Una organización necesita herramientas eficaces para procesar el flujo de trabajo y controlar sus recursos tangibles e intangibles. Elegir las herramientas adecuadas para su empresa le ahorrará tiempo y dinero al mejorar los procesos y la planificación. La gestión de recursos puede influir significativamente en el modo en que su organización gestiona los equipos, los proyectos y la entrega de productos.
En este artículo, analizamos qué es la gestión de recursos y 12 herramientas populares de gestión de recursos que puede considerar incorporar a su empresa.
¿Qué es la gestión de recursos?
Las empresas deben asignar y gestionar sus recursos con eficacia para completar los proyectos y cumplir con las responsabilidades. La gestión de recursos comprende estrategias y procedimientos para identificar, asignar y gestionar los recursos. Se centra en garantizar que las empresas dispongan de recursos suficientes para operar de forma eficiente y eficaz. Los recursos pueden incluir elementos físicos como equipos y dinero, así como empleados y tiempo. Para ser eficaces, las empresas deben desarrollar procedimientos de control:
- Gastos
- Ingresos
- Personal
- Terrenos, oficinas o almacenes
- Equipos y suministros
- Tecnología
Algunos de los elementos de la gestión de recursos son:
Asignación de recursos
La asignación de recursos implica entender cómo dividir adecuadamente los recursos entre las tareas necesarias. Significa programar el tiempo, el dinero, los empleados y otros recursos suficientes para cada fase de un proyecto con el fin de garantizar que éste alcance sus objetivos.
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Nivelación de recursos
La nivelación de recursos es un proceso destinado a evitar el exceso y la falta de recursos. Los gestores o los sistemas hacen un seguimiento del inventario de recursos para garantizar que cada proyecto reciba una cantidad adecuada de recursos. A medida que los proyectos cambian y pasan por distintas fases, la nivelación de recursos hace un seguimiento de estos cambios y puede reasignar los recursos según sea necesario. Por ejemplo, cuando un proyecto se acerca a su fecha prevista de finalización, el software de nivelación puede reconocer que el tiempo originalmente asignado era insuficiente y cambiar la fecha de finalización para tener en cuenta la nueva trayectoria del proyecto.
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Nivelación de recursos
El alisado de recursos ayuda a las empresas a distribuir los recursos de manera uniforme en un tiempo determinado, de modo que las empresas pueden evitar destinar más recursos a un proyecto y tener que retirarlos de otros proyectos. El alisado de recursos es una forma de que las empresas logren consistencia y eficiencia, lo que puede ayudar a crear procesos más fluidos.
Previsión de recursos
La previsión de recursos es un método para contabilizar todos los recursos, analizar las prácticas y demandas actuales y predecir la necesidad de recursos en el futuro. Las empresas pueden utilizar la previsión de recursos para ayudar en la planificación a largo plazo, la gestión financiera y la realización de cambios de personal.
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12 herramientas de gestión de recursos
He aquí 12 herramientas de gestión de recursos que pueden ayudar a su empresa a ser más organizada y eficiente:
Gestión de recursos
Resource Management, Inc. es una agencia que se centra en ayudar a las pequeñas y medianas empresas en sus funciones principales, entre ellas:
- Gestión de los recursos humanos
- Nómina
- Beneficios para los empleados
- Gestión de riesgos
Resource Management, Inc. trabaja con clientes de diversos sectores, como:
- Médico
- Bienes inmuebles
- Fabricación
- Tecnología
- Servicios financieros
Wrike
Wrike ofrece un software multifacético diseñado para ayudar a las empresas a gestionar proyectos y recursos. Sus productos incluyen una serie de plantillas y capacidades de integración. Su programa de gestión de recursos permite a los usuarios:
- Personalizar su interfaz
- Invite a participantes internos y externos
- Incorporar una serie de recursos de gestión de proyectos, como el diagrama de Gantt, los tableros Kanban y las tablas
- Controla los plazos de los proyectos y las tareas individuales
Wrike ofrece cuatro niveles de servicios que van desde una cuenta de gestión de trabajo gratuita hasta una opción empresarial más avanzada de pago para las empresas más grandes.
Saviom
Saviom ofrece un software de planificación y gestión de recursos para empresas que proporciona acceso a todo el plan de recursos para todos los interesados en el proyecto. Utiliza un sistema de gráficos basado en Gantt con funciones de arrastrar y soltar para mejorar la usabilidad. El programa también ofrece:
- Diferentes puntos de vista para varios líderes, como los gerentes de recursos, los gerentes de proyectos y los gerentes de línea
- Previsión de recursos para ayudar a evitar el exceso y la escasez de productos
- Funciones de programación y formación
- La capacidad de solicitar recursos y cubrir las carencias de los mismos
- Informes de datos personalizados y análisis en tiempo real
- Integración en los sistemas existentes de gestión de proyectos y recursos
Los siguientes sectores pueden incorporar los servicios de Saviom&apos:
- Contabilidad
- Ley
- Arquitectura e ingeniería
- IT
- Construcción
- Consultoría y servicios profesionales
El gestor de proyectos digitales
The Digital Project Manager (DPM) es un recurso digital que ofrece formación, guías, artículos y vídeos para gestores de proyectos. El sitio alberga cursos de formación virtual sobre temas como la gestión de proyectos digitales complejos. Los usuarios pueden acceder al contenido haciéndose miembros por una cuota anual, que incluye:
- Minicursos mensuales de formación
- 1. Acceso al foro en línea de DPM
- Mentores
- Plantillas
- Ebooks
También puedes pagar por cursos individuales y recursos únicos por una sola vez.
Planificar
La solución de gestión de trabajo y recursos de Planview para la gestión de carteras y recursos permite a las PMO optimizar sus carteras, equilibrar la capacidad con la demanda, vincular los planes y los recursos a los proyectos y gestionar los datos financieros subyacentes. Las partes interesadas pueden visualizar el rendimiento de la cartera frente a los planes y tomar decisiones que garanticen que los recursos ofrecen los proyectos de mayor valor para el negocio.
Planview proporciona las siguientes capacidades:
- Gestión de la cartera de proyectos
- Gestión estratégica de la cartera
- Gestión de la cartera de productos
- Gestión ajustada de la cartera
- Arquitectura de la empresa
- Planificación ágil de la empresa
- Gestión de programas ágiles
- Gestión del trabajo en equipo
- Kanban empresarial para equipos de entrega ágiles
Planview ofrece varias opciones de cuentas que varían en servicios y precio.
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Previsión
Forecast es una plataforma con sede en el Reino Unido diseñada para manejar todas las funciones principales de gestión de proyectos, recursos y finanzas en una sola ubicación conveniente. Incluye tecnología de IA y una gestión eficiente de proyectos y recursos que permite a las empresas reducir el tiempo dedicado a la planificación de proyectos y la asignación de recursos para que puedan centrarse más en atender a los clientes. Forecast proporciona herramientas visuales y datos analíticos en tiempo real para los interesados. Forecast ofrece varios niveles de membresía, incluyendo Lite, Pro y Custom, en una gama de cuotas mensuales.
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Mavenlink
La plataforma Mavenlink ofrece servicios especializados de gestión de recursos a través de la nube industrial Mavenlink. El software ofrece soluciones para:
- Gestión de proyectos
- Asignación y gestión de recursos
- Creación de equipos y colaboración
- Gestión financiera
- Integración con otros programas informáticos de empresa y gestión
Mavenlink ofrece precios personalizados en función de las necesidades de tu empresa.
Trello
Trello proporciona a los usuarios un tablero personalizable con listas y tarjetas que puede utilizar para la asignación de tareas y el seguimiento de las mismas. Dentro de cada tarjeta hay una serie de listas de control y otras funciones que ayudan a agilizar el flujo de trabajo, incluida la integración con otras aplicaciones y sistemas. A medida que su equipo crece, puede incorporar las funciones adicionales del software, como por ejemplo
- Plazos
- Métricas de productividad
- Calendarios
- Automatización de tareas
Trello ofrece tres niveles de membresía mensual. El nivel más bajo es gratuito, y los dos niveles superiores cobran una cuota basada en el número de usuarios que su empresa necesita.
Colmena
Hive es una plataforma empresarial diseñada para aumentar la productividad de los equipos. El software permite a los usuarios personalizar los métodos que mejor les funcionan con varias vistas, entre ellas:
- Gantt
- Kanban
- Cartera
- Resumen
El sistema también ofrece plantillas de flujos de trabajo para que puedas duplicar procesos comunes, como la incorporación de nuevas contrataciones y la creación de calendarios de contenidos, y formularios para ayudarte a recopilar los datos que necesitas rápidamente. Hive promueve el uso de su prueba gratuita de 14 días antes de contratar una membresía mensual o anual.
Jira
Jira es un sistema de gestión de proyectos y recursos diseñado para equipos de desarrollo de software. El programa ofrece métodos de planificación de tareas, asignación de recursos y seguimiento de proyectos. También permite supervisar el estado de los envíos y analizar los datos en tiempo real. Puedes utilizar sus plantillas de flujo de trabajo de envío de software o personalizar las tuyas propias.
Jira tiene cuatro niveles de afiliación, cuyo precio varía desde el gratuito hasta el de 140 dólares o más al mes, dependiendo del número de usuarios que necesite su empresa.
Lunes.com
Monday.com ofrece más de 200 plantillas personalizables para ayudar a las empresas a gestionar los recursos, hacer un seguimiento de los proyectos y entregar sus productos o servicios. El servicio cuenta con flujos de trabajo para los siguientes campos e industrias:
- Marketing
- Ventas
- Creativo
- Desarrollo de software
- RRHH y contratación
Puede elegir el tipo de vista que mejor se adapte a su equipo, como gráficos, kanban o tablas. El software proporciona herramientas para la automatización de tareas, la mensajería y la integración con muchos otros programas. Tras una prueba gratuita de 14 días, puedes elegir entre cinco niveles de suscripción mensual.
Flotador
Float es una popular plataforma de gestión de recursos que permite a los usuarios gestionar una gran variedad de funciones, entre ellas
- Horario y disponibilidad de los empleados
- Plazos del proyecto y fases específicas del mismo
- Asignación de recursos a los proyectos
- Compare las estimaciones de recursos con las necesidades reales
Float se dirige a usuarios de los siguientes sectores:
- Consultoría
- IT
- Arquitectura
- Agencias
Los usuarios pueden elegir el nivel de membresía de planificación de recursos o el nivel de planificación de recursos más seguimiento del tiempo, cada uno basado en una cuota mensual que cobra una tarifa establecida por usuario de la cuenta.