Es posible utilizar un software de gestión de flujos de trabajo para gestionar equipos y proyectos de forma más eficiente. El uso de software de gestión de flujos de trabajo puede ahorrar tiempo y permitir a los directivos centrarse en la estrategia en lugar de microgestionar los proyectos de trabajo. Si su empresa depende de la colaboración para crear y ofrecer servicios o productos, conocer la gestión del flujo de trabajo puede mejorar la comunicación y la productividad del equipo.
En este artículo, explicamos qué es el flujo de trabajo y la gestión de flujos de trabajo, los beneficios de la implementación de esta herramienta y el software que facilita su realización.
¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?
El proceso de gestión del flujo de trabajo establece una estructura para que las empresas realicen sus tareas, incluyendo el trabajo en equipo, el comienzo y el final de los proyectos, y todos los pasos y tareas implicados. Estas 5 piezas básicas de información sobre el proceso de trabajo se comparten con un equipo:
- Qué tareas debe realizar el proyecto
- Cuándo debe completar el equipo cada tarea
- Cómo puede realizar el equipo cada tarea
- Quién es responsable de realizar cada tarea
- Cuál es el resultado final
Los sistemas de gestión del flujo de trabajo pueden mostrar el flujo de trabajo en una empresa o para un proyecto específico con un diagrama visual que muestra las actividades que conducen a la realización de un proyecto. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo también ayudan a los equipos a comunicarse con los miembros correctos sobre las tareas del flujo de trabajo y ayudan a seguir el progreso del equipo en un proyecto.
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¿Cuáles son las ventajas de la gestión del flujo de trabajo?
Cuando se hace correctamente, la gestión del flujo de trabajo ayuda a que un proyecto tenga más éxito. Mediante una gestión eficaz del flujo de trabajo, las organizaciones pueden disfrutar de estas ventajas:
Mejora la comunicación
La gestión del flujo de trabajo mejora la comunicación al informar al equipo de quién es responsable de qué tareas. Esto ayuda a los miembros del equipo a encontrar y hablar con las personas correctas cuando tienen una pregunta sobre el flujo de trabajo. La gestión del flujo de trabajo organiza el flujo de trabajo y comunica todos los aspectos de un proyecto al equipo, lo que ofrece transparencia.
Ofrece responsabilidad
Dado que la gestión del flujo de trabajo indica qué miembros del equipo realizan determinadas tareas, es más fácil que la dirección y los empleados se responsabilicen. La delegación de tareas también puede dar lugar a una mayor productividad porque permite una sensación de independencia a los empleados, que pueden saber cuándo tienen que completar las tareas y cómo completar cada una de ellas consultando el flujo de trabajo. La auto-responsabilidad ayuda a los directivos a evitar la microgestión y a centrarse en cambio en la estrategia y en los proyectos futuros.
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Ofrece claridad
Diseñar y definir el flujo de trabajo de una empresa ofrece claridad tanto a los empleados como a los directivos. Proporcionar información sobre el funcionamiento del proceso de trabajo y mostrar a los miembros del equipo cómo contribuyen también ofrece un sentido de propiedad de un proyecto. Ambas cosas benefician a la productividad y la comunicación del equipo en su conjunto.
7. Proporciona visibilidad
El flujo de trabajo también proporciona transparencia a las partes interesadas de la empresa al hacer visible el proceso de trabajo. El flujo de trabajo explica a los interesados cómo funciona la empresa. Esto es útil para atraer a nuevos clientes, ya que puedes mostrar visiblemente cómo tu empresa puede realizar un proyecto para ellos.
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Reduce el riesgo
La gestión del flujo de trabajo puede reducir el riesgo de que un proyecto fracase por la forma en que aumenta la comunicación, la responsabilidad y organiza el proceso de trabajo. Con todas las actividades y tareas asignadas y organizadas en un cronograma, disminuyen los riesgos de retrasos o de que el proyecto quede incompleto.
Mejora la gestión del tiempo.
La gestión del flujo de trabajo es una gran herramienta para mantener el rumbo de un proyecto, y también ofrece predicciones más precisas de un calendario para los clientes. En un diagrama de gestión del flujo de trabajo, la dirección planifica el momento en que se completa una tarea y el tiempo que el equipo espera trabajar en cada una de ellas. Los intervalos específicos ayudan a los empleados y a los gestores de proyectos a gestionar mejor su tiempo.
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Permite realizar ajustes
La visualización del flujo de trabajo ayuda a identificar dónde se pueden hacer mejoras. La gestión del flujo de trabajo planifica y delega cuidadosamente las tareas, además de explicarlas, de modo que un equipo puede ver qué pasos son innecesarios, por ejemplo, y eliminar esos pasos.
Software de gestión del flujo de trabajo
La gestión de flujos de trabajo ayuda a que los lugares de trabajo y los empleados sean más productivos y organizados. Con esto en mente, el software de gestión de flujos de trabajo se ha convertido en una forma popular de gestionar mejor el flujo de trabajo, ya que facilita el diseño de un flujo de trabajo en la empresa. A continuación, le presentamos algunas opciones de software de gestión de flujos de trabajo que debe tener en cuenta a la hora de implementar la gestión de flujos de trabajo en su empresa:
Asana
Asana es una herramienta de gestión de flujos de trabajo que facilita la gestión de los proyectos del equipo. Ofrece tanto una suscripción como una versión gratuita de su software. Asana puede funcionar para tu negocio a gran escala porque puede ayudar a organizar una variedad de tareas, desde las pequeñas hasta la planificación de la estrategia empresarial. Con Asana, una empresa puede hacer un seguimiento del trabajo del equipo en un solo lugar. Asana también ofrece características útiles como un feed de noticias para ayudar a la comunicación y un rastreador de presupuesto.
monday.com
Monday.com es ideal para visualizar el proceso de trabajo, y funciona bien para equipos de cualquier tamaño. Monday.com programa tareas para varios equipos de una empresa, como los de marketing y recursos humanos. Una empresa también puede acceder, editar o revisar su trabajo utilizando este software.
kissflow
Kissflow es un software que ayuda tanto a los procesos empresariales como a la gestión de proyectos. Kissflow no requiere codificación, por lo que cualquiera puede utilizarlo para construir flujos de trabajo. Puede utilizar esta herramienta para los servicios de contabilidad, como la facturación. También permite la personalización para procesos empresariales, colaboración y seguimiento de actividades.
Wrike
Wrike funciona mejor para las empresas de tamaño medio y puede ayudar a gestionar múltiples proyectos con sus capacidades de intercambio de documentos. Wrike ayuda a compartir formularios y a conceder aprobaciones. También cuenta con herramientas útiles como la analítica y el seguimiento del retorno de la inversión, así como la planificación y el seguimiento de las actividades.
Pipefy
Pipefy permite a los equipos personalizar e integrar su flujo de trabajo de forma gratuita mediante el software Pipefy. Este software ayuda a automatizar el flujo de trabajo y a aumentar la eficiencia. Se trata de una herramienta muy útil, especialmente para los directivos que quieren estandarizar los procesos de trabajo.
Quickbase
Quickbase permite a una empresa crear un proceso de trabajo de forma digital y rápida. Este software se utiliza mejor para los flujos de trabajo de resolución de problemas.
JAMS
Este software permite a una empresa programar tareas en diferentes plataformas e integra la información en un solo lugar. Ofrece funciones clave como la automatización de procesos empresariales y herramientas de colaboración. JAMS es sólo de suscripción.
Pnemático
Pnematic es una gran opción para las nuevas empresas y los pequeños negocios. Con flujos de trabajo prefabricados para ayudar a empezar, Pnematic no requiere conocimientos de codificación y ofrece una versión gratuita.
Colmena
Hive es un software de gestión de flujos de trabajo basado en la suscripción. Permite a una empresa planificar, seguir y supervisar los proyectos del equipo. Este software incluye funciones para la generación de ideas, la gestión de un presupuesto, las asignaciones y el calendario de la empresa, así como un portal de clientes para organizar el trabajo para diferentes clientes.
Decisiones
Decisions no requiere codificación y en su lugar permite entradas gráficas, lo que puede facilitar la creación de flujos de trabajo utilizando este software. Se trata de un servicio basado en la suscripción que es mejor para las grandes empresas. Decisions funciona bien para la automatización de procesos empresariales y para ayudar a la colaboración en equipo.
Rindle
Rindle es útil para la integración entre diferentes plataformas, permitiendo a los miembros del equipo independencia para trabajar como ellos elijan. Esto mejora la comunicación y ofrece organización al conectar las herramientas que su empresa y su equipo ya utilizan.
Suite de Transformación Digital de la Empresa
Digital Business Transformation Suite funciona bien para la gestión de la información financiera, por lo que es una gran opción para las empresas de banca y contabilidad. Este software realiza análisis, seguimiento y herramientas de mejora para la automatización del flujo de trabajo.
FunciónFox
Este software fue diseñado para la industria creativa y ayuda a la gestión del tiempo mediante la programación y el seguimiento de los proyectos. Con una fuente de noticias integrada, FunctionFox ayuda al equipo a comunicarse mejor y a compartir las actualizaciones del progreso del proyecto.
Características del software de gestión de flujos de trabajo
A la hora de decidir qué software es el mejor para su empresa, tenga en cuenta las características que ofrece cada servicio. Estas son las mejores características que puede necesitar para automatizar su flujo de trabajo:
- Sin código: Los programas informáticos que no requieren codificación pueden ser más fáciles de usar y más intuitivos.
- Herramienta de diseño de formularios: Una herramienta que permita diseñar tus propios formularios es útil cuando se trabaja en equipo.
- Integración: Muchos programas de gestión de flujos de trabajo permiten a las empresas integrar las aplicaciones que ya utilizan para su trabajo con la herramienta de flujo de trabajo.
- Herramientas de información: Las herramientas que informan del progreso ayudan a mejorar los flujos de trabajo y a impulsar la productividad.
- Notificaciones activas: Las notificaciones ayudan a hacer un seguimiento de los miembros del equipo y del proyecto en su conjunto.
- Controles de acceso: Los controles de acceso basados en funciones ayudan a los jefes de equipo y a los gestores de proyectos a acceder a toda la información necesaria y a restringir los controles de edición en función de la función de un miembro del equipo.