¿Qué es la gestión del alcance del proyecto? (y por qué es importante)

Tener un objetivo de proyecto bien definido facilita la gestión del equipo y el cumplimiento de los plazos. Con un plan de gestión del alcance del proyecto, puedes racionalizar un enfoque que guíe a tu equipo hacia el éxito.

En este artículo, explicamos qué es la gestión del alcance del proyecto, por qué es importante y cómo puede crear su propio plan de gestión del alcance del proyecto.

¿Qué es la gestión del alcance del proyecto?

Un esquema puede ayudarle a mantenerse en el presupuesto y en el camino si desarrolla un alcance claro del proyecto. La actividad de gestión del alcance del proyecto consiste en desarrollar, supervisar y dirigir el trabajo necesario para un proyecto. Usted y su equipo podrán cumplir sus objetivos sin salirse del presupuesto y del calendario si crean un alcance claro del proyecto. El alcance del proyecto especificará la finalidad del mismo, las funciones específicas de los miembros del equipo, los productos y servicios que se ofrecen a los clientes o partes interesadas, y las fases del trabajo.

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¿Por qué es importante la gestión del alcance del proyecto?

El alcance del proyecto no sólo dirige el trabajo del equipo, sino que también proporciona directrices en caso de que el director del proyecto tenga que solicitar cambios. Un proyecto de gran envergadura tiene más probabilidades de cambiar con el paso del tiempo, por lo que un alcance del proyecto más detallado permitirá realizar las revisiones necesarias con mayor facilidad. Un plan de alcance del proyecto también es importante si se supervisan varios proyectos a la vez. Tener un plan bien definido le permitirá mantener los diferentes proyectos organizados y manejables.

Además, la gestión del alcance del proyecto consigue lo siguiente:

  • Crea una visión: Esbozar los detalles del alcance al principio proporciona a las partes interesadas y a los miembros del equipo una visión clara del resultado final y de los pasos necesarios para hacerlo realidad.
  • Evita el desvío del alcance: Sin un alcance definido, los proyectos pueden verse afectados por el «scope creep», o cuando un proyecto supera los plazos y las limitaciones presupuestarias. Esto puede dar lugar a malentendidos o a la necesidad de repetir el trabajo.
  • Permite enfocar el alcance: Cuando el ámbito de aplicación es específico, el trabajo de cada persona puede estar centrado y ser preciso. Los objetivos y las tareas se registran para facilitar su consulta y se dispone de una contabilidad personal del trabajo.

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Cómo crear un plan de gestión del alcance del proyecto

Su plan de gestión del alcance del proyecto tendrá más posibilidades de éxito si sigue un proceso cuidadoso y detallado. Siga estos pasos para organizar el alcance de su próximo proyecto.

1. Definir el alcance del proyecto

Definir el alcance de un proyecto antes de comenzarlo le permitirá determinar cómo mantenerse dentro del presupuesto, así como navegar por las posibles limitaciones. Para definir el alcance, primero hay que considerar las necesidades del proyecto, incluidos los costes, el tiempo, las habilidades, los materiales y cualquier otro recurso crítico.

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2. Planificar una declaración de alcance

La declaración del alcance debe ser específica, concisa y accesible para todas las personas relacionadas con el proyecto. Debe comenzar con una declaración general del proyecto, seguida de los resultados, los supuestos y las limitaciones. También puede incluir los valores fundamentales que motivan el proyecto.

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3. Considere los objetivos que quiere alcanzar

El objetivo es la razón principal del proyecto. Ya sea que su organización planee actualizar un producto o implementar nuevas políticas para toda la empresa, un objetivo sólido ayudará a garantizar el éxito del proyecto.

Su declaración de objetivos debe ser lo suficientemente detallada como para explicar claramente la necesidad del proyecto, pero lo suficientemente flexible como para permitir posibles ajustes. Esto le ayudará a crear un plan más adaptable y a fomentar la colaboración entre los miembros del equipo.

Para ayudarle a dividir su plan en hitos procesables, puede crear objetivos SMART que le sirvan de guía. SMART son las siglas de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time (basado en el tiempo).

  • Específicos: Sea lo más específico posible al detallar los objetivos del proyecto.
  • Medible: Que los objetivos del proyecto sean medibles
  • Realizable: Utiliza los recursos disponibles y el conjunto de habilidades de tu equipo como guía para determinar la rapidez y facilidad con la que se puede completar el proyecto.
  • Relevante: Los objetivos menores del proyecto deben ser todos relevantes para el objetivo principal.
  • Basado en el tiempo: Deje un margen de tiempo razonable para que el proyecto se complete. Establecer una fecha de finalización específica y concreta también le ayudará a planificar el ritmo del proyecto.

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4. Definir las necesidades del proyecto

Al igual que con la declaración del alcance, es mejor ser muy específico en cuanto a las necesidades del proyecto. Si las partes interesadas necesitan más almacenamiento para sus productos, por ejemplo, el alcance necesita más información que «construir un almacén».

5. Esboza tu plan

Al desarrollar un plan de gestión de proyectos, resulta útil crear un esquema en el que se detallen todos los pasos que el equipo tendrá que dar antes de finalizar el proyecto. Aunque muchos esquemas difieren según la organización y los objetivos del proyecto, la mayoría tienen un objetivo, una lista de resultados, un calendario, un plan para posibles cambios en el alcance del proyecto y un proceso para utilizar los recursos disponibles para finalizarlo.

6. Identificar cualquier restricción

Con recursos limitados y un plazo determinado, el alcance de un proyecto debe comunicar claramente sus directrices a los clientes o partes interesadas. De este modo se garantiza que todos los participantes en el proyecto comprendan de la misma manera lo que pueden esperar del proyecto.

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7. Crear una estructura de desglose del trabajo

Para algunos, una representación visual de las partes del proyecto puede ser útil a la hora de asignar las tareas. Una estructura de desglose del trabajo suele ser un gráfico en forma de árbol con casillas que contienen los resultados.

Por ejemplo, si el proyecto consiste en trasladar la oficina a otro lugar, los resultados podrían ser los departamentos que hay que trasladar, con un subgrupo que enumere cada cubículo del departamento. Este tipo de gráfico de alto nivel ayuda a las personas a ver cada una de las partes que componen el conjunto.

8. Revise el alcance del proyecto con su equipo

Antes de comenzar el proyecto, su equipo se beneficiará de revisar el alcance del proyecto con usted. Esto le dará la oportunidad de escuchar sugerencias, responder a preguntas y asegurarse de que todos los que trabajan en el proyecto se sienten cómodos con el plan que ha creado.

Consejos para crear el plan de gestión del alcance del proyecto

Tenga en cuenta los siguientes consejos a la hora de planificar su próximo proyecto:

  • Dedique unos días a la elaboración del alcance del proyecto. Aunque el proyecto en sí ocupará la mayor parte de su tiempo, usted y su equipo se beneficiarán si reservan unos días para revisar las necesidades del proyecto, el presupuesto disponible y los objetivos que piensan alcanzar.
  • Mantenga una comunicación constante. Asegure un sistema regular de comunicación entre su equipo y sus clientes. Si descubre que necesita hacer cambios en el alcance del proyecto, comunicar estas actualizaciones lo antes posible le ayudará a reagruparse y a priorizar la carga de trabajo de forma más eficiente para cumplir con los plazos.

Ejemplo de declaración del alcance del proyecto

La empresa Gallery Software ha contratado a un equipo de gestión de instalaciones para ayudarles a encontrar un espacio y adecuarlo a sus objetivos.

Objetivo/necesidades:

Nuestra empresa se ha quedado pequeña en su actual espacio de oficinas. Estamos abiertos a ocupar varias plantas de un edificio. Queremos alquilarlo, no comprarlo ni construirlo, y necesitamos poder mejorar el espacio según nuestras especificaciones. Además, necesitamos lo siguiente:

  • Duplicar los metros cuadrados actuales
  • Permanecer en el mismo municipio, si es posible
  • Cada departamento necesita espacio suficiente para crecer
  • Separación clara entre departamentos
  • Una gran sala de descanso con máquinas expendedoras
  • Una cocina y un espacio para el catering de los eventos de la empresa
  • Suficientes plazas de aparcamiento para todos los empleados

Declaración de alcance:

Este proyecto consiste en ubicar un nuevo espacio de trabajo para la empresa Gallery Software. Tendrá al menos el doble de los 7.000 metros cuadrados actuales y puede abarcar varias plantas del mismo edificio, junto con un aparcamiento adecuado e instalaciones de cocina y baños. Una vez localizado el edificio, el proyecto incluirá la negociación del contrato de arrendamiento y la organización de las mejoras necesarias. Los planes de renovación y diseño interior, los permisos y los costes de construcción quedan fuera del alcance actual, en virtud de la localización de un espacio adecuado.

Tras la finalización de la construcción, el proyecto incluye el traslado de todo el mobiliario y los equipos de oficina. El traslado de los ordenadores, de los objetos personales de los empleados y de la decoración de la oficina está actualmente fuera del alcance, pero puede negociarse más adelante.

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