Tener unas excelentes habilidades administrativas puede ayudarle a organizarse bien, a ser un magnífico comunicador y a potenciar su capacidad de atención al cliente. Las capacidades administrativas son fundamentales en puestos administrativos como los de director de oficina y recepcionista, pero también son útiles en casi cualquier profesión.
En este artículo, analizamos en detalle qué son las habilidades administrativas, por qué son importantes y cómo puedes mejorarlas.
¿Qué son las competencias administrativas?
Dirigir una empresa requiere la realización de tareas administrativas. Las habilidades administrativas le ayudan a realizar estas tareas. Las habilidades administrativas incluyen completar el papeleo, reunirse con las partes interesadas internas y externas, presentar información crucial, desarrollar procesos, responder a las consultas de los empleados y mucho más. Estas responsabilidades se pueden llevar a cabo de forma eficiente y con calidad utilizando una variedad de habilidades administrativas.
¿Por qué son importantes las habilidades administrativas?
Las habilidades administrativas son importantes porque mantienen el buen funcionamiento de los procesos empresariales. Toda organización exitosa y eficiente debe contar tanto con profesionales de la administración que posean sólidas habilidades en esta área, como con colaboradores individuales que tengan buenas habilidades administrativas.
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Ejemplos de habilidades administrativas
Son muchas las habilidades técnicas y sociales que contribuyen a crear un conjunto sólido de habilidades administrativas. Mientras que las habilidades técnicas requeridas para las tareas administrativas pueden variar de una empresa a otra (como el dominio de un software o plataforma específicos), hay varias habilidades blandas o “interpersonales” comunes entre las personas con fuertes habilidades administrativas.
Estos son algunos ejemplos de habilidades administrativas:
Organización
Gran capacidad de organización para mantener en orden su espacio de trabajo y la oficina que dirige. Tener un escritorio, un ordenador y un calendario organizados puede ayudarte a completar las tareas administrativas con calidad y eficiencia de tiempo. Los profesionales administrativos también pueden encargarse de organizar los armarios de suministros, los sistemas de archivo, los procesos y mucho más.
Comunicación
La comunicación es una habilidad crucial para realizar tareas administrativas. Debe ser capaz de comunicar los procesos y la información a los demás, responder con claridad a las preguntas y peticiones, etc. También debes ser capaz de utilizar varios tipos de comunicación, incluyendo la verbal, la no verbal, la escrita y la visual.
Trabajo en equipo
Tener una gran capacidad de trabajo en equipo puede ayudarte a la hora de colaborar en proyectos administrativos, desarrollar un nuevo proceso, comunicar y poner en marcha un nuevo proceso o delegar tareas. Ser un buen compañero de equipo incluye practicar la empatía, la humildad y ser un buen comunicador.
Servicio de atención al cliente
En la administración, es habitual responder a las preguntas de los demás o realizar ciertas tareas que otros no pueden hacer por sí mismos. Estas responsabilidades pueden desempeñarse bien con fuertes habilidades de servicio al cliente que incluyen la escucha activa, el establecimiento de expectativas y la comunicación.
Responsabilidad
Las tareas relacionadas con la administración suelen ser importantes para mantener el funcionamiento eficiente de una empresa. Por lo tanto, tener la responsabilidad de completar las tareas a tiempo y de una manera de calidad sin mucha supervisión es crucial.
Gestión del tiempo
Debido a la gran cantidad de responsabilidades que conlleva la administración de empresas, gestionar el tiempo de forma inteligente es una habilidad clave. Mantener tu calendario, planificar el tiempo para completar las tareas y establecer expectativas de tiempo adecuadas son todas partes de ser un administrador fuerte.
Multitasking
Como asistente administrativo, es posible que se le pida que se encargue de varias tareas simultáneamente. No es infrecuente tener que responder a tiempo a los correos electrónicos, responder a las llamadas, atender las peticiones en persona y gestionar las solicitudes de proyectos. La combinación de otras habilidades, como la organización y la gestión del tiempo, te da la capacidad de realizar varias tareas a la vez (https://www.indeed.com/career-advice/career-development/multi-tasking-skills), lo que te permite gestionar varias responsabilidades a la vez para poder ser eficiente.
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Cómo mejorar las habilidades administrativas
Mejorar tus habilidades administrativas puede ayudarte a tener una ética de trabajo más fuerte al completar las tareas de forma puntual y de calidad mientras trabajas bien con los demás. A continuación, te ofrecemos algunos consejos que puedes tener en cuenta para mejorar tus habilidades administrativas:
Establecer objetivos profesionales personales
Establecer objetivos específicos y medibles para aumentar algunas o todas las habilidades administrativas mencionadas puede ayudarte a mejorar con el tiempo. Puede ser útil reunirse con amigos, colegas o mentores de confianza para identificar las áreas de mejora y determinar a qué habilidades debe dar prioridad.
Organízate
La organización es una parte importante de ser un buen administrador. Dedica tiempo a hacerte un espacio de trabajo limpio y organizado que te ayude a priorizar las tareas, a gestionar bien tu tiempo y a responder rápidamente a los demás que necesitan la información que tienes.
Implantar otras habilidades administrativas fuertes
Si tienes un colega o un jefe con grandes habilidades administrativas que te resultan eficaces, intenta adoptar sus prácticas en tu propio trabajo. Por ejemplo, si te parece que su estilo de tomar notas es especialmente útil, podrías practicar también el tomar notas de esta manera.