10 Consejos para gestionar un presupuesto en el trabajo

El presupuesto de una empresa es una herramienta importante que le ayuda a alcanzar sus objetivos y a crear proyecciones de ingresos. Sin embargo, generar un presupuesto es sólo el primer paso para asegurar el éxito de la empresa. El siguiente paso es gestionar el presupuesto con eficacia.

En este artículo, hablamos de lo que es la gestión del presupuesto y le damos una lista de consejos que pueden ayudarle a gestionar el presupuesto de su empresa de forma eficaz.

¿Qué es la gestión presupuestaria?

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La gestión presupuestaria es el acto de hacer un seguimiento de los ingresos y gastos de los presupuestos de los distintos departamentos de una empresa. La gestión presupuestaria también puede aplicarse a las finanzas de la empresa en general. Al hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos, se puede averiguar si la empresa está gastando demasiado, dónde se pueden reducir los costes o si la empresa necesita generar más negocio.

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10 consejos para la gestión de presupuestos

He aquí una lista de 10 consejos y técnicas que puede utilizar para gestionar eficazmente su presupuesto en el trabajo:

1. Entender los objetivos del presupuesto

A la hora de crear y gestionar un presupuesto, es importante entender cuáles son los objetivos de la empresa para el presupuesto y sus finanzas. Cuando se conocen las previsiones de ingresos, gastos y ganancias de una empresa, se puede estar mejor preparado para solucionar cualquier problema o desafío que pueda surgir.

Por ejemplo, si sabe que la empresa quiere gastar menos de 60.000 dólares al año, pero usted ha estado gastando 5.000 dólares cada mes, sabrá que sus gastos mensuales deben reducirse para alcanzar el objetivo de la empresa.

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2. Elaborar un plan

Una buena manera de gestionar un presupuesto después de comprender sus objetivos es elaborar un plan para alcanzarlos. Una buena forma de crear ese plan es implementar puntos de control a lo largo del año para asegurarse de que se están cumpliendo las expectativas de la empresa.

Por ejemplo, si sabe que una empresa espera conseguir 150.000 dólares de ingresos, puede establecer un control cada tres meses para ver si la empresa ha generado al menos 50.000 dólares. Si lo ha hecho, sabrá que la empresa está avanzando hacia su objetivo a un ritmo eficaz. Si no lo han hecho, puede que aún esté a tiempo de arreglar la situación antes de que termine el año fiscal.

3. Utilizar hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una buena manera de hacer un seguimiento de las necesidades presupuestarias. Si se crean páginas diferentes para los ingresos, los gastos y las ganancias y se hace un seguimiento del presupuesto por meses, se puede entender y registrar el presupuesto de forma más eficiente.

Por ejemplo, si un ejecutivo quiere saber más información sobre un informe de ingresos de hace tres meses, puede simplemente consultar sus hojas de cálculo y generar rápidamente el informe.

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4. Discute con tus compañeros de trabajo

A la hora de elaborar un presupuesto, es importante ser abierto con sus compañeros de trabajo y colegas. Al compartir la información presupuestaria con ellos, tendrán una mejor comprensión de lo que pueden lograr con los recursos de que disponen.

Por ejemplo, si un colega quiere iniciar un proyecto de marketing para aumentar el alcance de los clientes, conocer bien el presupuesto le ayudará a prepararse. Por ejemplo, puede saber que la empresa no puede aportar mucho dinero para el proyecto, así que en lugar de pedir que se contrate a un consultor externo, podría encontrar una forma más creativa de utilizar los recursos y los empleados que tiene.

5. Pida ayuda

Está bien pedir ayuda con el presupuesto. Elaborar un presupuesto puede ser un reto, pero tus compañeros y jefes están ahí para ayudarte. Incluso puede que tu empresa prefiera que preguntes sobre las cosas de las que no estás seguro en lugar de solucionarlo tú mismo.

Por ejemplo, si no estás seguro de si las tartas de cumpleaños que tu jefe compra a todos los miembros del personal en su cumpleaños deben considerarse un gasto de la empresa o uno personal, es mejor que preguntes a tu jefe y averigües la respuesta de inmediato en lugar de adivinar.

6. Buscar nuevos proveedores

Si ves que tu empresa tiene problemas para cumplir sus objetivos de gasto, una forma de resolver el problema es negociar con los proveedores actuales o buscar nuevos proveedores que puedan venderte los mismos productos o bienes a un coste menor.

Por ejemplo, si su empresa gasta un total de 3.000 dólares en papel cada mes, intente ver si su actual proveedor de papel puede venderle su producto a un coste menor o quizás venderle papel más barato. Si no pueden satisfacer esas demandas, busque otros proveedores de papel. Puede que encuentre un proveedor que se ajuste a sus necesidades presupuestarias.

7. Buscar a los internos

Si su empresa tiene dificultades para cubrir puestos de nivel inicial porque el presupuesto no se lo permite, considere la posibilidad de buscar becarios que quieran adquirir experiencia en su sector. Esta puede ser una gran manera de ahorrar dinero a su empresa al tiempo que proporciona a los estudiantes universitarios una excelente formación y habilidades.

Por ejemplo, si tu empresa necesita más especialistas en comunicación de nivel inicial pero el presupuesto no se lo puede permitir, ponte en contacto con las universidades o escuelas superiores locales en sus departamentos de negocios y marketing y averigua si hay algún estudiante que quiera adquirir experiencia en esa área.

8. Contratar a otras empresas

Si algunos departamentos de su empresa tienen dificultades para cumplir sus objetivos y exigencias, puede resultar más económico contratar a otras empresas o compañías para que hagan algunas de sus tareas por ellos. Esto podría ayudar a reducir los gastos de tu empresa y ahorrar tiempo.

Por ejemplo, si el equipo de marketing de su empresa está teniendo problemas para generar anuncios para todas sus campañas en curso, podría ser más fácil contratar a otra empresa de marketing para que realice algunos de estos anuncios ella misma. Esto podría reducir la carga de trabajo de sus empleados y generar más marketing para la empresa.

9. Compruebe el presupuesto cada mes

Entre los puntos de control, es importante revisar el presupuesto cada mes. Al hacerlo, podrá comprender cómo su gasto mensual afecta a los objetivos presupuestarios anuales y si las malas cifras de un mes se deben a un problema aislado o a una cuestión recurrente.

Por ejemplo, si sabe que este mes los gastos de la empresa han superado el presupuesto en 2.000 dólares, puede comprobar dónde se han producido los gastos extra y predecir con exactitud si el próximo mes ocurrirá lo mismo y cómo evitarlo.

10. Tome una clase de financiación

Si quieres continuar tu educación y formación en materia de presupuestos para hacer tu trabajo de forma más eficiente, también hay clases cortas que puedes encontrar en tus colegios o universidades locales. Algunas de estas clases pueden completarse en unos pocos días y pueden enseñarte mucha información útil a la hora de calcular y cuadrar el presupuesto de tu empresa.