8 maneras de mejorar sus habilidades de escritura

Mejorar las habilidades de escritura es esencial para el éxito de la comunicación en el trabajo. Tanto si hablas con tus compañeros de trabajo como con tus clientes, los mensajes que envíes deben ser claros, concisos y sin errores gramaticales. Las habilidades de escritura profesional son importantes en áreas tan simples como el envío de un correo electrónico o tan grandes como un trabajo de investigación empresarial formal. En este artículo, analizamos por qué son importantes las habilidades de escritura, enumeramos varios tipos de escritura empresarial y ofrecemos una lista detallada de pasos para mejorar.

¿Por qué son importantes las habilidades de escritura?

Unas habilidades de escritura pulidas y profesionales te convierten en un mejor comunicador. Es tan importante comunicar claramente tus ideas a través de correos electrónicos o boletines informativos como en persona. Una gramática, una ortografía y un tiempo verbal excelentes infunden confianza en el lector y le dan más credibilidad como profesional.

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Tipos de escritura empresarial

La escritura comercial se utiliza en el lugar de trabajo para comunicarse con los compañeros de trabajo, las partes interesadas y los clientes. Proporciona un medio para compartir información a través de un texto en lugar de la palabra. Los profesionales de la empresa envían ideas, dan noticias corporativas y explican los cambios en el lugar de trabajo a través de la correspondencia escrita. Esto hace que las habilidades de escritura sean un componente esencial para muchos trabajos que requieren mensajes claros, concisos y eficaces. Hay cuatro tipos principales de escritura empresarial. Son los siguientes:

1. Instrucción

Se recurre a la escritura comercial instructiva cuando se producen cambios en el lugar de trabajo o los directivos necesitan dar instrucciones a un colaborador. Estos mensajes suelen dividir la tarea o el conjunto de tareas en una serie de pasos fácilmente comprensibles para el destinatario.

2. Información

La escritura informativa es un tipo de escritura comercial que no requiere una acción por parte del destinatario. Por lo general, se refiere a la creación de documentos formales de referencia o de registro. Las empresas requieren escritores informativos excepcionales que puedan marcar la progresión hacia los objetivos, predecir cambios o fluctuaciones en el trabajo futuro y cumplir con las obligaciones legales.

3. Persuasivo

La escritura persuasiva es un tipo de escritura comercial que busca persuadir a los consumidores para que realicen una compra. Esta forma de escritura es más común en entornos de ventas o marketing y suele ser directa, centrándose en un bien o servicio concreto que ofrece la empresa. La escritura persuasiva también ayuda a crear y mantener relaciones con los clientes durante un largo periodo de tiempo.

4. Transaccional

La escritura transaccional es un tipo de escritura comercial que implica una comunicación común y cotidiana. Suele presentarse en forma de correos electrónicos, pero también incluye cartas oficiales, facturas u otros formularios comerciales. Los departamentos de recursos humanos también recurren a este tipo de escritura para transmitir información complicada a los empleados en relación con el empleo.

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Cómo mejorar las habilidades de escritura

La siguiente lista de pasos describe cómo puede mejorar sus habilidades de escritura:

1. Investiga los principios básicos de la escritura

Una de las mejores maneras de empezar a mejorar sus habilidades de escritura es investigar algunos de los aspectos básicos. Hay muchos recursos útiles en línea que cubren la gramática básica y avanzada, la ortografía y la escritura en general. Tómate tu tiempo para estudiar estos recursos a fondo, especialmente los ejemplos que se ofrecen. Si la cobertura de un tema no es lo suficientemente útil para ti, investiga más sobre esa área específica en otras fuentes. Participa con otros en los foros de escritura en línea, haz cualquier pregunta que tengas y participa en los debates en curso.

2. Practica todo lo que puedas

Una vez que tengas un conocimiento básico de lo que has aprendido en tu investigación, reserva tiempo para practicarlo. Escribir es una habilidad difícil que se desarrolla con el tiempo cuanto más se utiliza. Ponga en práctica lo aprendido en sus correos electrónicos, anuncios o cualquier otra correspondencia escrita que cree en el trabajo. Si alguna vez te encuentras con una palabra, una frase o una oración completa que no te parece correcta y no puedes encontrar una solución, vuelve al primer paso. Busca el tema concreto y encuentra una nueva forma de escribirlo.

3. 1. Leer todo lo que pueda

Uno de los mejores métodos para mejorar tu redacción es leer. Busque blogs en línea que utilicen un estilo de escritura profesional. Los sitios que cubren recursos empresariales son excelentes lugares para empezar. Examina su contenido y fíjate en el tiempo verbal, la estructura de las frases y otros elementos estilísticos. Además, busca posibles errores. No hay mejor manera de poner a prueba tus habilidades que identificar los errores en el trabajo de otros y determinar una solución.

4. Busque talleres de escritura en su localidad

Aprender con otras personas es otra forma estupenda de mejorar tus habilidades de escritura. Para participar en un taller no es necesario ser novelista. Sin embargo, compartir tu trabajo con otros, editarlo y aprender junto a ellos sólo puede beneficiar a tus habilidades de escritura en general. Trabajar con otras personas también fomenta la confianza, ya que implica compartir tu trabajo o presentarlo en voz alta.

5. Considera todo lo que escribes como una historia

Las historias tienen un principio, un medio y un final adecuados. Incluso los correos electrónicos más básicos siguen la misma estructura si los desglosas. Todos los mensajes que envíes deben contar una historia para ser atractivos. Responden a preguntas como quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo, según sea necesario. En el paso anterior, es posible que conozcas pequeñas técnicas para contar historias. Tome nota de ellas e impleméntelas en su escritura. Estudie el siguiente ejemplo:

Querido Vladimir,

Me llamo André y soy el jefe de marketing situado un piso por encima de ti. Me pongo en contacto con usted para concertar una reunión para discutir los nuevos cambios en la codificación del sitio web. Quiero asegurarme de que sus cambios funcionan bien con nuestro diseño actual y no interfieren con nuestras iniciativas de marketing digital. Estoy libre mañana después de las 2 de la tarde. Hazme saber cuándo puedes reunirte en mi oficina.

Gracias,
André García
Jefe de Marketing
Victory Global Solutions

El ejemplo anterior cuenta una historia. Responde a quién es el mensaje, por qué lo ha enviado y cuándo sería el mejor momento para una reunión.

6. Editar el trabajo

Incluso los escritores más experimentados cometen errores. Recuerda editar todo el material escrito antes de enviarlo o publicarlo. Por ejemplo, después de redactar un correo electrónico, léelo varias veces para identificar cualquier posible problema gramatical. Enviar material plagado de pequeños errores puede tener un impacto significativo en tu credibilidad, así que asegúrate de revisar tu trabajo con herramientas y también con la ayuda de un amigo o colega.

7. Considere la posibilidad de omitir palabras innecesarias

Omita palabras, frases u oraciones enteras innecesarias que resten importancia al mensaje. Escriba en un tono más directo y vaya al grano de su mensaje. Escriba de forma clara y eficaz para evitar esas palabrerías. Si lo hace, su contenido será más fácil de leer y comprender. Esto es especialmente importante cuando se trata de enviar información compleja a empleados o clientes.

8. Descargar aplicaciones útiles

Hay muchas aplicaciones disponibles tanto para móviles como para ordenadores de sobremesa que supervisan tu trabajo. A medida que escribes, te indican las palabras y frases mal escritas que tienen mejores alternativas. Esto puede ser útil, sobre todo cuando se escribe con un plazo de entrega. Aunque sigue siendo una buena práctica editar tu propio trabajo, utilizar una aplicación que te ayude a encontrar errores acelera el proceso.

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