Una empresa debe vigilar de cerca sus gastos generales para asegurarse de que opera dentro de sus posibilidades. Revisar los gastos generales en relación con otros gastos e ingresos puede ayudar a una empresa a determinar si necesita reducir o aumentar la producción para seguir siendo rentable. Conocer los tipos de gastos generales y su importancia puede ayudarle a elaborar propuestas financieras sólidas para la empresa en la que trabaja.
En este artículo, explicaremos qué son los gastos generales, por qué son importantes y los diferentes tipos.
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¿Qué son los gastos generales?
Los gastos generales son aquellos que mantiene una empresa sin estar directamente asociados al producto o servicio que se ofrece. Se conoce como gastos generales, de estructura o indirectos. Por ejemplo, pagar el alquiler de un espacio de trabajo es un gasto general porque es necesario para el éxito de una empresa, pero no incluye directamente los costes relacionados con la producción del producto.
Una empresa siempre tendrá gastos generales que paga de forma continua, independientemente de sus beneficios. Las empresas pueden enumerar los gastos generales en sus cuentas de resultados. Las cosas que una empresa puede enumerar como gastos generales en una cuenta de resultados incluyen:
- Trabajo
- Tarifas de contabilidad
- Publicidad
- Gastos de viaje
- Honorarios legales
- Interés
- Alquilar
- Reparaciones
- Suministros
- Impuestos
- Servicios públicos
Los gastos generales se incluyen en la cuenta de resultados porque afectan directamente a la rentabilidad de la empresa. El propietario de una empresa debe conocer la suma total de los gastos generales para determinar los ingresos netos, también conocidos como el resultado final. Para obtener los ingresos netos, hay que restar todos los gastos generales y los relacionados con la producción de los ingresos netos, que también se conocen como la línea superior.
¿Por qué son importantes los gastos generales?
Los gastos generales son importantes porque ayudan a determinar los niveles de precios adecuados para los productos o servicios. Es una forma de que las empresas controlen sus ingresos y obtengan beneficios a largo plazo.
Saber cuáles son sus gastos generales también puede ayudarle a reducirlos siempre que sea posible. Si hay un gasto que es sustancialmente alto, podría eliminarlo o reducirlo para aumentar el beneficio. Por ejemplo, si una organización está alquilando un espacio de trabajo en una zona cara o que es demasiado grande para sus necesidades, puede reducir sus gastos generales trasladándose a una nueva ubicación más pequeña.
Saber cuál es el coste de los gastos generales le ayudará a determinar la tasa de gastos generales en el precio de su producto o servicio. Cuanto menor sea la tasa de gastos generales, mayores serán los ingresos netos. Por ejemplo, una empresa tiene 10.000 dólares de gastos generales al año y sus ventas son de 50.000 dólares al año.
El propietario puede utilizar esta fórmula para determinar la tarifa:
Tasa de gastos generales = Gastos generales / Ventas
10.000 $ / 50.000 $ = 0,2 o 2%.
Esto significa que la empresa gasta dos céntimos en gastos generales por cada dólar que gana.
Además de fijar los niveles de precios, conocer los gastos generales también es importante para ayudarle a establecer un presupuesto al analizar su suma junto con otros gastos, como los materiales directos y la mano de obra directa.
Los contables utilizan programas y software que les ayudan a tener en cuenta los gastos generales para poder sugerir un buen precio para el producto o servicio que se ofrece. Entre estas herramientas se encuentran:
- 5. Análisis del punto de equilibrio. Se trata de una técnica que los contables utilizan para clasificar los costes de producción entre los costes variables que cambian en función de la producción y los costes fijos que permanecen igual independientemente de la producción. En el análisis del punto de equilibrio se calcula primero el margen de seguridad. El margen de seguridad determina la cantidad de producciones o ventas necesarias para alcanzar el punto de equilibrio.
- Gráfico de cierre. Esta es una curva de ingresos que ayuda a los contables a determinar si una empresa debe seguir funcionando. Una empresa que puede cubrir los costes operativos variables, pero no los gastos generales de la empresa, puede seguir funcionando temporalmente. Sin embargo, si una empresa no puede cubrir los costes operativos, los contables aconsejarán al propietario que cierre. El gráfico de cierre ayuda a los contables a ver si existe la posibilidad de mantener la empresa en funcionamiento o no.
- El cálculo de costes basado en la actividad. Esta técnica asigna los gastos generales de fabricación a los productos de la empresa de forma lógica, en lugar de utilizar el enfoque tradicional de asignar los costes en función de las horas de máquina. Por ejemplo, la factura de servicios públicos de una empresa es de 10.000 dólares al año y las horas de mano de obra directa para el uso de los servicios públicos es de 5.000 horas. Esto significa que la tasa de aplicación de los gastos generales es de 2 dólares (10.000 dólares/5.000 horas).
- Balance. En el balance se encuentran el pasivo, los activos financieros y los fondos propios de una empresa. Los gastos generales de la empresa se encuentran en el pasivo corriente. Junto con las demás herramientas de contabilidad, el balance puede ayudarle a comprender la situación financiera de su empresa.
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Tipos de gastos generales
Hay tres tipos principales de gastos generales:
- Gastos fijos
- Sobrecarga variable
- Gastos generales semivariables
Gastos generales fijos
Los gastos generales fijos son los que se pagan de forma recurrente. Algunos ejemplos de gastos generales fijos son:
- Gastos en el lugar de trabajo, como suministros, equipos y herramientas
- Sueldos de los supervisores de producción
- Sueldos administrativos
- Depreciación de los equipos de producción
- Seguro sobre el equipo de producción, las instalaciones y las existencias
Gastos generales variables
Los gastos generales variables pueden cambiar en función de la temporada. Por ejemplo, los gastos generales de envío y embalaje pueden aumentar durante las temporadas de mayor actividad y la suma puede disminuir durante otras épocas del año. Otros ejemplos de gastos generales variables son
- Suministros para la producción
- Servicios públicos para las instalaciones y la maquinaria
- Sueldos por manipulación y envío del producto
- Materias primas
- Comisiones de venta para los empleados
Gastos generales semivariables
Algunos gastos generales pueden ser semivariables. Esto ocurre cuando una empresa paga una determinada suma independientemente de la actividad, y luego el resto de la suma depende del nivel de actividad. Por ejemplo, los costes de los servicios públicos suelen ser semivariables, ya que la empresa los paga mensualmente, pero el importe varía.
Ya sean fijos, variables o semivariables, los gastos generales se clasifican en dos categorías: administrativos y de fabricación.
- Administrativo: Se trata de gastos generales que no tienen un papel directo en la función de la organización ni generan directamente beneficios. Lo que hacen los gastos generales administrativos es apoyar otras funciones que conforman la empresa.
- Fabricación: Estos gastos generales incluyen los gastos que se producen en el proceso de fabricación, excluyendo el coste de la mano de obra directa y el material directo.