Gráficos de la curva S en la gestión de proyectos (más consejos)

La curva s es un gráfico matemático que los profesionales de la gestión de proyectos utilizan para comprender la progresión de un proyecto. Los gestores de proyectos pueden utilizar los gráficos de la curva s para evaluar el progreso y el rendimiento o aplicarlos como herramienta para comprender el abanico de posibilidades de una situación. Si la gestión de proyectos forma parte de su carrera, puede aprender a utilizar varios gráficos de curvas s para mejorar sus habilidades. En este artículo, veremos qué es el gráfico de la curva s, explicaremos por qué tiene una forma curva y revisaremos varios usos comunes del gráfico en situaciones de gestión de proyectos.

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¿Qué es el gráfico de la curva s en la gestión de proyectos?

La curva s es un gráfico basado en datos que muestra la información del proyecto trazada contra el tiempo. En la gestión de proyectos, los gráficos de la curva s muestran la progresión del proyecto basándose en métricas como las tareas terminadas, las asignaciones presentadas, las horas de trabajo o los gastos. El uso de los gráficos de la curva s puede ayudarle a comprender si el proyecto está cumpliendo las expectativas de rendimiento y a realizar un seguimiento de los esfuerzos acumulados de su equipo. También puede interpretar los gráficos de la curva S para comparar los datos actuales con las expectativas de referencia o las previsiones iniciales de finalización del proyecto.

¿Por qué una forma 's'?

El gráfico de la curva s recibe su nombre por su forma, que se inclina lentamente hacia arriba, sube rápidamente y luego sigue subiendo a un ritmo más lento. Dado que muchos proyectos comienzan lentamente, ya que el equipo realiza la investigación y la planificación iniciales, la parte izquierda del gráfico tiende a ser más baja en el eje Y. A medida que el equipo realiza más tareas, la curva s aumenta su valor en los ejes y y x. La parte central del gráfico suele ser empinada porque los miembros del equipo centran sus esfuerzos en el crecimiento del proyecto y el cumplimiento de los objetivos. Cerca del final de un proyecto, el crecimiento se ralentiza porque los empleados tienen menos tareas que terminar.

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Ventajas del uso del gráfico de la curva s en la gestión de proyectos

Hay muchas razones por las que los gestores de proyectos optan por utilizar el gráfico de la curva s cuando hacen el seguimiento y el análisis del éxito del proyecto. Estas son algunas de las ventajas de utilizar el gráfico de la curva s en la gestión de proyectos:

  • Permite al director del proyecto seguir la progresión del mismo. Los gráficos de la curva S permiten a los gestores de proyectos añadir datos actuales y visualizar la progresión del proyecto en el contexto del calendario del mismo.
  • El director del proyecto puede proyectar posibles ralentizaciones. Analizar un gráfico de curva s que muestre cómo avanza un proyecto puede permitir a los gestores de proyectos correlacionar las ralentizaciones de la producción con eventos específicos. Entender qué eventos de un sistema hacen que la producción global baje permite a los gestores de proyectos prepararse para ellos o evitarlos por completo.
  • El gráfico ayuda al gestor de proyectos a crear proyecciones. Comprender el alcance de un proyecto es importante para los gestores de proyectos porque les permite asignar los recursos y el tiempo de forma adecuada. Los gráficos de la curva S pueden ayudar a los gestores de proyectos a predecir cuándo pueden necesitar un aumento de fondos o de mano de obra.
  • Establece expectativas realistas para el director del proyecto y el equipo. La creación de un gráfico de curva s puede ayudarle a establecer expectativas realistas de crecimiento en cada punto del ciclo de vida de un proyecto.

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Usos habituales de la curva s en la gestión de proyectos

Una gráfica de la curva s siempre incluye un conjunto de datos trazados en función del tiempo, pero puedes decidir qué variables específicas incluir. También puedes desarrollar diferentes aplicaciones e interpretaciones para los gráficos que crees. Estos son algunos de los usos habituales del gráfico de curva s en situaciones de gestión de proyectos:

Gráficos de la curva s de referencia

Antes de que comience un proyecto, puede preparar un cronograma que muestre los recursos, la mano de obra y las responsabilidades previstas para el proyecto en cada etapa de su desarrollo. El gestor del proyecto puede hacer un gráfico de sus proyecciones para mostrar los fondos y los plazos del proyecto, creando un gráfico de curva s de referencia. El uso de este gráfico le permite establecer expectativas teniendo en cuenta variables como los retrasos, los errores y los ajustes para decidir unos plazos de finalización realistas.

Previsiones de tesorería

Muchos gestores utilizan los gráficos de la curva S para elaborar curvas de flujo de caja. El flujo de caja es la forma en que el gestor de proyectos presupuesta un proyecto, y el uso de este gráfico le permite correlacionar el gasto con los eventos e hitos importantes durante un proyecto. Mediante el uso de un gráfico de flujo de caja s-curva, se puede realizar un seguimiento de los gastos y las transacciones financieras para ver dónde se incurre en costes a lo largo de un proyecto. Algunos gestores utilizan los gráficos de flujo de caja en forma de s para hacer un seguimiento de las obligaciones de pago y la disponibilidad de fondos.

Gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado (EVM) es una estrategia de gestión de proyectos que consiste en utilizar datos objetivos para evaluar la productividad general y el éxito de un equipo, proyecto o individuo. Puede utilizar gráficos de curvas s para identificar cómo interactúan todas las variables de un proyecto y determinar cómo el comportamiento de su equipo influye en el gasto y el éxito del proyecto. Puede utilizar el software de EVM para generar automáticamente gráficos de curvas s basados en los datos del proyecto y ayudarle a determinar las áreas de mejora en función de los esfuerzos acumulados de su equipo.

Gráfico de la curva s porcentual

Algunos gráficos de curvas s utilizan porcentajes para mostrar la proporción de finalización del proyecto en cada momento. Un gráfico de curva s porcentual puede ser útil para determinar la mano de obra o los costes en relación con el calendario general del proyecto. Puede utilizar los gráficos de curva s porcentuales para comprender el porcentaje de tareas realizadas o el presupuesto gastado del proyecto en comparación con las expectativas de referencia.

Evaluación del rendimiento y del progreso

Al crear un gráfico de curva s de evaluación del progreso, necesita tres conjuntos de datos: el valor esperado de todas las tareas del proyecto, el valor real de las tareas completadas y los costes en los que se incurre al completar las tareas. El trazado de estos datos en el gráfico le permite visualizar rápidamente cómo se comparan sus costes reales con los previstos y cómo influyen esos costes en el éxito del proyecto. Puede utilizar esta información para comprender el estado actual del proyecto y adaptar la previsión para su proyecto en función de la diferencia entre cada línea de la curva S.

Comparación de la producción de cantidades

Los gestores de proyectos de los sectores de la fabricación y la construcción suelen utilizar gráficos de comparación de la producción en forma de «s». Puede utilizar estos gráficos para controlar el número de productos fabricados o construidos cada día. En este gráfico, se incluyen tanto las cantidades proyectadas como las reales de bienes para que pueda visualizar cuánto más necesita producir para cumplir con los pedidos. Este gráfico le permite identificar si su equipo de producción está produciendo suficiente producto para satisfacer la proyección y la demanda, ayudándole a decidir cuándo programar más empleados o acelerar los procesos de fabricación.

Programar el abanico de posibilidades

El gráfico de la curva en s de las posibilidades del calendario, también conocido como el gráfico del plátano, tiene dos líneas separadas que muestran los valores mínimos y máximos que se pueden esperar a medida que se desarrolla el proyecto. Esto se debe a que el gráfico muestra dos líneas separadas que forman aproximadamente la forma de un plátano. Puedes utilizar este gráfico para hacerte una idea general de cuánto podría costar un proyecto, cuánto podría durar o cuánto podrías producir en el mejor y en el peor de los casos.

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Consejos para utilizar los gráficos de la curva s en la gestión de proyectos

Muchos gestores de proyectos consideran que los gráficos de curvas s son muy útiles para visualizar la progresión de un proyecto o prever su finalización. Para utilizar los gráficos de curvas s para mejorar sus técnicas de gestión de proyectos, utilice estos útiles consejos para aplicarlos en el lugar de trabajo:

  • Decídase por un software de gráficos. Antes de crear sus gráficos de curvas s, investigue varios sistemas de software y decida qué solución puede ser la mejor para usted. Desde programas ofimáticos comunes hasta software específico de gestión de proyectos, hay muchas opciones que se aplican a diferentes ámbitos de trabajo.
  • Haga un seguimiento de los datos de los proyectos pasados y actuales. Recopile información sobre proyectos anteriores para elaborar proyecciones realistas que pueda comparar con la información entrante. A medida que el proyecto avanza, mida regularmente la información para establecer un conocimiento detallado del éxito del proyecto.
  • Determina tus objetivos. Entender por qué necesita un gráfico de gestión de proyectos de la curva s le asegura medir los datos correctos y aplicarlos adecuadamente. Tanto si necesita hacer un seguimiento del flujo de caja como prever las necesidades de personal, conocer el objetivo de su gráfico de curva s le permite mantenerse centrado y ser eficaz.
  • Educa a los miembros de tu equipo. Todas las personas de su equipo que interpretan los gráficos de las curvas S deben entender los datos de las mismas y su significado. Las personas que recogen datos para sus gráficos también pueden mejorar sus procesos de registro si entienden el propósito de sus datos. Dedique tiempo a educarles sobre cómo crear y aplicar los gráficos de curvas s.

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