16 Habilidades de aprovisionamiento para profesionales de la gestión

Como gestor de compras, puede tener muchas oportunidades únicas para ayudar a expandir su departamento o negocio a través de las compras que realiza. Las habilidades de compra pueden ayudar a que una empresa prospere a nivel departamental y más allá con profesionales que entienden cómo comprar de forma eficaz y segura. Entender más sobre las habilidades de adquisición que puedes tener como gerente de compras puede ayudarte a construir tu currículum. En este artículo, hablamos de las habilidades de compra, explicamos por qué son importantes y enumeramos 16 que puedes incluir en tu currículum.

¿Qué son las habilidades de aprovisionamiento?

Las habilidades de compra son las capacidades que los directores de compras o los especialistas en compras utilizan para guiar las decisiones de compra dentro de un departamento o empresa. Utilizan habilidades de comunicación, comerciales y de investigación para determinar qué equipo o material es mejor para las funciones o proyectos diarios. Las habilidades de aprovisionamiento también pueden ayudar a un gestor de compras a saber cuándo es el momento de sustituir el equipo y qué margen de precio es el más apropiado para el presupuesto de un departamento.

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¿Por qué son importantes las habilidades de compra?

Los conocimientos sobre adquisiciones son importantes porque pueden ayudar a un gestor de compras a tomar las decisiones pertinentes para que el departamento funcione correctamente. Por ejemplo, si el equipo funciona mal, el director de compras tendrá que sustituir la máquina rápidamente para mantener la actividad normal del departamento. Estas habilidades también pueden ser importantes para el aumento de la producción. Por ejemplo, si un departamento contrata a nuevos trabajadores, puede ver un aumento del potencial de producción. Un buen director de producción puede reconocer este potencial y comprar materiales adicionales para ayudar al departamento a trabajar con la mayor eficacia posible.

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16 habilidades de compra para directivos

He aquí 16 habilidades de aprovisionamiento que los directores de compras utilizan a diario:

1. Investigue

Las habilidades de investigación permiten a los responsables de compras obtener información sobre el mercado, los costes y las evaluaciones de gestión de riesgos. Los directores de compras también pueden evaluar los beneficios y desventajas de las compras, normalmente para ayudar a predecir los probables resultados futuros y las formas de mejorar el capital. También pueden gestionar la investigación de nuevos proveedores o empresas antes de tomar decisiones de compra sobre nuevos materiales.

2. Análisis de los datos

Suelen analizar los datos relativos a las compras pasadas y futuras del departamento y utilizan estos datos para ayudar a orientar sus decisiones, reducir los riesgos potenciales que implican los materiales y predecir la afluencia de la demanda futura. Los responsables de compras saben cómo convertir los datos en cifras ilustrativas, como gráficos, tablas y hojas de cálculo, y cómo presentar los datos durante las reuniones. También pueden comunicarse con los directivos de otros departamentos en relación con las decisiones futuras o los planes de compra y pueden necesitar comunicar necesidades y conceptos para explicar una situación de forma completa.

3. Gestión de las relaciones

Disponer de habilidades de gestión de relaciones eficientes puede ser importante porque los responsables de compras interactúan con varias personas a menudo. Pueden comunicar las necesidades de recursos al personal para obtener datos y opiniones sobre compras anteriores, o comunicarse con los directores de departamento o los ejecutivos para ilustrar las necesidades de productos o los planes actuales. Entender cómo gestionar una relación y comunicar los detalles adecuadamente puede ayudarles a trabajar de forma eficiente dentro de un departamento. La gestión de las relaciones con recursos y proveedores externos es otra forma de mantener esta habilidad. Trabajar eficazmente con los clientes existentes o encontrar e incorporar a los nuevos puede ayudarles a mitigar los problemas externos que puedan surgir.

4. Previsión de compras

Es posible que los responsables de compras tengan que adquirir artículos de forma estratégica en función de las previsiones de marketing, por lo que contar con conocimientos adecuados de previsión de compras puede ser de gran ayuda. Comprender el clima económico general para un bien concreto y el estado actual de la empresa puede ayudarles a decidir cuándo realizar una compra. Por ejemplo, si el presupuesto de un departamento tiene un excedente de capital, puede ser un buen momento para comprar varios materiales por adelantado.

5. Alineación de los objetivos de la empresa

Evaluar y alinear los objetivos de la empresa con las formas prácticas de gestionar un departamento o negocio es también una habilidad que poseen muchos directores de compras. Por ejemplo, si la empresa pretende ampliar su negocio en el próximo trimestre, un director de compras puede considerar si cambiar las compras de material se ajusta a los planes de la empresa. También puede consultar con otras personas de la empresa para ayudar a entender si ciertas acciones se alinean con los objetivos de la empresa.

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6. Habilidades de estrategia

Las habilidades de estrategia pueden ayudarles a entender cómo comprar bienes por el bien del departamento y sus objetivos. Pueden evaluar tanto la economía actual como los precios de los materiales para realizar compras beneficiosas para el departamento. Los directores de compras también pueden optar por obtener pedidos con antelación para que los departamentos puedan prepararse para situaciones con antelación, como auditorías externas o visitas de la junta directiva. Si bien los responsables de compras pueden ocuparse de situaciones inmediatas, como la rotura de máquinas o la necesidad de recursos, también pueden gestionar las compras que pueden requerir más atención.

7. Gestión de riesgos

Disponer de conocimientos eficaces de gestión de riesgos puede ayudar a los responsables de compras a predecir, gestionar y evitar situaciones de riesgo dentro de un departamento. Pueden gestionar la exposición al riesgo mediante la elección de clientes alineados con la empresa, el seguimiento de las inversiones, la comprensión de los precios y la evaluación de los factores de riesgo digital. Los directores de compras también entienden que es importante tener habilidades de gestión de riesgos porque pueden ayudar en los procesos de toma de decisiones y desarrollar un lugar de trabajo funcional. Estar al día y evaluar las prácticas de riesgo actuales también puede ayudarles a mejorar las políticas.

8. Sostenibilidad

Los gestores de compras también poseen y utilizan habilidades de sostenibilidad para recomprar materiales para un departamento que produce bienes o productos de prueba. Por ejemplo, si un departamento tiene una cuota de artículos cada mes, un gerente de compras se asegura de que el departamento tenga suficientes materiales para producir y probar esa cuota cada mes. Los directores de compras pueden crear pedidos de materiales excedentes si esperan una cuota más alta en un periodo. Practican la gestión de la sostenibilidad para saber cuándo pueden necesitar comprar bienes y cuándo pueden confiar en sus cantidades excedentes actuales.

9. Comercialización global

Dependiendo del departamento o de la empresa, los responsables de compras pueden necesitar distintos grados de conocimientos de marketing global para mantener las necesidades del departamento. Incluso si el departamento no requiere planes de marketing global, los directores de compras pueden fomentar relaciones innovadoras con proveedores de todo el mundo. Habilidades como la localización y el conocimiento de la cultura pueden ayudar a un gerente de compras a comunicarse adecuadamente con los proveedores internacionales y pueden proporcionar oportunidades adicionales.

10. Habilidades financieras

Gestionar diariamente las necesidades de suministro de uno o más departamentos puede ayudar también a un director de compras a aplicar sus conocimientos financieros cuando trabaja con un presupuesto. Pueden crear formas estratégicas de utilizar las finanzas para sus necesidades de compra que funcionen bien para la empresa. Estas estrategias pueden incluir la búsqueda de proveedores alternativos, la realización de descuentos a proveedores o la compra estratégica de material excedente durante una temporada de precios bajos. Los directores de compras garantizan el uso eficiente del presupuesto de un departamento comprando materiales sólo si hay una ventaja de precio o una necesidad inmediata.

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11. Innovación

Aunque los responsables de compras no desarrollen nuevas tecnologías o nuevas formas de producir bienes, pueden ser innovadores en los desarrollos de los proveedores y en las innovaciones de los productos. La capacidad de innovación puede ayudarles a comprender la evolución de los proveedores y a seguir cualquier acontecimiento actual que pueda afectar a las futuras compras de un departamento. Por ejemplo, si un nuevo producto hace que baje el precio de un material, los responsables de compras pueden estar al tanto de ello inmediatamente y comprar un bien lo antes posible. Ser innovador a través de las compras, tanto para ganar excedentes como para evaluar un stock, es una habilidad importante que los responsables de compras utilizan para mantener sus departamentos.

12. Análisis de los KPI

Dado que los responsables de compras trabajan con cuotas departamentales, suelen conocer los indicadores clave de rendimiento (KPI) de un departamento. Aunque son similares a las cuotas en algunos aspectos, los KPI se diferencian en que suelen aplicarse a objetos inmateriales, como archivos procesados o tareas completadas. Comprender los KPI de un departamento puede ayudar al director de compras a conocer las tendencias comerciales del mismo y a prepararse para su evolución.

Por ejemplo, si un departamento produce 40.000 unidades a la semana, un director de compras puede planificar la compra de más de ese número de materiales en una semana. Sin embargo, si hay un descenso de la producción cada dos trimestres, uno experimentado puede tomar nota y comprar menos cada dos trimestres, lo que posiblemente ahorre dinero a la empresa.

13. Liderazgo

Las habilidades de liderazgo pueden ayudar a un director de compras a interactuar con las partes interesadas, gestionar las actividades diarias y crear planes de acción. Dependiendo del número de departamentos que gestionen, los directores de compras también pueden formar a las nuevas contrataciones dentro del equipo de compras y asignar las tareas de compra del departamento. También pueden ser responsables de la formación interfuncional, la rotación de puestos y la tutoría dentro de sus equipos de compras. Dado que los directores de compras también se encargan de la mayoría de las compras de material, a menudo dirigen el proceso de asignación de recursos de una empresa o departamento.

14. Toma de decisiones

Saber ser decisivo es importante para que un responsable de compras tome la decisión correcta para la empresa o el departamento. Pueden utilizar su capacidad de decisión para renovar un artículo de compra, decidir cuánto renovar y si continuar con el mismo proveedor. Saben decidir en función de los mejores intereses del departamento en relación con los clientes, los proveedores y las partes interesadas, y pueden optar por adquirir otros nuevos según sea necesario.

15. Gestión del tiempo

Los responsables de compras suelen tener una gran capacidad de gestión del tiempo y establecen procesos para mantener la eficiencia en la oficina. Por ejemplo, si gestionan varios departamentos, pueden programar un horario para trabajar con diferentes departamentos o asignar responsabilidades a otros, en función de las necesidades del departamento. También pueden controlar el tiempo que tardan en llegar los materiales comprados para un departamento de producción a varios lugares.

16. Gestión de proyectos

Los responsables de compras también pueden gestionar proyectos asignados a diferentes departamentos, por lo que tener conocimientos de gestión de proyectos es importante para supervisar y coordinar un proyecto. Pueden compensar las necesidades del proyecto o asignar fondos adicionales para las necesidades del proyecto. Si gestionan varios departamentos a la vez, es posible que también tengan que organizar los asuntos de compras para varios proyectos y elaborar estrategias para los requisitos presupuestarios.

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