En diversos sectores, desde la sanidad hasta la construcción, la gestión ajustada de proyectos es una de las muchas metodologías utilizadas. El objetivo de la gestión ajustada de proyectos es eliminar el mayor número posible de residuos. Quienes sean gestores de proyectos o trabajen con frecuencia en proyectos que se beneficiarían de esta metodología podrían encontrar valioso aprender más sobre ella.
En este artículo, explicamos qué es la gestión ajustada de proyectos, quién la utiliza, cuáles son los beneficios de la gestión ajustada de proyectos, cuáles son los principios y qué consejos puede utilizar para la gestión ajustada de proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos lean?
Una técnica de gestión de proyectos ajustada busca reducir el despilfarro tanto de tiempo como de recursos. Las estrategias de gestión ajustada de proyectos suelen buscar tanto la alta calidad como el mínimo despilfarro para aumentar los beneficios de todas las partes implicadas. Por ejemplo, las empresas se benefician si se reducen los costes de mano de obra y material. A pesar de reducir el despilfarro, la gestión ajustada de proyectos siempre se compromete a entregar un producto de alta calidad, por lo que la reducción de costes no se hace a expensas de la calidad. Esto también beneficia al cliente.
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¿Quién utiliza la gestión ajustada de proyectos?
La gestión ajustada de proyectos se utiliza en diversos sectores, como la sanidad, la tecnología, la educación, la fabricación y la construcción. A menudo, la gestión ajustada de proyectos está dirigida por la dirección que supervisa los proyectos o la productividad dentro de una organización. Sin embargo, otros empleados pueden participar según sea necesario, especialmente cuando se necesitan nuevos métodos o formación para reducir los residuos.
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Beneficios de la gestión ajustada de proyectos
La gestión ajustada de proyectos tiene muchas ventajas, entre ellas:
Productos de alta calidad
La gestión de proyectos Lean hace hincapié en la importancia de crear productos o proyectos de alta calidad a pesar del objetivo de reducir los residuos. Esto suele dar lugar a que el cliente obtenga productos o servicios de alta calidad por un coste menor. Como sólo se reducen los residuos y no los costes totales de un proyecto, se puede seguir creando un trabajo de alta calidad.
Cumplimiento de las expectativas presupuestarias
La gestión ajustada de proyectos es útil para clientes y empresas que quieren mantener un presupuesto estricto en un proyecto. El enfoque en la reducción de los residuos puede ayudarle a mantener el presupuesto de un proyecto, así como a crear un presupuesto más preciso desde el principio a través de la eficiencia.
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Proyectos a tiempo
Con menos pérdidas de tiempo en un proyecto gracias a la gestión ajustada de proyectos, es más fácil mantener un proyecto a tiempo para los clientes. Los calendarios elaborados en las primeras fases de un proyecto tienen más probabilidades de ser precisos porque todo el equipo está trabajando para conseguir la máxima eficiencia con su tiempo.
Menores costes para todos
Debido a la reducción de residuos que conlleva la gestión de proyectos lean, los costes de estos proyectos suelen ser más bajos que los de proyectos similares que utilizan una metodología diferente. Esto significa que si una empresa está trabajando en un proyecto para un cliente, los costes son menores tanto para la empresa como para el cliente. También significa que si una empresa está produciendo un producto para un consumidor, tanto la empresa como el consumidor ven los costes más bajos.
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1. Reducir o eliminar los residuos
Si bien la gestión de proyectos lean reduce el despilfarro de costes y mano de obra, también reduce el despilfarro de materiales, lo que puede ser realmente importante para quienes se preocupan por el medio ambiente. La creación eficiente de productos puede significar que los materiales de desecho que hay que eliminar se reducen, si no se eliminan por completo. Esta puede ser una característica importante de la gestión de proyectos lean para ciertos tipos de empresas que trabajan con materiales físicos.
2. Mejora de la productividad
Dado que la gestión de proyectos lean hace hincapié en la eficiencia del trabajo invertido en un proyecto, todas las personas implicadas tienen que ser más conscientes del tiempo y el esfuerzo que dedican al proyecto. Esto suele aumentar la productividad, ya que hay que optimizar el tiempo dedicado a cada tarea.
Principios de gestión de proyectos Lean
Hay cinco principios fundamentales de la gestión de proyectos ajustada, que son:
Conocer el valor
Este principio tiene que ver con la comprensión de lo que es valioso para el cliente o la clientela. Crear un proyecto que no satisface las necesidades de su cliente o que no es útil para sus clientes no va a reducir la pérdida de tiempo, esfuerzo o materiales. Al determinar lo que es valioso para las personas que están pagando por su producto o servicio, puede reducir el desperdicio.
Trazar el flujo de valor
En la gestión de proyectos lean, el flujo de valor son las tareas y los pasos que hay que dar desde el inicio de un proyecto hasta su finalización. Al trazar el flujo de valor, usted determina lo que usted y su equipo deben hacer para completar el proyecto con la máxima eficiencia. El mapeo puede hacerse en papel o digitalmente, pero es una herramienta visual útil para entender cómo debe completarse el proyecto.
Haga fluir el flujo de valor
Su proyecto no debería tener interrupciones en el tiempo que se desperdicien, así que al hacer que el flujo de valor fluya sin problemas por diseño y en la realidad, está reduciendo el desperdicio. Esta es una de las mejores formas de reducir la pérdida de tiempo y el esfuerzo de quienes trabajan en el proyecto. Esto significa que todo el mundo debe completar sus tareas exactamente a tiempo, ni antes ni después, para que el siguiente paso pueda completarse según lo previsto. Esto es especialmente importante cuando las tareas deben pasar de una persona a otra.
Permitir que la demanda de los clientes cree valor
Este es uno de los principios más complejos, ya que te pide que permitas que la demanda del cliente determine lo que entregas y eso puede ser difícil de prever. En un proyecto en el que tienes un cliente cuyas peticiones son bastante sencillas, puede ser más fácil. Pero cuando se crea un producto que tendrá una demanda variable, puede ser un reto. Su proceso de producción debe ser extremadamente eficiente y bastante rápido para poder producir más para satisfacer la demanda. Sin embargo, al trabajar de esta manera, se reducen los costes de inventario y los productos desperdiciados.
3. Mejora continua
La base de la gestión ajustada de proyectos es intentar la perfección, entendiendo que es muy difícil eliminar por completo la pérdida de tiempo, esfuerzo y materiales. Sin embargo, mediante la mejora continua de los procesos y métodos, las organizaciones pueden reducir cada vez más los residuos a lo largo del tiempo. El objetivo es la perfección, pero se entiende que puede ser un reto conseguirla, por lo que se anima a dar lo mejor de sí mismo.
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Consejos para la gestión de proyectos Lean
Estos son algunos consejos para trabajar en un proyecto lean eficaz:
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Mantenga las cosas sencillas. Centrarse en la simplificación de sus procesos internos puede ayudarle a reducir los residuos. Crear sistemas o formas de trabajo demasiado complicados puede hacer que su equipo pierda tiempo y materiales.
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Colabora con tu equipo. Si usted es un gestor de proyectos, puede saber mucho sobre los proyectos que gestiona, pero las personas que realizan las tareas pueden saber más. Al colaborar con su equipo en la planificación de un proyecto lean, puede aprender de sus conocimientos.
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Celebre el progreso. Dado que el objetivo es la perfección, pero el progreso hacia ese objetivo es importante, es útil celebrar cualquier progreso que se haga hacia la eliminación de los residuos en sus proyectos. Esto también puede ser útil para la moral de su equipo.
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Comunicar sus objetivos. Si su equipo no entiende por qué pide nuevos procesos o métodos, es posible que no se preocupe tanto por reducir los residuos en sus proyectos. Comunicar sus objetivos a su equipo puede ayudar a todos a entender por qué es importante lo que está haciendo.