Un conocimiento profundo de los conceptos de gestión, las áreas de conocimiento, las estrategias y los trucos le ayudarán a convertirse en un gestor de proyectos más eficaz, independientemente de su posición en el equipo de gestión de proyectos. Comprender los cinco grupos de procesos y las 10 áreas de conocimiento, además de dominar el proceso de gestión de proyectos, le permitirá influir directamente en los resultados del proyecto. Es necesario practicar para adquirir estos conocimientos.
En este artículo, analizamos las diferencias entre los grupos de procesos de gestión de proyectos y las áreas de conocimiento, y ofrecemos una mirada en profundidad a las diferentes áreas de conocimiento de PMP.
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¿Qué son los grupos de procesos de gestión de proyectos?
Las cinco fases, o pasos, de un proyecto son los grupos de procesos de gestión de proyectos. Estas fases son:
- Iniciación: Este es el grupo que pone en marcha el grupo del proceso de planificación. En este grupo se preparan los documentos necesarios y se dan los pasos para iniciar el proyecto.
- La planificación: Este grupo desencadena el grupo del proceso de ejecución. Es en este grupo donde se planifica el proyecto para que pueda comenzar la fase de ejecución.
- Ejecutando: Es en este grupo donde se realiza la mayor parte del trabajo del proyecto.
- Seguimiento y control: En este grupo, el equipo comprueba si todo va según lo previsto y lo programado. Este grupo interactúa con los cuatro grupos del proceso.
- Cierre: Este grupo cierra el proyecto cuando se cumplen los objetivos.
Tenga en cuenta que puede repetir los grupos de procesos varias veces a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.
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¿Qué son las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos?
Las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos coinciden con los grupos de procesos y son un conjunto de directrices y terminología estándar. Las áreas de conocimiento incluyen la materia técnica básica necesaria para gestionar con éxito los proyectos. Las áreas de conocimiento están diseñadas para agrupar procesos que tienen características de conocimiento comunes.
Diferencia entre áreas de conocimiento y grupos de procesos
La gestión de proyectos se estructura utilizando tanto grupos de procesos como áreas de conocimiento. Las áreas de conocimiento cubren todo lo que un gestor de proyectos necesita saber y no están directamente asociadas con el trabajo que se realiza más allá de simplemente proporcionar el conocimiento de base para realizar el trabajo. Los grupos de procesos, en cambio, se refieren a lo que hay que hacer, a los pasos que hay que dar en cualquier tipo de proyecto y en cualquier sector.
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10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
A continuación, se detallan las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos:
- Gestión de la integración del proyecto
- Gestión del alcance del proyecto
- Gestión del tiempo del proyecto
- Gestión de los costes del proyecto
- Gestión de la calidad del proyecto
- Gestión de los recursos humanos del proyecto
- Gestión de las comunicaciones del proyecto
- Gestión de riesgos del proyecto
- Gestión de las adquisiciones del proyecto
- Gestión de las partes interesadas del proyecto
1. Gestión de la integración del proyecto
En esta área de conocimiento se identifica y define el trabajo del proyecto. Incluye los conocimientos necesarios para elaborar una carta de proyecto, el documento que establece el proyecto y asigna un gestor. Otro aspecto es el plan de gestión del proyecto que, una vez creado, es aprobado por las partes interesadas y, a continuación, se supervisa y se realiza un seguimiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
2. Gestión del alcance del proyecto
Aquí es donde se planifica la forma de mantener el proyecto dentro de los límites establecidos. Esta área de conocimiento se ocupa de definir el alcance, los requisitos del proyecto, el trabajo del proyecto, la elaboración de la estructura de desglose del trabajo y la gestión del alcance. Definirá el alcance de un proyecto en una declaración de alcance, que puede ser desde una sola frase hasta una lista exhaustiva con viñetas.
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3. Gestión del tiempo del proyecto
Aquí es donde se establecen las fechas de inicio y los plazos, así como los presupuestos para cada tarea. Es aquí donde se elige el número de recursos necesarios para cumplir los objetivos. Esto implica la gestión del calendario del plan, creando un calendario para el proyecto e identificando quién es responsable de cada tarea. Tendrá que definir las actividades y crear una lista de tareas que abarque todos los aspectos del proyecto.
4. Gestión de los costes del proyecto
Aquí es donde se establece el presupuesto base y se estiman los costes, lo que requiere una buena herramienta de estimación para garantizar que los fondos cubren la extensión del proyecto. La gestión de los costes del proyecto también incluye el seguimiento periódico para mantener informados a los interesados. Esta área de conocimiento determinará el método para establecer el presupuesto y qué procedimientos se utilizarán para controlar los costes. Se necesitará una lista completa de recursos, incluida la mano de obra, los materiales y el equipo, ya que habrá que estimar el coste de cada tarea para crear el presupuesto.
5. Gestión de la calidad del proyecto
Esta es el área de conocimiento en la que se controlan y solucionan los problemas de calidad. Hay tres procesos en esta área de conocimiento y es aquí donde se planifica y se hace el seguimiento de los requisitos de calidad de los entregables. El proceso de gestión de la calidad debe incluir el aseguramiento de la calidad para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad.
6. Gestión de los recursos humanos del proyecto
En esta área de conocimiento se definen las formas en que se utilizarán, desarrollarán, adquirirán y gestionarán los recursos humanos. Un plan de gestión de recursos humanos identificará las funciones del proyecto y las necesidades de los puestos. Una vez creadas las descripciones de los puestos, se pueden cubrir los puestos en la empresa mediante un sorteo, contratando a nuevos miembros del equipo o mediante una combinación de ambos enfoques. A continuación, hay que supervisar la productividad del equipo y gestionar los conflictos internos.
7. Gestión de las comunicaciones del proyecto
En esta área de conocimiento, usted elabora el plan de gestión de la comunicación, se asegura de que se siga y controla el flujo de información dentro del proyecto. Debe revisar la eficacia del plan de comunicación con regularidad y ajustarlo según sea necesario.
8. Gestión de riesgos del proyecto
Esta área se centra en la identificación, el análisis y la planificación de respuestas a los riesgos de amenaza y los riesgos de oportunidad. Su plan de gestión de riesgos identificará cómo se categorizarán, priorizarán y desglosarán los riesgos. Una vez identificados y clasificados los riesgos, deberá realizar un análisis de los mismos y priorizarlos. A continuación, tendrá que planificar las respuestas a los riesgos. Si el riesgo se convierte en un problema, tendrá que tener una respuesta escrita de antemano. Para controlar los riesgos, tendrá que revisar el registro de riesgos periódicamente y eliminar los que ya no afecten al proyecto.
9. Gestión de las adquisiciones del proyecto
En la gestión de adquisiciones del proyecto, se elabora un plan para realizar, controlar y cerrar las adquisiciones externas, como las de los subcontratistas. Planificar la gestión de compras significa identificar las necesidades del proyecto que requieren subcontratistas. Después de contratar a los subcontratistas, tendrá que gestionar y supervisar el trabajo y, a continuación, cerrar los contratos cuando el trabajo esté terminado.
10. Gestión de las partes interesadas del proyecto
Esta área abarca los procesos que utilizas para reconocer y satisfacer a los principales interesados que se ven afectados por el proyecto. La gestión de las partes interesadas requiere que elabore una lista de las mismas y priorice sus preocupaciones. También incluye la gestión de las expectativas y la comunicación con ellos a lo largo del proyecto.