. Estas notas adhesivas actúan como herramientas visuales para seguir el progreso del proyecto a medida que el equipo las mueve de una columna a la siguiente.
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3. Asignar tareas a las personas
Una vez que el proyecto sea visible para todos a través de un tablero Kanban, asigne a los miembros de su equipo determinadas tareas. Esta delegación limita las tareas en curso y evita la acumulación de tareas en cualquier fase del proyecto. Cuando cada miembro del equipo se ocupa sólo de sus asignaciones, las tareas no se acumulan. Por ejemplo, si un desarrollador de software tiene tres tareas a la vez y completa una, puede sacar otra de la columna «To Do».
4. Determine cómo se mueve su equipo entre etapas
La gestión del flujo de trabajo es otro principio importante del método Kanban. Determinar cómo pasa su equipo de una etapa a la siguiente es una forma de personalizar Kanban para su equipo único. Por ejemplo, puede decidir que un miembro del equipo compruebe cada tarea realizada antes de moverla a la columna «Hecho» del tablero Kanban.
5. Tenga políticas claras para su proceso
Desarrollar políticas claras, como cuándo pasar de una etapa a otra del proyecto y con qué frecuencia puede reunirse su equipo para discutir los avances, ayuda a que el método Kanban prospere. La aplicación de estas normas crea bucles de retroalimentación que siguen mejorando el flujo de trabajo de su equipo.
6. Analizar las métricas de progreso
A medida que su proyecto llega a su fin, es importante analizar diferentes métricas de éxito para que su equipo pueda crecer de forma eficaz. Tu equipo puede analizar la frecuencia con la que se cumplen las fechas de entrega, la calidad del trabajo y cuántos elementos puede completar tu equipo de una sola vez. Reconocer las ineficiencias en el flujo de trabajo puede ayudar a mejorar el proceso Kanban y adaptarlo aún más a su equipo.
7. Fomentar el debate y la retroalimentación creativa
Una vez que haya identificado las áreas de crecimiento, puede promover el debate y fomentar los comentarios creativos de su equipo. Desarrollar soluciones innovadoras que satisfagan las necesidades directas del equipo puede ayudar a perfeccionar el proceso Kanban. Generar ideas para mejorar el flujo de trabajo puede aumentar la eficiencia.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar la gestión de proyectos Kanban?
He aquí algunos beneficios potenciales de incorporar Kanban a tus proyectos:
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Mejoras graduales: En lugar de reconstruir completamente su estilo de gestión de proyectos, puede introducir Kanban en su equipo de forma gradual. La estructura flexible de Kanban puede abordar los agujeros en el proceso de su equipo y ofrecer lentamente el cambio.
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Estructura flexible : Como su equipo controla la división de cada proyecto, puede ajustar Kanban tanto como sea necesario para que se adapte al estilo de trabajo de su equipo. También puede ayudar a que se adapte a la estructura de proyectos específicos o alterarlo para maximizar la eficacia.
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Ampliar el alcance: Con las tareas organizadas en un lugar compartido y visible, el progreso es transparente y todo tu equipo puede ver fácilmente lo que queda por hacer.
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Un mayor enfoque: Con un límite para el trabajo en curso, su equipo puede centrarse más en cada tarea en lugar de intentar hacer malabarismos con varias tareas a la vez, lo que aumenta la eficacia del trabajo.
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Aligerar la carga de trabajo: Poner un límite a las tareas en curso aligera la carga de trabajo al repartirlo en un periodo predeterminado. Puedes asegurarte de esto no empujando el trabajo a tu equipo, sino permitiendo que tu equipo tire del trabajo cuando tenga la capacidad.
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Flujo de trabajo eficaz y mayor puntualidad: La delegación y limitación de tareas, la visualización del proceso del proyecto y una mayor concentración pueden reforzar la capacidad de su equipo para completar los proyectos con prontitud.
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Flexibilidad: A medida que Kanban se familiariza con su equipo, el proceso puede desarrollarse para abordar y gestionar mejor el flujo de trabajo del equipo.