Su guía sobre la delegación y la gestión de equipos con éxito

La principal responsabilidad de un directivo es asegurarse de que su grupo cuenta con los recursos y las capacidades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. Lo que los excelentes directivos saben es que contar con las personas adecuadas para cada trabajo es un recurso importante.

Aprovechar al máximo los recursos disponibles suele implicar la delegación de tareas específicas a miembros concretos del equipo para que el proyecto se realice a tiempo, dentro del presupuesto y con resultados de máxima calidad.

En este artículo, hablaremos de cómo gestionar con éxito un equipo, centrándonos en la delegación efectiva.

¿Qué es la delegación en la gestión de equipos?

Distribuir las tareas a otros y asignarlas a personas cuyos puntos fuertes coincidan con las necesidades es la forma de delegar.

La delegación es, en gran medida, una herramienta de gestión del tiempo que le permite centrar sus esfuerzos en la estrategia general del proyecto mientras los detalles son realizados por otros. Una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de delegar es centrarse en las acciones que tienen más impacto en el éxito del proyecto en cuestión.

Normalmente, estas acciones implican la planificación de proyectos, la gestión de riesgos, la garantía de calidad y la motivación del equipo. Una delegación adecuada puede garantizar que su tiempo se utilice de forma inteligente en el ámbito más amplio del proyecto, así como motivar a su equipo para que utilice sus mayores puntos fuertes y amplíe continuamente sus habilidades y, por tanto, su confianza en sí mismo.

La gestión de equipos es algo más que control, y la delegación es una herramienta que le ayuda a ceder parte de ese control sin miedo al fracaso, suponiendo que usted haya aprendido a delegar adecuadamente las tareas correctas en las personas correctas, que haya comunicado claramente las expectativas relacionadas con dichas tareas y que pueda proporcionar suficiente apoyo a sus empleados cuando lo necesiten.

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2. Cómo delegar eficazmente

Siga estas pautas para practicar estrategias de delegación eficaces:

  1. Comunicar a su equipo el objetivo final del proyecto'.
  2. Establezca los parámetros del proyecto.
  3. Sigue el progreso del proyecto en equipo.
  4. Reconozca el trabajo bien hecho

1. Comunique a su equipo el objetivo final del proyecto

Saber dónde y cuándo se espera que lleguen ayudará a su equipo a establecer sus procesos y a gestionar su tiempo de forma eficaz.

2. Establecer los parámetros del proyecto

Esto llevará a discutir el alcance del papel de cada persona para completar el proyecto, durante el cual querrá identificar claramente los hitos, los plazos y cómo su equipo puede acudir a usted para obtener apoyo.

3. Seguir el progreso del proyecto en equipo

Establecer y comunicar los plazos ayudará a que cada persona sepa a qué atenerse, pero hay que hacer un seguimiento periódico para discutir los progresos e identificar cualquier obstáculo que pueda dificultar el avance del proyecto en su conjunto. Mantenga su atención en los resultados, más que en la forma en que se están completando.

4. Reconocer el trabajo bien hecho

Dar reconocimiento es uno de los motivadores más importantes que puede proporcionar a su equipo. Sentirse realizado y reconocido les anima a seguir mejorando y produciendo los mejores resultados posibles.

A la hora de delegar tareas en cada uno de los miembros de tu equipo, ten en cuenta los siguientes factores:

Conoce a tu gente

Tendrá que emparejar las tareas con los conjuntos de habilidades, por lo que querrá saber en qué destaca cada miembro del equipo, qué entorno o estilo de trabajo se adapta mejor a ellos y dónde podrían beneficiarse de un desarrollo adicional. Además, querrá asegurarse de que la formación o los recursos que necesita su equipo están disponibles para ayudarles a completar con éxito su parte del proyecto.

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Relación de proyectos

El Principio de Pareto afirma que nunca se debe delegar el 20% de las tareas en las que se basa el 80% de los resultados. Esto significa que hay que delegar de abajo a arriba; las tareas de menor riesgo y no especialmente delicadas se pueden delegar en alguien con las habilidades necesarias para manejarlas, liberando su tiempo para centrarse en la visión general del proyecto.

Cargas de trabajo del equipo

Añadir tareas a una carga de trabajo ya abrumadora es, en esencia, poner a su empleado a fracasar. Delegue de forma equitativa para garantizar que el proyecto se termine a tiempo y que sus empleados sigan motivados y confiados.

Una delegación eficaz permite a su equipo concentrar sus mejores habilidades en las partes correspondientes de un proyecto, lo que conduce a un equipo más productivo y a resultados de mayor calidad.

Consejos para dirigir con éxito un equipo

Los gerentes exitosos descubren que tienen la confianza y el respeto mutuos con su equipo que hace que el lugar de trabajo sea de alto funcionamiento y ultra productivo. Estos directivos practican ciertas metodologías en su liderazgo y la empresa, así como los empleados, disfrutan de la recompensa de un entorno de trabajo agradable y colaborativo, un desarrollo profesional continuo y el crecimiento constante de cada individuo con la empresa. Sigue estos consejos para convertirte en el mejor directivo posible.

  1. Contrata con prudencia.
  2. Establezca objetivos claros y alcanzables.
  3. Comunicar con eficacia.
  4. Proporcionar comentarios útiles.
  5. Resolver los conflictos de forma rápida y justa.

1. Contratar sabiamente

Conocer a sus empleados comienza antes de que sean contratados. Hable con ellos, conozca sus puntos fuertes, sus intereses y el tipo de miembro del equipo que será. Esto le ayudará a colocar a las personas adecuadas en las funciones correctas; en el ámbito general de la empresa, contratar a las personas adecuadas puede aumentar la productividad del equipo, tanto cualitativa como cuantitativamente. Además, quedará más claro si el papel o la empresa son adecuados para el posible empleado y le ayudarán a decidir si quiere seguir adelante.

2. Establecer objetivos claros y alcanzables

Su equipo no debería tener problemas para explicar los objetivos del proyecto, los plazos y las funciones específicas de cada persona dentro del mismo. Establezca objetivos claros del proyecto como equipo y reúnase con cada miembro de forma individual para aclarar las tareas individuales. Puedes considerar la posibilidad de utilizar una herramienta de seguimiento, como un diagrama de Gantt o una herramienta de calendario/tarea basada en la nube que pueda ser actualizada por cualquier miembro del equipo y que esté siempre al día.

3. Comunicarse con eficacia

La comunicación abierta es crucial para el éxito del equipo. El uso de múltiples métodos de comunicación puede ayudar a su equipo a estar al tanto de los plazos, las asignaciones y la colaboración en las tareas. Además, la creación de un ambiente receptivo animará a los empleados a compartir sus ideas, expresar sus opiniones y sentirse cómodos al discrepar respetuosamente, si es necesario. Esto ayudará a que su proyecto avance sin problemas y a tiempo.

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4. Proporcionar información útil

Proporcionar un feedback honesto y constructivo sirve para ayudar a su equipo a aprender y desarrollarse, además de proporcionarle motivación y satisfacción laboral. Déles retroalimentación honesta tanto en un entorno individual como en un entorno de equipo y permita que la retroalimentación sea proporcionada por el equipo también. Si sus comentarios les ayudan a desarrollarse, los suyos harán lo mismo por usted.

Proporcionar un foro para la retroalimentación abierta también fomenta el intercambio de nuevas ideas entre el equipo, lo cual es ventajoso para los miembros del equipo, el gerente y la empresa.

5. Resolver los conflictos de forma rápida y justa

Los miembros del equipo pueden estar ocasionalmente en desacuerdo y asegurarse de que el problema se resuelva rápidamente es su trabajo. Cuando la situación lo justifique, involúcrese en la búsqueda de una solución para poner fin al desacuerdo antes de que se agrave y resulte perjudicial para el equipo.

Para hacerlo con éxito, habla con cada persona implicada en el conflicto en privado para conocer su versión del problema y, a continuación, siéntate con todos los implicados en una reunión de grupo para mantener un debate abierto en el que cada persona tenga la oportunidad de compartir sus puntos de vista sin ser interrumpida. La clave es mantener una conversación civilizada, respetuosa y que permita llegar a una resolución.

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