Mantener una empresa organizada, eficiente y productiva requiere a menudo la ayuda de profesionales administrativos. A lo largo del día, puede confiar en los conocimientos de secretariado para ocuparse de las tareas administrativas y de oficina y gestionar sus tareas de forma eficiente.
En este artículo, repasamos los diferentes tipos de conocimientos de secretaría que hay que tener y por qué son importantes.
¿Por qué es importante tener conocimientos de secretariado?
Una organización puede funcionar sin problemas si se utilizan los conocimientos de secretariado para gestionar de forma profesional importantes tareas organizativas y administrativas. Gracias a los conocimientos de secretaría, puedes ocuparte de un amplio abanico de responsabilidades, desde la programación de citas hasta la toma de notas en reuniones o la organización de archivos importantes de la empresa.
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Las mejores habilidades de secretaría
Las principales habilidades de secretariado que son beneficiosas para los profesionales de la administración en el lugar de trabajo incluyen:
1. Comunicación verbal y escrita
Los profesionales suelen utilizar la comunicación verbal y escrita en una oficina para realizar numerosas tareas, como enviar correos electrónicos a los clientes o a los empleados, responder a las llamadas telefónicas y saludar a los clientes si trabajan en la recepción de la oficina. Ser capaz de comunicarse claramente con los demás le permite transmitir mensajes o correspondencia importantes entre ejecutivos, clientes y empleados.
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2. Habilidades informáticas y técnicas
Puede realizar la mayoría de las tareas administrativas en un ordenador utilizando las aplicaciones o los sistemas de software de la empresa. También debe saber utilizar otros equipos básicos de oficina, como impresoras o escáneres, para hacer regularmente copias para los ejecutivos o empleados o para imprimir materiales esenciales para archivarlos para su uso y referencia posteriores.
Los profesionales administrativos también deben utilizar los dispositivos proporcionados por la empresa, que pueden ser ordenadores de sobremesa, portátiles o tabletas. Muchos ejecutivos prefieren que los empleados utilicen plataformas de programación para asegurarse de que todas sus citas y tareas estén en un lugar de fácil acceso. Para mejorar tus habilidades técnicas y destacar ante los empleadores, varios sistemas de software y aplicaciones ofrecen tutoriales en línea para que los realices y los incluyas en tu currículum.
3. Escribir a máquina y tomar notas
Muchos profesionales de la administración deben tomar notas durante las reuniones. Debes tener una gran capacidad de tomar notas para poder anotar rápidamente la información esencial y los puntos a tener en cuenta para transmitirlos a los empleados y a los ejecutivos. Las habilidades de taquigrafía rápida pueden ayudarle a tomar notas de forma eficiente durante la reunión y a escribirlas en un formato de correo electrónico claro, estructurado y limpio para que los demás puedan verlas y consultarlas. Saber taquigrafiar también puede ayudarte a mantener el ritmo de la conversación y evitar que te pierdas algún punto clave de la charla durante la reunión.
4. Organización
Como profesional administrativo, una de las principales responsabilidades puede ser mantener todos los archivos, la información de la empresa y los documentos ordenados y organizados. Esto te permite a ti y a otros empleados recuperarlos rápidamente y mantener los documentos almacenados de forma segura para evitar que se filtren datos importantes de la empresa.
Puede que seas responsable de almacenar diferentes formas de información de la empresa, como bases de datos electrónicas o archivos en papel. Considera la posibilidad de crear un sistema de organización y detallarlo en una carpeta o archivo para que los demás puedan utilizarlo para encontrar rápidamente los archivos concretos que buscan.
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5. Resolución de problemas y pensamiento crítico
Los ejecutivos pueden esperar que tome decisiones críticas de la empresa de forma eficiente. También puede haber ciertos desafíos que la organización puede sufrir y que requieren soluciones rápidas y lógicas. Debe utilizar su capacidad de resolución de problemas y de pensamiento crítico para idear estrategias innovadoras que puedan mejorar el rendimiento de la empresa y resolver cualquier problema de la misma.
6. Atención a los detalles
Algunos ejecutivos pueden pedir a los profesionales administrativos que revisen o corrijan documentos para ellos. Hay que tener una impresionante atención al detalle para detectar cualquier error o incoherencia en estos materiales antes de que se envíen a los clientes, las partes interesadas o el público. Puede haber otras tareas que se espera que complete rápidamente a lo largo del día y que requieren que detecte cualquier problema o error, como la organización de viajes o la programación de citas.
7. Capacidades de servicio al cliente
Los ejecutivos pueden pedirte que te pongas en contacto con los clientes en su nombre para responder a sus preguntas, programar reuniones o transmitir información importante. Debes tener una actitud profesional, paciente y cortés cuando trabajes con los clientes para asegurarte de que mantienen una relación positiva con la empresa. Recuerde sonreír cuando los clientes entren en la oficina o se acerquen a su mostrador. Mantén una actitud positiva cuando hables con ellos, incluso si se quejan o expresan sus preocupaciones.
8. Flexibilidad y adaptabilidad
La oficina puede ser un entorno de ritmo rápido, por lo que tendrá que mantenerse adaptable y ser capaz de funcionar correctamente en situaciones de gran presión. Los ejecutivos pueden tener citas o reuniones a las que asistir o tareas que deben realizarse en el último momento y que esperan que usted termine, lo que le obliga a interrumpir sus tareas actuales y a centrarse en otras nuevas. Debe adaptarse al ambiente cambiante y ajustar su agenda en consecuencia para asegurarse de no retrasarse o agobiarse con los cambios inesperados.
9. Gestión del tiempo y multitarea
Los ejecutivos pueden asignar varias tareas y proyectos a la vez que se espera que usted presente dentro de plazos ajustados. Considere la posibilidad de adoptar un sistema de gestión de tareas para organizar eficazmente sus tareas y sus fechas de vencimiento para priorizarlas en consecuencia. Esto puede evitar que te olvides de completar alguna tarea o que te retrases en proyectos importantes.
También puede haber días en los que se le asignen varios proyectos que deba presentar al mismo tiempo. Cuando esto ocurre, los ejecutivos pueden esperar que utilices tus habilidades multitarea para completar estos elementos mientras trabajas en otras tareas. Esto puede ocurrir especialmente si usted está completando varias responsabilidades para muchos ejecutivos o empleados a la vez.
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10. 1. Presentación y oratoria
Es posible que te encargues de elaborar presentaciones para ejecutivos, lo que requiere un conocimiento de las diferentes plataformas de presentación y de la información clave de la empresa. Utiliza tus habilidades de presentación e investigación para recopilar información, datos, estadísticas y gráficos de la empresa con el fin de crear presentaciones informativas y valiosas para que los empleados, clientes o partes interesadas las vean y aprendan de ellas.
Los empleadores pueden pedirle que hable ante el público durante reuniones o eventos, por lo que una gran capacidad de oratoria puede ayudarle a realizar presentaciones convincentes y atractivas.