Toda empresa debe adaptarse y crecer para tener más éxito. Los encargados de aplicar el cambio deben hacerlo en el momento oportuno. La gestión del cambio puede utilizarse para ayudar a los empleados a trabajar juntos y hacer avanzar a la empresa en su conjunto, si se aplica correctamente.
En este artículo, definiremos la gestión del cambio y discutiremos por qué es importante para el éxito de una organización.
¿Qué es la gestión del cambio?
El procedimiento de una organización para aplicar el cambio se denomina gestión del cambio. La gestión del cambio se refiere a los métodos empleados para garantizar que los empleados acepten y se adapten a los nuevos procedimientos. Tanto si el cambio es sencillo como complicado, el objetivo es acercar a la organización a sus objetivos.
La gestión del cambio puede aplicarse a casi cualquier aspecto del cambio en el lugar de trabajo. Algunos ejemplos son la modificación de los procesos empresariales, la elaboración de presupuestos, el uso de recursos y las tácticas operativas utilizadas en los asuntos cotidianos de la empresa. También puede referirse a cambios a nivel personal, como la promoción y formación de un empleado para que asuma un papel más importante dentro de su empresa.
Relacionado: Gestión de operaciones: Todo lo que necesita saber
Niveles de gestión del cambio
La gestión del cambio puede dividirse en tres categorías. Es importante conocer estas categorías para aplicar mejor la gestión del cambio dentro de su organización, tanto a nivel individual como de toda la empresa.
1. Gestión del cambio individual
El éxito de los nuevos procedimientos o políticas en un lugar de trabajo comienza y depende de los individuos que componen la empresa. La gestión del cambio individual requiere comprender qué motiva a las personas a cambiar y cómo puede incorporarlo a sus operaciones empresariales cotidianas. Tendrá que considerar qué procesos utilizar para que su equipo esté más dispuesto a aceptar un cambio en sus funciones o tareas.
2. Gestión del cambio organizativo
Aunque los individuos desempeñan un papel primordial en cualquier cambio, el examen de los objetivos a largo plazo es una parte fundamental de la aplicación de un cambio duradero en toda la empresa. La gestión del cambio organizativo suele utilizarse en el proceso de gestión de proyectos para garantizar que las soluciones derivadas durante el proyecto se incorporen de forma duradera. Esto puede incluir la identificación de los equipos que se verán directamente afectados por el cambio, la concienciación del equipo sobre el cambio y la formación sobre la forma adecuada de aplicarlo.
3. Gestión del cambio en la empresa
Este nivel de gestión del cambio reestructura todos los aspectos de una organización. Afecta a la dirección, los proyectos, los procedimientos, las funciones, los procesos y la estructura organizativa. Si está planificando un programa de cambio empresarial, necesitará que todos los niveles de su organización acepten el cambio. Esto permitirá una mayor flexibilidad para crear una nueva organización optimizada para alcanzar los objetivos de su empresa.
Tipos de cambio en una empresa
Una empresa puede experimentar varios tipos de cambio, todos los cuales pueden ejecutarse mejor mediante procedimientos de gestión del cambio. Conocer el tipo de cambio que su empresa está experimentando o requiere puede ayudarle a decidir mejor qué método de gestión del cambio utilizar.
Los tipos de cambio organizativo más comunes son:
- Cambio evolutivo: Este tipo de cambio puede incluir cualquier mejora en las operaciones existentes en una empresa.
- Cambio transitorio: Los cambios transitorios se producen cuando una empresa realiza una transición hacia un nuevo estado. Un ejemplo de cambio transitorio es cuando una empresa se fusiona con otra.
- Cambio transformacional: Esta es la forma más drástica de cambio dentro de un negocio y es cuando una empresa decide revisar completamente su forma actual de hacer las cosas. Por ejemplo, una organización puede introducir nuevos productos que son diferentes de todo lo que ha desarrollado antes.
Relacionado: Habilidades de gestión: Definición y ejemplos
La importancia de la gestión del cambio en una organización
El cambio en una empresa forma parte del crecimiento y el éxito general de la misma. Toda empresa que perdure pasará por el cambio en varios niveles y de diversas maneras. Cuando una organización en su conjunto es incapaz de gestionar adecuadamente el cambio, el resultado puede ser perjudicial para la empresa y causar estrés y trabajo innecesario;
La gestión del cambio sirve para ayudar a todos los niveles de la empresa a gestionar y tener éxito ante los ajustes, tanto menores como mayores. A medida que los cambios se incorporan al lugar de trabajo, la gestión del cambio garantiza que sus empleados comprendan sus nuevas responsabilidades y puedan realizar las tareas con eficacia. La gestión del cambio también ayuda a que su empresa en su conjunto siga siendo viable gracias a su capacidad para crecer y adaptarse a las tendencias actuales del mercado.
Relacionado: Habilidades de comunicación: Definiciones y ejemplos
Cómo aplicar un plan de gestión del cambio
Un plan de gestión del cambio exitoso constará de varias etapas y se mantendrá flexible durante cada fase del cambio. La incorporación del cambio en su organización afectará no sólo a su empresa en su conjunto, sino también a todos los que forman parte de ella. Seguir estos pasos para implementar la gestión del cambio debería permitirle mantener su programa de cambio en la dirección correcta, a la vez que sigue siendo considerado con sus empleados.
- Comprometerse.
- Planificar.
- Implementar.
- Reforzar.
1. Involucrar a
Un programa de cambio comienza con la educación de su organización sobre cómo el cambio afectará a las operaciones. En esta fase, usted o el patrocinador elegido deben explicar a los empleados el efecto del cambio, los retos de su aplicación y los beneficios que aportará, especialmente en lo que respecta a las mejoras del entorno de trabajo;
El compromiso debe dirigirse a los posibles partidarios como defensores del cambio, haciendo hincapié en la necesidad de la transición. Usted o el patrocinador también deben relacionarse con las personas que pueden no apoyar el nuevo proceso, identificar sus preocupaciones y convencerlas de que vean las cosas desde su punto de vista. Para mayor claridad, usted, como líder del cambio, debe realizar una evaluación de la preparación para determinar el grado de preparación de su organización’
2. Plan
La fase de planificación implica que el equipo de gestión del cambio se asocie con las principales partes interesadas de los equipos, departamentos y personas. Será necesario identificar el impacto del cambio en el contenido del trabajo, el entorno laboral, las funciones y los posibles beneficios para cada empleado y la organización;
El objetivo de la fase de planificación es recoger las aportaciones de los partidarios y los escépticos para crear un plan viable que aborde las preocupaciones de las partes interesadas sin comprometer el éxito del programa.
3. Implementar
Durante la etapa de implementación, usted o su equipo de gestión del cambio deben involucrar activamente a todos los individuos de la organización para que apoyen el cambio. Deberá desplegar diferentes estrategias de comunicación, como anuncios formales, reuniones, correos electrónicos y avisos en el tablón de anuncios, para impulsar el éxito del programa
Para una adopción más rápida, puede recompensar a los individuos y equipos que adopten rápidamente el cambio con éxito. Esto puede aumentar la concienciación para fomentar una mayor aceptación y dedicación a las nuevas prácticas
4. Refuerce
A menudo es necesario seguir involucrando a los empleados para que acepten el cambio y sigan motivados para aplicarlo a diario. Tenga un plan para evaluar los objetivos, la aceptación y el rechazo, las tasas de éxito, las recompensas, las consecuencias y otras variables;
Debe haber una estrategia para afianzar el programa en la cultura de la empresa. Las evaluaciones del rendimiento individual también pueden utilizarse para mostrar cómo los empleados están pasando de las antiguas costumbres a los nuevos procesos.
Consejos para el éxito de la gestión del cambio
La gestión del cambio puede ser un reto por varias razones. Por ejemplo, una organización puede intentar implantar el cambio cuando no está preparada o una empresa puede no proporcionar el apoyo adecuado para que sus empleados se adapten al cambio de forma satisfactoria. Independientemente de la magnitud del cambio en su empresa, los siguientes consejos pueden ayudar a impulsar el éxito de su programa.
Hazlo de cara a la gente
El éxito de su programa de cambio depende de la aceptación de sus empleados. Es importante considerar el impacto de sus políticas en los individuos que van a implementar estos cambios. Aunque muchas partes interesadas pueden apoyar su iniciativa, si otros empleados se resisten, el proyecto puede no tener éxito;
Tómelo con calma
Si está implantando un programa que afectará a las funciones, las condiciones de trabajo, el modelo de negocio o la cultura de la organización, debe dar tiempo a su gente para que comprenda las implicaciones de las nuevas políticas, las acepte, se adapte y practique el nuevo programa. Disponga de un plan flexible que permita realizar aportaciones durante la implantación.
Establecer una visión
Elabore un plan que describa cómo será el futuro si la organización apoya la nueva política. Describa los beneficios y aborde las preocupaciones de las partes interesadas a medida que implementa el programa;
Implique a los empleados de todos los niveles
Involucre a las personas a las que más afecta el cambio propuesto en la planificación y ejecución del proyecto. Con una presentación adecuada, puede ganarse su apoyo y aumentar el índice de éxito del programa;
Comunicar
Aunque es esencial utilizar todos los canales de comunicación para transmitir su mensaje a los empleados, también debe escuchar sus preocupaciones. Utilice todos los medios disponibles para conseguir que la gente crea en su visión, de modo que se conviertan en partidarios voluntarios. Sin embargo, esté dispuesto a aceptar los comentarios sinceros de los empleados, especialmente de aquellos a los que los cambios afectarán directamente. Esto proporciona una valiosa aportación que puede mejorar la aplicación y el éxito general del cambio propuesto;
Identificar a los principales interesados
Identifique a los líderes de la organización y convénzalos para que defiendan su causa en los distintos niveles de la empresa. Esto le ahorrará mucho tiempo y recursos y mejorará el éxito de su programa;
Crear un entorno favorable al cambio
Simplifique el cambio identificando los motivos de resistencia y abordando esas preocupaciones;
Empezar de a poco
Si está planeando un programa de cambio a gran escala, empiece con un pequeño proyecto piloto. Así podrá demostrar las ventajas de la iniciativa, fomentar la adopción recompensando a los participantes e identificar los retos cuando ponga en marcha el sistema principal.