6 Métodos de presupuestación para la gestión de proyectos

Disponer de algunos métodos de presupuestación para la gestión de proyectos puede ayudarle a terminar un trabajo dentro del presupuesto asignado. Independientemente de los atributos del trabajo, la elaboración de un presupuesto adecuado puede tener un impacto significativo en su éxito. Es necesario investigar para comprender algunos métodos de presupuestación de la gestión de proyectos.

En este artículo, analizamos qué es la presupuestación en la gestión de proyectos, por qué es importante y enumeramos algunos de los métodos de presupuestación más utilizados en la gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de presupuestos de proyectos?

El proceso de presupuestación de la gestión del proyecto es la asignación de los fondos totales de un proyecto específico. El equipo de gestión del proyecto, dirigido por el director del mismo, estima todos los gastos futuros del proyecto. Para crear un presupuesto realista, debe estimar correctamente y comprender los gastos individuales de todos los elementos incluidos en el proyecto.

Algunos de los aspectos que hay que determinar al calcular el presupuesto de un proyecto son:

  • Cómo se hace un seguimiento continuo de los costes del proyecto hasta su finalización
  • Cómo se reparten los costes entre las múltiples fases e hitos del proyecto
  • Qué herramientas se utilizarían para almacenar e informar de los datos de costes
  • Cuál es el plan para situaciones en las que el proyecto está por debajo o por encima del presupuesto
  • Cómo encaja el presupuesto del proyecto en la estrategia general de la organización matriz.

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¿Por qué es importante el presupuesto en la gestión de proyectos?

El presupuesto de un proyecto es uno de los criterios que suelen utilizarse para evaluar su índice de éxito, ya que los beneficios resultantes de la realización del proyecto se comparan con sus costes totales. Algunas de las principales razones adicionales de la importancia del presupuesto en la gestión de proyectos son:

  • Determina la dirección general de la organización. Antes de aceptar un proyecto concreto, la organización debe determinar cómo encaja en la estrategia general. El coste del proyecto es uno de los factores más importantes a la hora de determinar esa estrategia, ya que un gasto excesivo en un proyecto concreto puede afectar a la disponibilidad de fondos para otros posibles proyectos. Una organización debe determinar si los beneficios del proyecto merecen la pena, si su resultado requiere un gasto adicional y si la organización podrá mantener esos costes en un futuro previsible.
  • Ayuda a una organización a determinar sus prioridades. Muchas organizaciones tienen que decidir entre varios proyectos que compiten entre sí a la hora de asignar fondos, y un presupuesto de proyecto bien calculado puede ayudar a sus responsables a decidir si un proyecto concreto sería una inversión adecuada.

6 tipos de métodos de presupuestación para la gestión de proyectos

Estas son seis de las formas más populares de determinar el presupuesto adecuado para un proyecto:

1. Estimación análoga

Este método de estimación de un presupuesto consiste en analizar un proyecto ya realizado con un alcance similar al actual y utilizar sus cálculos presupuestarios, ajustados por las diferencias de alcance, calidad, plazo de ejecución o cualquier otro parámetro relevante. No siempre es un método completamente preciso, pero puede ser un método adecuado en situaciones en las que se dispone de información limitada sobre el próximo proyecto y se requiere una estimación rápida. Este método suele ser más rápido y menos costoso que otros, pero sólo puede ser utilizado por empresas que hayan tenido proyectos similares en el pasado.

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2. Estimación paramétrica

Este método de estimación consiste en utilizar datos históricos y otras variables relacionadas para estimar el alcance, la duración y los costes totales del proyecto. Para ello, se suelen investigar los datos del pasado, se calculan varios costes por unidad para diversos aspectos que son comunes al proyecto actual y se ajustan las proporciones para que se ajusten al alcance del nuevo proyecto. La precisión de este método suele ser proporcional a la calidad y relevancia de los datos históricos en los que se basa.

3. Método descendente

Este método consiste en examinar el presupuesto del proyecto en su totalidad y luego calcular los costes individuales de cada uno de los procesos necesarios. Se analiza cada parte del proyecto global, se calculan sus costes exactos y se comparan con las estimaciones iniciales de cada una. Basándose en los resultados, los gestores de proyectos pueden ver la rentabilidad de cada proceso y pueden decidir reducir el alcance de algunas partes del proyecto, para que se ajuste al presupuesto total asignado.

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4. Método ascendente

A diferencia del método descendente, que divide el proyecto en múltiples procesos y calcula los costes individuales de cada uno, con el método ascendente el gestor del proyecto intenta generar directamente un presupuesto total del proyecto, con la ayuda de su equipo de gestión de proyectos. Como regla general para este método, la exactitud de la estimación del presupuesto suele ser proporcional a la exactitud de la información y el asesoramiento de los expertos recibidos durante el período de presupuestación.

5. Estimación en tres puntos

Este método utiliza tres cálculos diferentes para estimar un presupuesto: el escenario más caro, el escenario más rentable y el escenario que's más probable que ocurra. Utilizando estas cifras se puede estimar aproximadamente el presupuesto necesario, pero también evaluar algunos de los riesgos que conlleva el proyecto.

6. Análisis del valor ganado

Este método es una forma de estimar la exactitud del presupuesto de un proyecto durante su ejecución. Consiste en comparar constantemente los costes de cada fase del proyecto con los que se estimaron previamente, normalmente utilizando uno de los cuatro métodos mencionados anteriormente.

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Consejos para una gestión precisa del presupuesto del proyecto

Tenga en cuenta estos consejos a la hora de determinar el presupuesto de un proyecto:

  • 2. Centrarse en las necesidades de la organización. Al crear un presupuesto para un proyecto concreto, es esencial recordar que el objetivo final de cualquier proyecto es ayudar a su organización matriz a alcanzar sus objetivos. Si se conoce exactamente el valor de un proyecto para la organización, se pueden mejorar las probabilidades de determinar con precisión su presupuesto.
  • Mantén una comunicación abierta con las partes interesadas. A lo largo de las fases de presupuestación y ejecución del proyecto, debe comunicarse constantemente con las personas que se beneficiarán de su finalización con éxito. En función de sus prioridades y necesidades, podrás determinar si el proyecto está correctamente presupuestado o si necesita ajustes en su alcance y presupuesto.
  • Se adapta a los parámetros cambiantes. Desde el momento en que se presupuesta un proyecto hasta su ejecución pueden surgir diversos imprevistos y situaciones. A la hora de elaborar un presupuesto, hay que prever esta eventualidad y tener la suficiente flexibilidad para adaptarse a cualquier cambio, interno o externo.