Habilidades de comunicación escrita: Definiciones y ejemplos

Casi todos los puestos de trabajo requieren cierto grado de habilidades de comunicación escrita, ya sea enviando correos electrónicos, escribiendo memorandos o presentando informes y reportes. La capacidad de comunicarse por escrito de forma clara, concisa y concreta garantiza que todas las personas con las que trabajas entienden lo que les dices. Dado que las habilidades de comunicación escrita son tan importantes en los negocios, merece la pena dedicar tiempo a mejorar las suyas.

En este artículo, repasaremos lo que define las habilidades de comunicación sólidas y le daremos algunos consejos para mejorar sus propias habilidades.

¿Qué son las habilidades de comunicación escrita?

Las destrezas de comunicación escrita son las necesarias para transmitir tu punto de vista por escrito. Aunque comparten muchas de las características de las habilidades de comunicación verbal, existen algunas diferencias importantes. Mientras que la comunicación verbal utiliza el lenguaje corporal y el tono de voz para expresar el significado y el tono, la comunicación escrita se basa en la gramática, la puntuación y la elección de palabras. El desarrollo de las habilidades de comunicación escrita requiere práctica y una gran atención a los detalles;

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Ejemplos de habilidades de comunicación escrita

En el ámbito profesional, las grandes habilidades de comunicación escrita se componen de cinco elementos clave. Mira algunos ejemplos de cada uno de estos elementos a continuación:

Claridad

La claridad ayuda al lector a entender lo que se dice o, al menos, a entender lo suficiente como para saber qué preguntas debe hacer para obtener más aclaraciones. La claridad se consigue escribiendo en un lenguaje sencillo y ciñéndose a información concreta y específica:

Ejemplo: "Estamos aplicando una nueva política de retrasos para garantizar que todos los empleados puedan confiar en nuestro horario acordado. Consulte los detalles de la nueva política a continuación. Si tiene alguna pregunta, puede dirigirla al jefe de recursos humanos”

El ejemplo anterior llega al objetivo del mensaje de inmediato, toca la intención del cambio de política y proporciona pasos explícitos a seguir en caso de que el lector necesite más aclaraciones;

Concisión

Es importante ir al grano con rapidez y eficacia. Incluye solo los detalles necesarios para comunicar tu punto de vista:

Ejemplo: “Después de revisar los artículos que has escrito para nosotros, he llegado a la conclusión de que eres uno de los escritores con más talento de nuestro equipo”

La escritura concisa, como la del ejemplo anterior, ayuda a mantener la claridad al evitar detalles innecesarios o estructuras de frases demasiado complicadas. Además, le da más confianza a su escritura.

Tono

El tono se refiere a la «voz» de su escrito. En la escritura empresarial, el tono debe ser de profesionalidad mezclado con diversos grados de formalidad y amabilidad:

Ejemplo: Gracias por enviar esto. He resaltado algunas inexactitudes encontradas en este informe y he adjuntado las últimas cifras de nuestro departamento de contabilidad. Por favor, devuélvame el informe revisado antes del viernes por la tarde. Si tiene alguna pregunta, no dude en preguntar”

Incluso cuando comuniques noticias negativas, como señalar errores, evita acusaciones o un lenguaje que pueda hacer que el lector se sienta señalado. También hay que ser específico. En lugar de decir, “Este informe es erróneo, Identificar exactamente lo que se pide.

Voz activa

La voz activa suele ser más accesible y fácil de seguir para los lectores que la voz pasiva. La voz activa ayuda a que las frases fluyan mejor y permite al lector avanzar a un ritmo más rápido. La voz pasiva y compleja tiene su lugar en otras formas de escritura, pero ralentiza al lector en la comunicación profesional.

Ejemplo: “Todos los jefes de departamento han revisado la propuesta”

Gramática y puntuación

El grado de atención que preste a la gramática y la puntuación precisas dependerá de la formalidad del escrito. Sin embargo, incluso en los escritos informales, la gramática y la puntuación son importantes para garantizar que se entienda lo que se quiere decir.

Ejemplo: “La guía inicial identifica el alcance y el marco del proyecto, lo desglosa en hitos y proporciona criterios para el seguimiento del progreso y la medición de los resultados”

Sin el uso correcto de las comas, los artículos, las preposiciones, el tiempo verbal y otros aspectos gramaticales básicos, la frase anterior sería difícil de entender;

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Cómo mejorar tus habilidades de comunicación escrita

He aquí algunos consejos que debes tener en cuenta siempre que escribas algo, ya sea un correo electrónico rápido o un informe detallado:

1. Conoce tu objetivo antes de empezar a escribir

Tener un objetivo claro en mente hace que su redacción se mantenga enfocada y clara. Este objetivo puede ser conseguir que el lector actúe, responda a su correo electrónico o conozca información importante. Sea cual sea su objetivo, debe llegar a él lo antes posible al principio del mensaje. Empiece con el punto clave y siga con los detalles necesarios para entenderlo. Organizar el mensaje de este modo permite transmitir el punto de forma que incluso los lectores que podrían hojearlo lo entiendan.

2. Incluya sólo los detalles necesarios

Una vez que haya escrito su primer borrador, léalo y hágase las siguientes tres preguntas sobre cada una de las frases: 

¿El objetivo del mensaje es claro y concreto?

Si necesita un informe o una actualización de un proyecto, indique un plazo concreto en lugar de afirmar vagamente que es urgente. Indique qué detalles concretos espera que incluya ese informe o actualización. El lector debe ser capaz de entender inmediatamente lo que espera de él y cuándo, sin necesidad de descodificar su mensaje.

¿Es necesario este detalle para que el lector entienda el objetivo del mensaje?

Si puede eliminar una frase entera y el lector aún podría averiguar lo que tiene que hacer, considere la posibilidad de eliminarla;

¿Está escrito de la forma más sencilla y directa posible?

Su objetivo es transmitir lo que quiere decir y dejar el menor espacio posible para las interpretaciones erróneas. Aunque un término específico del sector o una palabra más grande pueden ser más específicos para el significado de su mensaje, si su lector no entiende el matiz de su significado y usted sí, considere la posibilidad de elegir una palabra más sencilla y accesible.

3. Utiliza los esquemas 

En el caso de textos más largos, como un informe, tómate el tiempo de escribir un esquema para organizar tus pensamientos y determinar la mejor manera de organizar la información. Los esquemas pueden ser un recurso inestimable a la hora de escribir, ya que garantizan que se expongan todos los puntos necesarios en un orden lógico;

4. Mantén la profesionalidad

Incluso si sólo estás enviando un correo electrónico rápido a uno de tus compañeros de trabajo más cercanos, evita las bromas o las quejas privadas. Lo más seguro es asumir que todas las comunicaciones escritas pueden ser compartidas con toda la oficina. Antes de pulsar enviar, pregúntate¿Es este correo electrónico algo que te parecería bien que todo el mundo leyera?

5. Edita a fondo

Lee todo dos o tres veces. Además de corregir la gramática y la ortografía básicas, presta atención a cómo suena. Hazte preguntas básicas sobre la claridad y eficacia de lo que has escrito, por ejemplo:

  • ¿Cómo fluye?  
  • ¿Tiene sentido?  
  • ¿Hay demasiados detalles innecesarios?  
  • ¿Falta algún detalle necesario para entender el punto principal? ¿Lo has escrito de forma sencilla y directa?  

Después, guarda un borrador y aléjate de él durante unos minutos mientras trabajas en otra tarea. Vuelve a él después y léelo de nuevo;

Una buena manera de incorporar la edición a tu rutina de trabajo es escribir borradores de todos los correos electrónicos que tengas que enviar. Luego, una vez que todos los borradores estén completos, vuelve al principio y edita cada uno de esos borradores antes de enviarlos finalmente.

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Cómo mostrar tus habilidades de comunicación escrita

Las habilidades de comunicación escrita son esenciales en todas las etapas, desde la obtención del trabajo hasta el desempeño del mismo de la mejor manera posible. He aquí algunas ocasiones en las que demostrarás estas habilidades:

En su currículum vitae

Tu currículum debe ser fácil de hojear y estar muy centrado en destacar tus mayores logros y tus puntos fuertes. Apóyate en viñetas, listas y titulares claros. Quiere aprovechar esta oportunidad para demostrar su capacidad de comunicar de forma concisa y clara;

En su carta de presentación

A diferencia de tu currículum, tu carta de presentación debe estar compuesta por más detalles y frases bien construidas. Aquí es donde demuestras tu capacidad para entrelazar los detalles en una narración clara y atractiva. Cuente su historia con un propósito claro. En lugar de una lista de viñetas de logros, céntrate en uno o dos de los más importantes y entrelaza tus logros en una historia que muestre cómo tus puntos fuertes y experiencia únicos te ayudaron a conseguir esos resultados.

En su entrevista de trabajo

Aunque en la entrevista de trabajo se tratará más de tus habilidades de comunicación verbal, debes asegurarte de que tus respuestas sean claras, concisas y concretas. Esto reforzará la impresión de que sabes comunicarte con propósito y eficiencia.

En tu carta de agradecimiento

Después de la entrevista, tienes una última oportunidad de demostrar tus habilidades de comunicación escrita. La carta o el correo electrónico de agradecimiento le permiten mostrar su capacidad para equilibrar la profesionalidad y la amabilidad. Tu carta de agradecimiento puede mostrar tu dominio del tono y tu atención a los detalles.

En sus correos electrónicos

La mayoría de los trabajos actuales requieren el envío de correos electrónicos casi a diario. Es importante que su redacción transmita su profesionalidad, credibilidad y amabilidad. Un correo electrónico bien escrito es directo, específico y proporciona unos pasos claros para los lectores, ya sea responder a tu correo, concertar una cita, completar una tarea o hacerles saber que pueden preguntarte lo que quieran.

En sus presentaciones e informes

Las presentaciones y los informes son los lugares en los que usted y su equipo informan al resto de la empresa sobre lo que han estado trabajando, lo que han conseguido y cuáles son sus objetivos y expectativas de cara al futuro. Hacerlo bien significa proporcionar informes organizados y fáciles de leer que incluso las personas que no estén familiarizadas con su departamento puedan entender. Cuando escriba para un público ajeno a su departamento, evite los términos que no se utilizan ampliamente fuera de su propio equipo. Si necesita utilizar una terminología específica, asegúrese de incluir definiciones y explicaciones.

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