5 pasos para gestionar proyectos de forma eficaz (y consejos)

El proceso de creación y finalización de un proyecto empresarial implica muchos factores. Un equipo de gestión de proyectos eficaz es uno de los componentes clave para la finalización satisfactoria del proyecto. Con un equipo de gestión de proyectos experimentado, es más fácil alcanzar los objetivos del proyecto, mantenerse dentro del presupuesto y cumplir los plazos.

En este artículo, se explica qué es la gestión de proyectos, por qué es importante gestionarlos, cómo gestionarlos eficazmente en cinco pasos y consejos para gestionarlos.

Gestión de proyectos: Los diferentes niveles y responsabilidades de las funciones de los gestores de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de herramientas, habilidades y resultados que ayudan a que los proyectos terminen y tengan éxito. Un equipo de trabajadores expertos puede terminar un proyecto, o los interesados pueden contratar a un director de proyecto que reclute al personal adecuado para formar un equipo de gestión. Pueden colaborar en tareas y objetivos para terminar el proyecto en un periodo de tiempo predeterminado.

¿Por qué es importante gestionar los proyectos?

Los proyectos pueden resultar costosos, por lo que es esencial contar con una gestión de proyectos eficaz que ayude a garantizar que el proyecto se desarrolle según lo previsto. Con la gestión de proyectos en marcha, las partes interesadas pueden ahorrar tiempo y dinero gracias a la planificación adecuada, la colaboración del equipo y los objetivos que se forman desde el proceso de planificación hasta la finalización del proyecto. Las partes interesadas pueden tener más probabilidades de ver sus proyectos terminados a tiempo y dentro del presupuesto que se discutió originalmente.

Cómo gestionar proyectos de forma eficaz en 5 pasos

Seguir cada uno de los pasos de la gestión de proyectos puede ser importante para la finalización y el éxito de un proyecto en curso. He aquí una lista de cinco pasos que le ayudarán a gestionar eficazmente un proyecto:

1. Iniciar el proyecto

Antes de iniciar un proyecto, puede ser beneficioso realizar un estudio de viabilidad para demostrar que el proyecto es viable y puede aportar beneficios a la empresa. El estudio de viabilidad incluye elementos como una amplia investigación y datos sobre el alcance del proyecto, los requisitos monetarios y técnicos, una serie de planes y acciones y una evaluación de la rentabilidad del proyecto.

Una vez que el contratista haya completado el estudio de viabilidad, un equipo de interesados y otras partes relevantes pueden revisar el estudio y determinar si desean seguir adelante. Si lo aprueban, pueden discutir y establecer los objetivos del proyecto, una propuesta de calendario de eventos, estrategias de gestión del equipo y una cadena de comunicación.

Algunos aspectos clave de la fase de iniciación del proyecto son:

  • Documentación: Documente por qué es útil el proyecto, cuáles son sus objetivos y el rendimiento de las inversiones.
  • Gestión de equipos: Cree descripciones de trabajo, objetivos para cada puesto y explique cómo puede beneficiar al proyecto cada miembro del equipo.
  • Oficina de proyectos: Crear un espacio para que el director del proyecto y el personal de apoyo trabajen durante el proyecto.

Relacionado: Estudios de viabilidad: Definición, beneficios y tipos

2. Planificar el proyecto

Una vez que las partes interesadas hayan aprobado el proyecto, puedes sentarte con tu equipo directivo y hacer una lista de todo el trabajo que necesitas completar. Esto puede incluir un presupuesto para el proyecto, recursos y un calendario. La planificación del proyecto puede ser esencial para el éxito del mismo, así que considere ser lo más detallado posible al planificar.

He aquí algunos detalles que hay que incluir en la planificación del proyecto:

  • Lista de tareas: Crear una lista de tareas que incluya todas las tareas menores necesarias para completar el proyecto global.
  • Presupuesto: El presupuesto debe ser preciso antes de que comience el proyecto, por lo que hay que intentar incluir todos los gastos previsibles, como la mano de obra y los costes de funcionamiento.
  • Calendario del proyecto: Un cronograma de proyecto tiene todos los plazos de un proyecto y puede ayudar a mantener el proyecto en movimiento de manera eficiente hacia su fecha límite.

Relacionado: ¿Qué es la planificación de proyectos? (Con ejemplos)

3. Ejecutar el proyecto

Después de planificar a fondo el proyecto, el equipo puede llevar a cabo las tareas previstas en el plan. Antes de que su equipo comience a trabajar, considere la posibilidad de celebrar una reunión de equipo para discutir los objetivos más amplios del proyecto y dividirlos en objetivos más pequeños y alcanzables. Puedes establecer plazos para cada uno de los objetivos más pequeños y asegurarte de que los miembros del equipo conocen sus funciones y las tareas de las que son responsables.

Una vez que tu equipo decida cómo proceder, pueden empezar a trabajar en sus tareas. Puede ser beneficioso celebrar reuniones semirregulares con tu equipo para que puedas asegurarte de que todos están cumpliendo con sus obligaciones a tiempo, responder a las preguntas y aclarar las expectativas o las indicaciones.

He aquí algunos elementos que hay que tener en cuenta durante la ejecución del proyecto:

  • Gestión de costes: Para no salirse del presupuesto, puede hacer un seguimiento del coste de todos los materiales y la mano de obra del proyecto.
  • Gestión de las adquisiciones: Es posible que compre o alquile recursos externos para completar el proyecto. Tener una comunicación clara con los proveedores puede ayudarle a conseguir los recursos dentro de su presupuesto y a tiempo.
  • Gestionar la colaboración: Es importante que tenga una comunicación abierta para que usted y los miembros de su equipo puedan intercambiar información importante sobre el proyecto.

4. Supervisar el proyecto

El seguimiento del proyecto tiene lugar al mismo tiempo que la ejecución del mismo y consiste en supervisar el progreso del plan desde su inicio hasta su finalización. Al supervisar el proyecto, su objetivo es asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto y de que el equipo lo completa en el plazo previsto.

Algunos detalles del seguimiento del proyecto son:

  • Supervisión del proceso: El seguimiento del proceso del proyecto puede permitirle mantener aspectos importantes del plan, como el presupuesto.
  • Programe la comprobación: Revisar el rendimiento real del proyecto en comparación con el calendario propuesto puede ayudar a garantizar que su equipo está funcionando con éxito.
  • Informes: La creación de informes puede facilitarle el seguimiento del progreso general. Además, puede ayudarle a mantener informados a los interesados a lo largo del proyecto.

Relacionado: Cómo controlar el progreso

5. Cerrar el proyecto

Una vez finalizado el proyecto, puedes ofrecer los productos terminados a los clientes y a las partes interesadas. Una vez que las partes hayan aprobado la finalización del proyecto, suelen firmar los documentos necesarios. A continuación, puede reunirse con su equipo para evaluar la velocidad, la calidad, la eficiencia y el resultado general del proyecto para ver en qué aspectos lo ha hecho bien y en cuáles puede mejorar en el futuro.

Un par de aspectos del cierre del proyecto son:

  • Entregables: Una vez que el equipo concluye la ejecución del producto, todas las partes implicadas pueden recibir los entregables, incluyendo cosas como bienes, herramientas, tecnología e infraestructura.
  • Documentos de finalización: El director del proyecto, los interesados y otras partes implicadas pueden confirmar que el proyecto se ha completado firmando los formularios necesarios.
  • Postmortem: Una vez finalizado el proyecto, puede realizar una autopsia, en la que se sentará con su equipo directivo y discutirá los éxitos y desafíos del proyecto.

Consejos para la gestión de proyectos

Hay muchos factores que intervienen en la gestión de proyectos. He aquí una lista de consejos que pueden ayudarle a la hora de planificar y gestionar su próximo proyecto:

  • Conozca su línea de tiempo. Conocer los plazos establecidos para sus tareas puede ayudarle a planificar cada paso del proyecto en consecuencia, de modo que usted y su equipo puedan cumplir el calendario.

  • Construir un equipo de calidad. Intente elegir a miembros del equipo con habilidades únicas para que su equipo pueda ser competente en todas las áreas del proyecto y completarlo de forma eficiente.

  • Comunicar constantemente. Una comunicación satisfactoria con su equipo y las partes interesadas puede mantener a todos comprometidos y reducir los riesgos de conflictos porque usted' ha comunicado las expectativas.

  • Piensa de forma proactiva. Considere la posibilidad de elaborar una lista de riesgos potenciales y crear un plan de acción sobre cómo puede prevenir estos riesgos y cómo puede manejarlos si se producen.

  • Incluye la documentación. Puede ser beneficioso para usted y su equipo documentar todo lo que ocurre desde el principio hasta el final del proyecto, incluidos los cambios en los plazos o los miembros del equipo.

  • Priorizar las tareas. Considere la posibilidad de realizar primero las tareas más difíciles, ya que pueden requerir más tiempo. Esto puede dejarle más tiempo libre para completar las tareas más sencillas más adelante en el día.

  • Planificar la semana. Intente escribir las tareas del día siguiente antes de que termine cada jornada. Esto puede ayudarle a evitar posibles retos al día siguiente y a completar sus objetivos a tiempo.