Un gráfico de embudo puede ayudarle a visualizar los procesos en el lugar de trabajo y determinar qué fases están funcionando eficazmente. También puede ayudarle a identificar posibles peligros y oportunidades de mejora.
En este artículo, repasaremos qué tipo de información mostrar con los gráficos de embudo, cuándo utilizarlos y cómo hacerlos.
¿Qué es un gráfico de embudo?
Un gráfico de embudo es una representación visual de los pasos de un proceso. Los gráficos de embudo se emplean habitualmente en informes, presentaciones, materiales de marketing y cuadros de mando para mostrar las cifras de ventas. Un gráfico de embudo puede utilizarse para mostrar información que disminuye con el tiempo, además de cualquier otro tipo de información. Son especialmente beneficiosos para los directivos y para cualquiera que busque una visión general de un proceso.
Los gráficos de embudo reciben su nombre de la forma en que muestran cómo se estrechan los datos a medida que avanzan por cada etapa de un proceso. Cada parte del embudo muestra un porcentaje del total, y el valor disminuye a medida que se desciende. El valor de todas las partes juntas debe ser igual al 100%.
La forma del embudo puede darle una idea del éxito del proceso que está siguiendo. La mayoría de los gráficos de embudo son más anchos en la parte superior, y cada etapa que sigue es progresivamente más pequeña. Si las etapas no se hacen más pequeñas, puede significar que hay una parte del proceso que necesita ser ajustada.
Puede utilizar los gráficos de embudo en las siguientes situaciones:
- Para resumir los datos
- Hacer un seguimiento de los índices de conversión y retención de ventas
- Para identificar dónde se rompe un proceso
- Para seguir el éxito de una estrategia empresarial
- Analizar las relaciones parte-todo entre los datos
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Usos comunes de los gráficos de embudo
El uso más común de los gráficos de embudo es ilustrar el proceso de ventas de una organización. Esto se debe a que los gráficos de embudo proporcionan a los responsables de ventas una visión clara y concisa de los éxitos y las pérdidas. Por ejemplo, un embudo que muestre las etapas de un proceso de ventas comenzaría con el total de clientes potenciales a la cabeza. Las demás etapas del embudo podrían incluir los clientes potenciales cualificados, los prospectos, los contratos y los acuerdos cerrados.
Normalmente, las empresas pierden algunos de sus clientes potenciales a medida que avanzan en el proceso de ventas. Cuando se muestra en un gráfico de embudo, sólo una parte de todo lo que empieza en el embudo fluye hasta el fondo. Un gráfico de embudo muestra la eficacia de un equipo de ventas a la hora de convertir clientes potenciales en ventas.
Otros buenos usos de los gráficos de embudo son:
- Seguimiento de los ciclos de cumplimiento de pedidos, desde los pedidos realizados hasta los pedidos entregados
- 4. Describir los niveles de seguridad de la información, desde los no clasificados hasta los confidenciales
- Destacar las áreas de conocimiento, desde el principiante hasta el experto
- Analizar el éxito de las campañas de promoción en línea, desde el total de clics hasta las ventas finales.
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Características principales de un gráfico de embudo
Los gráficos de embudo tienen varias características clave que facilitan su lectura. Por ejemplo, las barras apiladas representan cada etapa del proceso. El ancho de la barra es proporcional a su valor, y la barra con el valor más alto se sitúa en la parte superior. El resto de las barras se sitúan debajo en orden de valor y tamaño decreciente. Los gráficos de embudo funcionan mejor cuando el proceso tiene tres o más etapas y la diferencia entre cada valor es clara.
Un buen gráfico de embudo tiene etiquetas cortas y claras que facilitan su lectura y comprensión. Las etiquetas deben incluir toda la información necesaria para interpretar el gráfico junto con el valor numérico de cada etapa. El uso de diferentes tonos de un mismo color puede ayudar a que cada valor destaque al tiempo que da una sensación de flujo de una etapa a la siguiente. Sin embargo, si quiere dar más énfasis a cada etapa, considere la posibilidad de utilizar diferentes colores.
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Cómo hacer un gráfico de embudo
Puede utilizar muchos programas diferentes para crear un gráfico de embudo. Esta lista explica cómo utilizar tres de los programas más comunes:
1. Excel
Para crear un gráfico de embudo en Excel, sigue estos pasos:
- Configure sus datos. Escriba sus datos en una hoja de cálculo de Excel y cree un gráfico con dos columnas. Escriba los nombres de cada etapa en la primera columna y los valores de cada etapa en la segunda. Los datos deben estar en orden inverso, con la etapa superior en la parte inferior del gráfico
- Seleccione todos los datos del gráfico. A continuación, haga clic en Insertar > Columna > Pirámide apilada 100%.
- Haga clic en el gráfico. A continuación, haga clic en Diseño Cambiar fila/columna.
- Haz clic con el botón derecho del ratón en el gráfico. Elija Rotación 3D en el menú desplegable. En la sección Rotación, cambie los valores de los campos X e Y a cero. Haga clic con el botón derecho del ratón en el eje Y y seleccione Formatear eje en el menú desplegable.
- Coloque una marca de verificación junto a la opción Valores en orden inverso. A continuación, cierre el cuadro de diálogo y elimine el eje, la leyenda y el fondo del gráfico si es necesario.
- Añade etiquetas al gráfico. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en cada etapa y seleccione Añadir etiquetas de datos.
2. Tabla
Hay muchas maneras de crear un gráfico de embudo en Tableau. Si quiere crear un gráfico sencillo y directo, siga estos pasos.
- Conecte sus datos a Tableau; Para iniciar su proyecto de Tableau, conéctelo a un archivo que contenga la información que desea convertir en un gráfico de embudo. Por ejemplo, puede elegir conectar un archivo de Excel de su ordenador.
- Arrastre los valores de su fuente al estante de Filas. A continuación, seleccione la función agregada Contar o Contar Distinto.
- Asegúrese de que la pestaña Dimensión incluya todas las etapas que desea mostrar. A continuación, arrastre la pestaña Dimensión a Color dentro de la tarjeta de Marcas.
- Haga una copia del campo Recuento; Después de eso, arrástrelo desde el estante de Filas a Tamaño en la tarjeta de Marcas.
- Da formato a tu gráfico. Cree etiquetas para su gráfico según sea necesario.
3. PowerPoint
Sigue estos pasos para hacer un gráfico de embudo en PowerPoint:
- Haga clic en la pestaña Insertar de su documento de PowerPoint; En la sección Ilustraciones de la barra de herramientas, haga clic en SmartArt. En la ventana que se abre a continuación, seleccione Proceso en la lista.
- Elija un gráfico para ilustrar su embudo. Cuando haya encontrado un gráfico adecuado, haga clic en Aceptar para insertarlo en la presentación.
- Seleccione un área de texto. A continuación, introduzca una etiqueta para el primer elemento de su embudo.
- Introduzca texto adicional para el embudo; Para ello, haga clic en el asa con las flechas en el lado izquierdo del cuadro de SmartArt. Pulsa Enter para empezar una nueva línea y Tab para desplazarte hacia abajo en la lista.
- Haga clic en la pestaña Diseño de la sección Herramientas SmartArt. Utilice los estilos SmartArt para cambiar los colores y estilos de su embudo según sus preferencias.