Un director de departamento es responsable de hacer un seguimiento del presupuesto del departamento. Debe hacer un seguimiento de cómo su departamento gasta dinero, gana dinero y consigue objetivos para poder gestionar el presupuesto con eficacia. Si va a ocupar un puesto directivo en el que debe supervisar el presupuesto de su departamento, hay varias estrategias que puede utilizar para lograr este objetivo.
En este artículo, hablaremos de la gestión del presupuesto, de varias estrategias que pueden ayudarle a supervisar un presupuesto de forma eficaz y de cómo aplicar algunas estrategias para la gestión del presupuesto que le ayuden a prepararse para su nueva función.
¿Qué es la gestión presupuestaria?
El uso de los fondos de la empresa y del departamento se gestiona y dirige en la gestión del presupuesto. Los gerentes y supervisores, en particular, son responsables de supervisar el presupuesto de su departamento o equipo, lo que a menudo incluye dirigir la asignación de fondos para los recursos de trabajo, la gestión de los flujos de ingresos y el seguimiento de los gastos de salida.
Los presupuestos corporativos y departamentales son similares a los presupuestos domésticos en el sentido de que se hace un seguimiento de las entradas de dinero y se controlan y registran los gastos. Dicho esto, la gestión del presupuesto en una empresa u organización implicará factores adicionales que los gestores deben tener en cuenta al supervisar los presupuestos departamentales.
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¿Por qué es importante la gestión del presupuesto?
La gestión de un presupuesto departamental es extremadamente importante para un funcionamiento eficaz de la empresa. Esto se debe a que las empresas y organizaciones dependen de la gestión del presupuesto para planificar los objetivos financieros a largo y corto plazo, anticipar la posición en el mercado, evaluar los flujos de ingresos, resolver los problemas de producción y muchos más aspectos de las operaciones empresariales, entre ellos:
- Identificación y fijación de objetivos de ventas
- Comparación de las previsiones con los resultados reales
- Control del flujo de caja de los distintos niveles de producción
- Registrar los gastos y las obligaciones y planificar los gastos futuros
- Controlar qué departamentos y áreas organizativas de una empresa cumplen los objetivos
Cuando se encargue del presupuesto de su departamento, también será responsable de supervisar y dirigir varios aspectos de los gastos e ingresos. Por ejemplo, el presupuesto de un departamento de ventas puede consistir en la gestión de los gastos de los programas de formación de los empleados, la tecnología y otros recursos, junto con la supervisión de los ingresos y la comparación de los objetivos previstos con los resultados del equipo de ventas. En este caso, estas métricas permitirían a los ejecutivos de una empresa tomar decisiones y hacer proyecciones sobre el crecimiento futuro y la productividad de la organización.
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¿Qué son las estrategias de gestión presupuestaria?
La mayoría de los directores recién ascendidos asumirán la responsabilidad de gestionar los presupuestos de sus departamentos, y hay varias estrategias que pueden utilizar para una gestión eficaz del presupuesto. Por ejemplo, el método contable que elijan utilizar puede ser una herramienta estratégica para hacer un seguimiento preciso del presupuesto de su departamento. Algunas estrategias que pueden aumentar la eficacia de su gestión presupuestaria son
Controla los presupuestos operativos y financieros
La mayoría de los directores de departamento controlan y hacen un seguimiento tanto del presupuesto operativo como del financiero. El presupuesto operativo permite a los gestores planificar y visualizar los ingresos y gastos futuros y suele constituir la base de la cuenta de resultados.
Los gestores utilizan el presupuesto financiero para planificar la asignación de fondos y activos y para hacer un seguimiento de los gastos y pasivos del departamento y constituye la base del balance del departamento. Una gestión presupuestaria eficaz, por tanto, requiere un seguimiento y registro precisos de estos dos importantes aspectos del presupuesto de un departamento.
Sigue un enfoque presupuestario descendente
Muchas empresas y organizaciones aplican un enfoque descendente a la gestión presupuestaria. En este método de presupuestación, los altos ejecutivos de una empresa preparan las previsiones y fijan los objetivos financieros correspondientes y comunican toda esta información a los miembros del equipo que desempeñan funciones de gestión de nivel medio. A continuación, los gerentes y supervisores que desempeñan estas funciones de nivel medio planifican y establecen sus presupuestos departamentales antes de comunicárselo a los equipos de gestión y operativos de nivel inferior.
Seguir un enfoque presupuestario ascendente
En el método de presupuestación ascendente, los ejecutivos de alto nivel planifican y prevén las necesidades y objetivos financieros de la empresa y comunican esta información a todos los niveles de dirección y departamentos. A continuación, los supervisores y gerentes de los niveles operativos planifican las necesidades de producción, incluidos los costes y los ingresos y ventas previstos. A continuación, los directivos de los niveles inferiores y operativos comunican los presupuestos de sus departamentos a los mandos intermedios y superiores.
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Cómo gestionar eficazmente un presupuesto departamental
Dependiendo de las necesidades de la empresa y del departamento, hay algunas formas de integrar una gestión presupuestaria eficaz:
1. Siga el proceso presupuestario establecido por su empresa
Si su empresa tiene un enfoque establecido para gestionar con precisión y eficacia sus presupuestos departamentales y corporativos, remítase a los métodos que ya están en vigor. Por ejemplo, si su empresa utiliza un método de presupuestación descendente, es probable que colabore con los gerentes de mayor nivel para entender los objetivos ejecutivos, de modo que esté preparado con los recursos y la información que necesita para comunicarse con el departamento que dirige.
2. Utilice el presupuesto existente de su departamento como punto de partida
Al entrar en un puesto de gestión por primera vez, es posible que tenga un presupuesto departamental existente con el que trabajar. Esto le permitirá conocer mejor los gastos de su departamento, los ingresos y otros aspectos de su posición de gestión. Además, tener un presupuesto departamental existente le guiará en la planificación operativa y financiera de cada periodo.
3. Entienda los objetivos de su empresa y departamento
Comuníquese con sus supervisores y con la alta dirección para entender los objetivos a corto y largo plazo que se espera que alcance en cada periodo presupuestario. Esto le proporcionará la información que necesita para planificar con precisión las necesidades de su departamento y equipo, incluidos los recursos adicionales que pueda necesitar el departamento para cumplir los objetivos de la empresa.
4. Implique y colabore con su equipo
Al establecer los presupuestos mensuales, trimestrales y anuales, asegúrese de escuchar las opiniones de los empleados que dirige. Esta información le ayudará a comprender las necesidades específicas de su equipo y a planificar los recursos que apoyarán la productividad general. Además, involucrar a su equipo en el proceso de elaboración del presupuesto también les dará una comprensión más profunda de su papel en la consecución de los objetivos de la empresa.
5. Comunicar las necesidades financieras de su departamento
Cuando entienda lo que su departamento necesitará para cumplir eficazmente los objetivos de la empresa, comunique estas necesidades financieras a sus supervisores. El presupuesto de su departamento tendrá en cuenta los costes de funcionamiento que conducen a la consecución de los objetivos de la empresa, a la vez que comunicará los ingresos previstos de su departamento. Esta información ayudará a sus supervisores y a la alta dirección a entender lo que necesita para garantizar que todos cumplan los objetivos.
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Consejos para la gestión del presupuesto
Al entrar en una función de gestión, tenga en cuenta los siguientes consejos para gestionar eficazmente el presupuesto de su departamento:
Participa en la formación sobre gestión presupuestaria
Muchos nuevos directivos deciden participar en un curso o taller de formación en gestión presupuestaria para profundizar en su conocimiento de la elaboración de presupuestos corporativos. Esta es una excelente manera de aumentar sus conocimientos y desarrollar su comprensión de los diversos aspectos de un presupuesto operativo y financiero para que pueda hacer un seguimiento preciso de los gastos, los ingresos y las contribuciones de su departamento hacia los objetivos de la empresa.
Comunicar claramente las previsiones presupuestarias
Comunícate regularmente con otros miembros de tu departamento para conocer todos los aspectos de las operaciones y necesidades del mismo y para aplicar esta información a la planificación del presupuesto de tu departamento.
Por ejemplo, si un nuevo gerente es responsable del presupuesto de todo un departamento, pero no tiene experiencia en la elaboración de presupuestos para las necesidades de software o hardware, es probable que se comunique con los miembros de su departamento que entienden los procesos de presupuestación de estas necesidades para que puedan hacer proyecciones precisas.
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Supervisar regularmente y hacer correcciones proactivas.
Manténgase al tanto del presupuesto de su departamento para estar al tanto de cualquier error que se produzca a lo largo del periodo presupuestario. Por ejemplo, es posible que tenga que solicitar a su equipo información y registros financieros con regularidad para asegurarse de que se ajusta al presupuesto y a los objetivos de la empresa. Si se da cuenta de que las operaciones de su departamento se están saliendo del presupuesto, el seguimiento y los informes periódicos le permitirán detectar estos errores y realizar ajustes antes de que puedan surgir problemas presupuestarios mayores.
Evaluar el presupuesto mensualmente
Aunque muchos directivos hacen un seguimiento de sus presupuestos departamentales con carácter trimestral y anual, controlar las operaciones presupuestarias mensualmente es importante para garantizar la exactitud y que los procesos departamentales se mantengan dentro del presupuesto. Revisar el presupuesto mensualmente también puede ayudarle a identificar dónde puede asignar recursos adicionales o eliminar procesos costosos que son innecesarios para alcanzar los objetivos de la empresa.