Una vez que haya ascendido a un puesto de dirección o haya asumido uno en una nueva empresa, es posible que vea el presupuesto del departamento por primera vez. Entender cómo hacer un seguimiento de los gastos o realizar ajustes a mitad de año puede ayudar a los directivos a sentirse seguros y capacitados con este aspecto de su trabajo.
Aprender los pasos para gestionar un presupuesto existente puede ayudar a los directivos a asumir esta responsabilidad con mayor eficacia.
En este artículo, analizamos por qué es importante gestionar un presupuesto, cómo se puede gestionar uno y los consejos para hacerlo de forma más eficaz.
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Por qué es importante gestionar un presupuesto
Establecer un presupuesto te ayudará:
- Identificar las áreas de ahorro: Gestionar y evaluar continuamente un presupuesto le permite averiguar dónde puede ahorrar dinero.
- Crear nuevos hábitos: Al conocer el modo en que utilizas el dinero, puedes modificar los hábitos de gasto y asignar mejor los recursos si es necesario.
- Sentirse más empoderado: Cuando tiene más control y conocimiento sobre cómo está gastando el dinero, se siente mucho más capacitado.
- Centrarse en los objetivos a largo plazo: Un presupuesto te ayuda a empezar a evaluar el dinero como una herramienta, lo que te ayuda a centrarte más en tus necesidades futuras y planes a largo plazo.
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Cómo gestionar un presupuesto
Algunos pasos que puede seguir para gestionar un presupuesto de forma más eficaz:
1. Revisar el presupuesto
Cada departamento de una empresa tiene un presupuesto. Revíselo cuidadosamente y conozca los diferentes gastos del departamento. Incluso puede sentarse con su gerente para revisar el presupuesto y hacer preguntas sobre gastos específicos.
2. Aprender sobre las proyecciones presupuestarias
Si está asumiendo un presupuesto que ya estaba en marcha, es posible que no conozca todas las áreas del departamento. Programe una reunión con los diferentes miembros de su departamento y conozca el uso de los recursos y lo que proyectan que serán los diferentes gastos en el próximo año. También pueden explicar lo que el departamento ha necesitado históricamente para las diferentes áreas.
3. Entender las expectativas del presupuesto
Los directivos indican a muchos departamentos cuál va a ser su presupuesto para el año siguiente. Por ejemplo, a un directivo se le puede decir que el presupuesto de su departamento se mantendrá igual o aumentará un 5% el próximo año. Al conocer las expectativas de antemano, puede evaluar el presupuesto actual y saber qué aumentos o disminuciones son necesarios, o dónde asignar los recursos para cumplir los objetivos de su departamento.
4. Realizar los ajustes necesarios
Las exigencias de un presupuesto cambiarán. Acompáñelo designando las partidas presupuestarias como operativas o discrecionales. Una partida presupuestaria operativa se paga cada mes. Una partida discrecional es un gasto que se destina a una actividad o proyecto concreto. Al mantener muchas de sus partidas operativas o discrecionales, no tiene obligaciones contractuales a largo plazo. Esto facilita la realización de cambios o la eliminación de partidas si necesita reasignar gastos.
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5. Pide ayuda si la necesitas
Es probable que el departamento de finanzas o contabilidad de tu empresa cuente con analistas de presupuestos que están bien informados y pueden ayudarte si tienes preguntas o necesitas orientación. Pueden ayudarle a decidir si debe gastar artículos a través de su presupuesto operativo o capitalizarlos a través de un presupuesto de activos fijos. Por ejemplo, su departamento financiero puede crear una hoja de cálculo que calcule una cifra específica para usted, facilitando el seguimiento de su presupuesto de forma continua.
Consejos para gestionar los presupuestos
Utilice estos consejos para asumir más fácilmente la responsabilidad de gestionar un presupuesto:
Toma una clase de finanzas y presupuestos
Consulte con su universidad local o colegio comunitario para ver si hay cursos disponibles que cubran el tema de la elaboración de presupuestos. La mayoría de las escuelas de negocios ofrecen cursos de uno a tres días.
Invierta el tiempo necesario para aprender al principio
Si eres nuevo en el proceso de gestión de un presupuesto, invierte tiempo en aprender a hacerlo desde el principio. Pida a su jefe que pase tiempo con usted revisando sus objetivos, el formato de su presupuesto y cada una de las partidas que ya se han creado. También puede pedir a alguien del departamento financiero de su empresa que dedique tiempo a responder a sus preguntas.
Asumir la responsabilidad
Hazte cargo personalmente de los recursos de tu departamento como si fuera tu propio negocio.
Entienda cómo encaja su presupuesto
Pregunte a su jefe cómo apoya el presupuesto de su departamento los objetivos organizativos de la empresa. Si es posible, revise el presupuesto de su jefe para tener una perspectiva más amplia de cómo encaja su presupuesto. Si otro departamento tiene necesidades financieras más prioritarias, sea proactivo y ofrézcase a ayudar a recortar de su propio presupuesto para reasignar los fondos.
Haga un seguimiento de los gastos mensuales y realice correcciones
Haga un seguimiento de sus propios gastos mensuales o pida informes mensuales sobre los gastos de su departamento. Mídase a sí mismo e informe proactivamente a su jefe. Si es necesario, corrija sus gastos para asegurarse de que se mantiene por debajo del presupuesto.
Sea estratégico
Al preparar el presupuesto para el próximo año, desarrolle una estrategia y unos objetivos y, a continuación, identifique los recursos que necesitará su departamento para alcanzar esos objetivos. Analice si puede tomar dinero de algunas áreas para cubrir los gastos de otras. Si necesitas solicitar financiación adicional, prepara un caso para justificar la solicitud.
Compartir su presupuesto con su equipo
Sea transparente con su equipo y déjeles ver su presupuesto para el año. Incluso puede trabajar con miembros clave de su equipo para prever los gastos durante el año siguiente. Al involucrar a su equipo en el proceso, tendrán un sentido de propiedad compartido. Esto también les anima a explorar otras opciones para gestionar los gastos.