10 habilidades útiles para mejorar su redacción comercial

Los correos electrónicos, los informes y las propuestas se escriben para facilitar la comunicación entre profesionales. Sus colegas, clientes y audiencias pueden reaccionar de forma diferente a sus escritos si los utiliza para estos fines. La redacción empresarial puede ayudarle a comunicarse de forma eficaz y eficiente si lo hace correctamente.

En este artículo, repasaremos los diferentes tipos de redacción empresarial y cómo mejorar tus habilidades de redacción empresarial.

¿Qué es la redacción comercial?

Existen cuatro tipos principales de redacción empresarial: la comunicación con los compañeros de trabajo, los directivos, las partes interesadas o los clientes. La escritura empresarial se utiliza para comunicar información e ideas, transmitir noticias o describir nuevos procesos.

1. Instrucción

Esta forma de redacción ofrece a los lectores la información que necesitan para seguir un nuevo proceso en el trabajo. Puede incluir los pasos para completar una tarea o resolver un problema. Puede utilizar la escritura comercial instructiva en memorandos, manuales de usuario y especificaciones de productos o diseños.

2. Información

Este tipo de redacción proporciona a los lectores información que pueden consultar y utilizar para tomar decisiones en su organización. Puede utilizar la escritura empresarial informativa en informes, estados financieros y actas de reuniones.

3. Persuasivo

Los profesionales utilizan la escritura persuasiva para conseguir que el lector tome una decisión determinada, como la compra de un producto o servicio. Puede utilizar este estilo de escritura en las propuestas de proyectos a los clientes, argumentos de venta o correos electrónicos, publicidad y comunicados de prensa.

4. Transaccional

Los empleados utilizan este tipo de escritura en sus comunicaciones comerciales diarias para compartir información o conseguir una reacción específica de sus compañeros o clientes. Pueden utilizar la escritura comercial transaccional en correos electrónicos profesionales, cartas, mensajes directos y facturas.

Puede organizar casi todas las comunicaciones y documentos comerciales en uno de estos tipos;

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2. 10 habilidades útiles de escritura y comunicación empresarial

Puedes utilizar las habilidades de redacción empresarial para mejorar cualquier tipo de comunicación escrita o documento en tu trabajo. Aquí tienes 10 habilidades de escritura y comunicación empresarial que debes practicar:

1. Exponga claramente su objetivo

Antes de empezar a escribir, entienda qué está escribiendo y por qué. Si conoce el objetivo que pretende alcanzar al escribir este documento, podrá alcanzarlo más fácilmente. Además, asegúrese de que su comunicación empresarial tiene un único y claro objetivo, en lugar de múltiples puntos;

2. Utilizar un lenguaje conciso

Comunica tus ideas de forma clara y sucinta. El lector debe hojear rápidamente un correo electrónico o un documento y encontrar la información que necesita 

3. Conocer a tu público

Tus escritos serán más efectivos si puedes entender y conectar con tu audiencia y sus intereses. Elige tu vocabulario y tu tono en función de con quién te estés comunicando. Por ejemplo, utilice una redacción amable y sencilla en los comunicados de prensa o los boletines informativos;

4. Organizar bien tus ideas

Comienza cada escrito comercial con la información más importante. Explique por qué está escribiendo y exponga su mensaje de forma clara y directa. Esto ayudará a garantizar que todos los que lean su mensaje entiendan inmediatamente su propósito.

5. Utilizar la voz activa

La voz activa—una estructura de frase en la que el sujeto realiza la acción—es más fuerte, más concisa y más fácil de entender que la voz pasiva. En lugar de decir, “Su propuesta será revisada por nuestro equipo,” por ejemplo, utilizar la voz activa para decir, “Nuestro equipo revisará su propuesta”

6. Exponer hechos en lugar de opiniones

Genere confianza y credibilidad apoyando sus escritos con datos y estadísticas. Si añades una opinión, asegúrate de que el lector sepa que es tu punto de vista para evitar confusiones.

7. Mantener la escritura libre de errores

Una escritura limpia suena profesional y confiable. Lea cada documento antes de enviarlo para encontrar y corregir errores de gramática, ortografía y puntuación. 

8. Mostrar confianza

Escriba con un tono de confianza para demostrar sus conocimientos y su credibilidad. La confianza también puede hacer que tu lector sea más propenso a responder como tú quieres, desde la compra de tu producto hasta la aceptación de tu decisión.

9. Utilizar un formato sencillo

Utilice fuentes y tamaños limpios y profesionales para que su escritura sea fácil de leer. Añada elementos como subtítulos, espacios en blanco y viñetas si facilitan la lectura del documento. Del mismo modo, sustituya los fragmentos grandes de texto por tablas o gráficos cuando sea posible.

10. Mantener la adaptabilidad para diferentes tipos de redacción

Las comunicaciones empresariales adoptan muchas formas, que pueden incluir informes escritos, mensajes directos o publicaciones en las redes sociales. Aprenda a adaptar su tono y formato a cada plataforma manteniendo la profesionalidad y una voz coherente.

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Cómo mejorar tus habilidades de escritura empresarial

Siga estos pasos antes, durante y después del proceso de redacción para mejorar sus habilidades de redacción empresarial.

  1. Escribir de forma clara y concisa.
  2. Identifique a su público y el tono.
  3. Corrige y edita con cuidado.
  4. Manténgase positivo y accesible.
  5. Sigue el estilo de tu marca’.

1. Escriba de forma clara y concisa

Lee tu escrito para encontrar lugares en los que puedas sustituir palabras largas o complejas por otras cortas de uso común. Elimine los adjetivos y adverbios innecesarios. Cambiar la voz pasiva por la activa también puede ayudar a que tu lenguaje sea más conciso.

También puede mejorar su claridad organizando su contenido de forma significativa. En primer lugar, identifique y diríjase a su lector o público. A continuación, exponga claramente el propósito del documento. Siga esto con una serie lógica de información que apoye su propósito y le diga a su lector lo que quiere.

2. Identifique su audiencia y su tono

Asegúrese de saber cuándo debe utilizar un tono conversacional y cuándo uno profesional en sus escritos. Puede utilizar un tono conversacional para relacionarse con los clientes, por ejemplo, y un tono profesional para compartir información con los inversores de la empresa. En la escritura comercial conversacional, puedes utilizar palabras y contracciones cotidianas (por ejemplo, “we’re” en lugar de “somos” ) para lograr la simplicidad y la fluidez. En la escritura comercial técnica, normalmente se pueden utilizar términos más complejos.

Para ayudar a mantener la atención de su público, elija palabras imparciales y escriba con respeto a todas las razas, géneros y orígenes. Por ejemplo, en lugar de decir “presidente,” utilice “presidente.”

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3. Revisar y editar cuidadosamente

Es posible que tengas que leer y revisar tu documento buscando errores y asegurando su legibilidad varias veces antes de enviarlo. Pida a otra persona que lo lea para detectar los errores que a usted se le hayan pasado por alto, sobre todo si está escribiendo un informe importante o un comunicado de prensa que va a ver una gran audiencia. Considera también la posibilidad de utilizar un corrector ortográfico o gramatical online para detectar los errores más comunes.

4. Manténgase positivo y accesible

Lee tu escrito para asegurarte de que el tono es positivo y el texto incluye un lenguaje alentador. Las frases positivas atraen a los lectores y pueden hacer que sean más propensos a reaccionar a su mensaje de una manera que le beneficie. Reescribe las frases negativas como sugerencias más positivas. Por ejemplo, podría cambiar “No pierda el tiempo𠆝 a Suscríbase antes del 1 de mayo para acceder a estas funciones exclusivas; A menos que esté escribiendo un documento comercial formal, como un informe, diríjase al lector como “usted” para que se sientan el centro de su mensaje.

5. Siga el estilo de su marca

Muchas empresas tienen personalidades de marca que incluyen en todos sus mensajes. Aprenda el estilo de su marca y hágalo coincidir con sus escritos para que sean coherentes. Algunas empresas tienen guías de estilo que los empleados deben seguir al crear contenidos, y que usted puede utilizar al preparar los documentos. Por ejemplo, si su empresa muestra una cultura más relajada, puede reflejarla con una redacción amable y desenfadada.