Guía: Mensajes de correo electrónico fuera de la oficina (con ejemplos)

Un mensaje de fuera de la oficina (también conocido como correo OOO) es una respuesta que indica que no estás en tu oficina y que tardarás más en responder a los correos electrónicos. Este mensaje se envía como respuesta a cualquier mensaje que entre en tu bandeja de entrada.

El correo electrónico es una de las principales formas de comunicación en el lugar de trabajo, tanto para los compañeros como para los clientes. Si no puede responder a los correos electrónicos porque se ha tomado unas vacaciones, ha asistido a un evento de trabajo o se ha alejado de su ordenador por cualquier otro motivo, es importante establecer un mensaje fuera de la oficina. Cuando la gente envía correos electrónicos, suele esperar una respuesta puntual. Configurar un mensaje de fuera de la oficina ayuda a mantener a la gente informada y les prepara para saber cómo proceder en tu ausencia.

En este artículo, le presentamos algunos consejos y ejemplos que le ayudarán a elaborar un mensaje profesional fuera de la oficina.

¿Cuándo debo utilizar un mensaje de fuera de la oficina?

Es educado establecer una respuesta fuera de la oficina siempre que no pueda revisar el correo electrónico durante el horario de trabajo. Tanto si te vas de vacaciones durante varias semanas como si estás ocupado durante un día mientras asistes a una reunión fuera de la oficina o a un evento del sector, un mensaje de fuera de la oficina está justificado.

Aunque ya haya anunciado que estará fuera de la oficina, la gente está ocupada y puede olvidar que no está disponible. Una respuesta automatizada puede servir de recordatorio útil para quien intente ponerse en contacto con usted mientras está fuera. También puede ser beneficioso para usted— le permite centrar mejor toda su atención en lo que le ha alejado del lugar de trabajo.

Un correo electrónico fuera de la oficina bien elaborado consigue lo siguiente:

  • Proporciona instrucciones para que los compañeros de trabajo o los clientes no tengan que esperar a que usted responda a una pregunta o a una preocupación urgente.
  • Permite que los clientes o cualquier otro contacto externo sepan que no estás ignorando sus mensajes.
  • Establece expectativas claras sobre cuándo podrás responder.

También es una buena idea configurar un mensaje de OOO en su cuenta de correo electrónico personal—especialmente si está en plena búsqueda de empleo y espera recibir respuestas de los empleadores. Sin un mensaje automático, los empresarios pueden asumir que tu falta de respuesta significa que ya no estás interesado en la oportunidad.

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¿Qué debo incluir en mi respuesta fuera de la oficina?

Los correos electrónicos de OOO más eficaces incluyen lo siguiente:

  1. Un saludo amable y profesional
  2. Cuánto tiempo vas a estar fuera’.
  3. Cuándo un remitente puede esperar una respuesta
  4. A quién contactar en caso de emergencia
  5. Proporcionar instrucciones para las tareas que se realizan habitualmente
  6. Por qué se aleja (opcional)

Veamos con más detalle cada uno de estos elementos de los correos electrónicos fuera de la oficina para consultarlos cuando escriba los suyos:

1. Un saludo amable y profesional

Incluye siempre un saludo, igual que harías en cualquier otro mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, puedes empezar con algo como

¡Hola! Gracias por su mensaje.

2. Cuánto tiempo va a estar fuera’.

Sea lo más específico posible para asegurarse de que el remitente entiende claramente cuánto tiempo no estará disponible. Por ejemplo:

Estaré fuera de la oficina y no podré consultar el correo electrónico durante todo el día del lunes 8 y el martes 9 de octubre.

3. Cuándo un remitente puede esperar una respuesta

Ofrezca al remitente expectativas claras sobre sus planes una vez que regrese. Si se va a ausentar durante un largo período de tiempo y prevé volver con cientos de mensajes, puede añadir un texto que garantice que el remitente no espera tener noticias suyas inmediatamente después de su regreso. Por ejemplo:

Volveré el 10 de octubre y responderé a los correos electrónicos lo antes posible, en el orden en que se hayan recibido.

4. Con quién hay que ponerse en contacto en caso de emergencia

Si el mensaje de su remitente es urgente, es posible que no pueda esperar a que usted vuelva para actuar. Incluya siempre la información de contacto de un gerente o colega que se sienta cómodo manejando cualquier correspondencia de emergencia en su ausencia. Por ejemplo:

Si este mensaje es una emergencia, póngase en contacto con mi colega Anna Smith en a.smith@email.com o en el 512-555-1234.

5. Proporcionar instrucciones para las tareas que realiza habitualmente

Si hay una determinada tarea, informe o respuesta que se espera que proporcione de forma recurrente, incluya información sobre dónde puede obtenerla el destinatario. Puedes decidir delegar esta tarea en un colega o gerente, o hacer saber a la persona que te contacta que completarás la tarea en un día determinado cuando puedas hacerlo. Por ejemplo:

Si te pones en contacto con el informe de inventario de esta semana&#x2019, ponte en contacto con mi colega en tjefferson@company.com.

6. Por qué te vas (opcional)

A veces puede ser útil incluir información sobre el motivo por el que estás fuera de la oficina para establecer unas expectativas adecuadas. Por ejemplo, si sigue trabajando pero está de viaje de negocios fuera del país, es posible que no pueda acceder al correo electrónico durante el mismo horario de trabajo. Por ejemplo:

Actualmente me encuentro fuera del país por motivos de trabajo. Por favor, espere un retraso en las respuestas ya que mi conexión a Internet puede ser inconsistente.

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Ejemplos de mensajes fuera de la oficina

Respuesta no disponible:

Hola,

Gracias por su correo electrónico. Actualmente estoy fuera de la oficina por vacaciones con mi familia desde el 11–15 de junio y no tendré acceso al correo electrónico durante ese tiempo. Volveré a la oficina el lunes 18 de junio y me aseguraré de responder a su mensaje lo antes posible.

Si necesita ayuda mientras tanto, no dude en ponerse en contacto con mi director, Chris Rodríguez, en chris.rodriguez@email.com o en el 212-555-1234 ext. 567.

Que tenga una buena semana.

Gracias,

Joe McDougal
Director de cuentas senior

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Retraso en la respuesta:

Hola,

Gracias por su mensaje. Actualmente estoy fuera del país por motivos de trabajo hasta el 30 de abril. Revisaré los correos electrónicos de forma intermitente, pero le ruego que espere un retraso en la respuesta de hasta 24 horas.

Si se trata de una emergencia, póngase en contacto con mi colega, Nadia Amin (nadia.amin@email.com).

Si se trata de un problema técnico, póngase en contacto con el servicio técnico llamando al 1-800-555-1212.

Gracias por su paciencia,

Jessica Russo
Administrador del sistema

El proceso de configuración de las respuestas automáticas varía según la aplicación de correo electrónico, pero suele ser rápido y sencillo. Con estos consejos y ejemplos, puedes elaborar un mensaje profesional fuera de la oficina que proporcione a los remitentes la información que necesitan.