Habilidades de gestión del tiempo: Definición y ejemplos

Gestionar bien tu tiempo puede ayudarte a mejorar en tu carrera. Organizar cada día te ayuda a completar el trabajo a tiempo, a mantenerte comprometido durante las reuniones importantes y te da espacio para ser creativo y proactivo en tus tareas. Tener una buena capacidad de gestión del tiempo puede, en última instancia, conducir a la consecución de objetivos clave y a la promoción en su puesto.

En esta guía, analizamos el significado de la gestión del tiempo, por qué es importante y cómo puedes mejorar y mostrar tus habilidades durante la búsqueda de empleo.

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¿Qué son las habilidades de gestión del tiempo?

Las habilidades de gestión del tiempo incluyen una variedad de habilidades que le ayudarán a gestionar bien su tiempo. Algunas de las habilidades de gestión del tiempo más importantes son:

Organización

Mantenerse organizado puede ayudarle a mantener una imagen clara de lo que tiene que completar y cuándo. Estar bien organizado puede significar mantener un calendario actualizado, ser capaz de localizar fácilmente ciertos documentos, tener un entorno ordenado y tomar notas detalladas y diligentes.

Priorización

Evaluar la prioridad de cada una de sus responsabilidades es clave para ser un buen gestor del tiempo. Hay muchas formas de priorizar lo que tienes que hacer. Puedes decidir completar los elementos rápidos y sencillos, seguidos de los más largos y complicados. También puedes priorizar las tareas empezando por las más urgentes, o una combinación de ambas.

Fijación de objetivos

Establecer objetivos es el primer paso para convertirse en un buen gestor del tiempo. La fijación de objetivos le permite comprender claramente su meta final y lo que debe priorizar exactamente para lograrla. Establecer objetivos tanto a corto como a largo plazo puede llevarle al éxito en su carrera.

Comunicación

Desarrollar una sólida capacidad de comunicación puede permitirle dejar claros sus planes y objetivos a las personas con las que trabaja. También le permite delegar, lo que le permite centrarse en completar las tareas más importantes y relevantes que se alinean con sus objetivos.

3. Planificación

Una parte fundamental de la gestión del tiempo es la planificación. Ser eficiente a la hora de planificar el día, las reuniones y el modo en que se van a llevar a cabo las cosas le ayudará a cumplir con su horario.

Delegación

Ser un buen gestor del tiempo significa realizar sólo el trabajo que le ayudará a usted y a su empresa a alcanzar los objetivos. Aunque esta habilidad la realizan más a menudo los directivos, también puede practicar la delegación de tareas si está gestionando un proyecto. Aunque a menudo puede ser difícil decir «no» cuando alguien le pide que haga algo en el trabajo, es importante practicar los límites para gestionar bien su tiempo y, en última instancia, lograr sus objetivos.

Gestión del estrés

Al practicar una buena gestión del tiempo, también debes estar atento a tu salud mental. Manejar el estrés de forma positiva puede ayudarte a mantenerte motivado y a rendir bien en tu horario. Puedes hacerlo incluyendo pequeños descansos a lo largo del día, o recompensándote a ti mismo de pequeñas maneras a medida que vas cumpliendo con las tareas.

Dedicar tiempo a desarrollar cada una de estas habilidades te ayudará a organizar tu trabajo diario, tanto si estás en un puesto de trabajo, como si buscas un empleo o intentas desarrollar una nueva competencia.

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¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?

Las habilidades de gestión del tiempo son importantes porque le ayudan a estructurar su trabajo de forma que le permita alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, si tu objetivo es conseguir un trabajo, necesitas tiempo para actualizar tu currículum, buscar ofertas de empleo, presentar solicitudes, investigar sobre las empresas y preparar las entrevistas. Reservar cantidades específicas de tiempo al día te ayudará a completar los pasos necesarios para conseguir un trabajo.

Por otra parte, si ya tienes un trabajo, es probable que tengas una serie de responsabilidades para ayudar a la empresa a alcanzar determinados objetivos. Mantener su calendario, sus reuniones y sus tareas es necesario para tener éxito en su función.

Estar plenamente presente y concentrado es el resultado de una gran capacidad de gestión del tiempo. Por ejemplo, si llega tarde a una reunión y debe trabajar en un proyecto que olvidó que debía entregar mientras la gente está hablando, podría perderse información importante que podría ayudarle a ser mejor en su trabajo.

Gestionar bien tu tiempo también te permite tener espacio para ser creativo y proactivo con tus objetivos. Cuando tiene un tiempo específico reservado para completar sus tareas, también puede dejar tiempo para pensar en el panorama general para usted y su empresa.

Cómo mejorar las habilidades de gestión del tiempo

Trabajar en sus habilidades de gestión del tiempo puede ayudarle a ser un mejor empleado y un fuerte candidato cuando solicite nuevas oportunidades. He aquí algunas formas de mejorar sus habilidades de gestión del tiempo:

1. Establecer objetivos a corto y largo plazo

La práctica de fijar objetivos con regularidad puede ayudarle a comprender con exactitud lo que debe lograr para conseguir determinados resultados. Para alcanzar objetivos más grandes y a largo plazo, identifique objetivos más pequeños a lo largo del camino. Por ejemplo, si tiene el objetivo de ascender en seis meses, puede que tenga que establecer objetivos más pequeños para mejorar ciertas habilidades. Tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Para saber más sobre cómo establecer objetivos, visite Objetivos SMART: Definición y ejemplos.

2. Gestionar el calendario

Reservar tiempo para completar las tareas más importantes de la lista es importante para gestionar el tiempo. Puede considerar la posibilidad de bloquear ciertos tramos de tiempo en su calendario de forma regular, de modo que tenga garantizado un tiempo en su agenda sin distracciones ni reuniones. También debe considerar si asistir a determinadas reuniones es beneficioso o no. Si crees que no vas a añadir valor o contribuir de alguna manera, deberías sentirte capacitado para rechazar ciertas reuniones. Si lo hace, sea discreto y cortés… podría enviar un correo electrónico al responsable de la reunión para informarle de los motivos de su rechazo.

3. Priorice sus tareas

La priorización es una habilidad difícil, pero se hace más fácil con la práctica. Se puede practicar la priorización haciendo listas de tareas. Escribir o teclear todo lo que tiene que hacer puede ayudarle a priorizar físicamente las tareas más urgentes o fáciles de quitar de en medio. Si necesitas ayuda, puedes plantearte preguntar a tu jefe o a un compañero que sea bueno priorizando cómo completar el trabajo. Entender las fechas de entrega y cómo la tarea afecta a otras y a los objetivos de la empresa puede ayudarte a hacer ciertas cosas antes que otras. Si aún así no puedes cumplir la fecha de entrega, podrías pedir una prórroga del plazo de una tarea.

Mejorar las habilidades de gestión del tiempo puede ayudarle a ser un mejor trabajador y a tener la capacidad de concentrarse plenamente a lo largo del día. Puedes ser un mejor gestor del tiempo siendo organizado, estableciendo objetivos y priorizando tu lista de tareas.

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