Tener capacidad de organización es una de las habilidades más importantes que puedes tener como trabajador. Ser organizado le permitirá cumplir los plazos, reducir el estrés y desempeñar sus funciones de forma más adecuada. Para ver cómo la mejora de tus habilidades organizativas puede repercutir en tu rendimiento laboral, tienes que estar familiarizado con lo que implica este conjunto de habilidades.
En este artículo, analizamos los diferentes tipos de habilidades organizativas, sugerimos lo que puede hacer para mejorar sus habilidades y discutimos cómo destacar las habilidades organizativas en un currículum o en una entrevista de trabajo.
¿Qué es la capacidad de organización?
Ser organizado le permite utilizar sus recursos de forma eficiente y eficaz. Las capacidades organizativas son habilidades que le permiten organizar su tiempo, energía y espacio de trabajo para poder terminar con éxito todas las tareas que se le asignan. Además de mantener un espacio de trabajo limpio, controlar los plazos y comunicarse bien con los compañeros, las capacidades organizativas pueden incluir una amplia gama de cosas. Las habilidades organizativas suelen definirse por lo bien que organizas tu espacio de trabajo, cumples los plazos y te comunicas con tus compañeros.
Relacionado: Habilidades de gestión: Definición y ejemplos
Tipos de habilidades organizativas
Ser organizado en el lugar de trabajo implica utilizar una serie de habilidades importantes, entre ellas
- Gestión del tiempo
- Comunicación
- Establecer objetivos
- Delegación
- Trabajar bajo presión
- Automotivación
- Pensamiento analítico
- Atención al detalle
- Toma de decisiones
- Planificación estratégica
Gestión del tiempo
Gestionar bien tu tiempo es crucial para ser organizado. La gestión del tiempo implica disponer de tiempo suficiente para terminar las tareas, no dedicar demasiado tiempo a un solo proyecto y equilibrar el tiempo que se pasa en casa y en el trabajo. La gestión del tiempo es importante porque te ayuda a conservar tu energía y a mantener la calma en un entorno de ritmo rápido. Decidir cuándo y cómo utilizar tu tiempo es un elemento fundamental de la organización del trabajo.
Comunicación
Otra habilidad organizativa importante a tener en cuenta es la comunicación. Tus habilidades de comunicación se basan en lo bien que compartes y recibes información en el lugar de trabajo. Si eres un comunicador organizado, podrás dar a los demás miembros de tu equipo la información que necesitan de manera eficaz y oportuna. Los comunicadores organizados dan prioridad a la eficiencia en el lugar de trabajo respondiendo a las solicitudes con rapidez, dando instrucciones con precisión y transmitiendo la información de forma fiable.
Relacionado: Habilidades de comunicación: Definiciones y ejemplos
Establecer objetivos
La organización en el lugar de trabajo también implica establecer objetivos alcanzables. Los empleados organizados pueden establecer objetivos personales y profesionales que les inspiren a trabajar duro y a rendir bien. Ser un profesional organizado debe implicar el establecimiento de objetivos diarios y semanales que estructuren tus esfuerzos y te mantengan centrado en los objetivos de tu empresa. Alcanzar los objetivos con regularidad es un signo de un empleado bien organizado que utiliza bien sus recursos.
Relacionado: 10 Consejos para estar más orientado a los objetivos en el trabajo
Delegación
En muchos casos, ser organizado significa conocer sus límites. Si las responsabilidades de un empleado llegan a ser más de lo que puede manejar, puede que tenga que asignar una o más de sus tareas a un compañero de trabajo. Una parte importante de la delegación es saber qué miembro del equipo es el más cualificado para terminar una tarea o proyecto concreto. Si puede enumerar y organizar sus tareas y decidir cuáles delegar, podrá mejorar la productividad de todo su equipo.
Trabajar bajo presión
La organización es especialmente importante en situaciones de gran presión. En entornos de ritmo rápido y lugares de trabajo que imponen plazos estrictos, ser organizado es fundamental para que un empleado se mantenga tranquilo y concentrado. Si puedes programar tu tiempo de forma eficaz, gestionar tu energía y utilizar tus recursos, trabajar bien bajo presión puede convertirte en un activo valioso en tu lugar de trabajo.
Automotivación
Un elemento importante de la organización es la capacidad de tomar iniciativas. Los empleados organizados son conscientes de las tareas que deben realizar y pueden trabajar en ellas sin supervisión ni ayuda. Si consigues ganarte la reputación de ser organizado y autosuficiente en tu lugar de trabajo, es probable que tengas más oportunidades de utilizar tus habilidades y desarrollarte profesionalmente.
Pensamiento analítico
El pensamiento analítico implica la capacidad de leer e interpretar la información para llegar a conclusiones razonables. Ser organizado en el trabajo a menudo implica organizar su proceso de pensamiento. Ser capaz de pensar en un problema de forma lógica y determinar el origen de la cuestión le ayudará a superar los contratiempos rápidamente y a evitar retrasos.
Atención al detalle
Esta habilidad organizativa está relacionada con el grado de atención y minuciosidad que se tiene en el trabajo. Los empleados organizados reconocen que tomarse el tiempo para hacer bien un trabajo la primera vez les ahorrará un esfuerzo extra más adelante. Ser organizado significa tener el tiempo y la energía necesarios para asegurarse de que cada aspecto de una tarea se maneja adecuadamente y que cada paso de un proyecto se completa correctamente.
Toma de decisiones
Los empleados organizados son hábiles en la toma de decisiones. Tomar decisiones bien pensadas implica recopilar toda la información necesaria, considerar las consecuencias y pensar en el futuro para predecir los resultados. Si eres hábil en la organización, es probable que tengas la capacidad de comunicación, la mentalidad lógica y la actitud orientada a los objetivos necesarias para tomar decisiones eficaces.
Planificación estratégica
Ser organizado implica aprovechar al máximo el tiempo y la energía. Una parte crucial de esto es planificar cómo piensas utilizar tus recursos. Esto suele implicar llevar un calendario detallado, utilizar un temporizador de concentración y programar las reuniones con días o semanas de antelación. Pensar con antelación y planificar en consecuencia puede ayudar a los empleados organizados a mantenerse al día con su carga de trabajo y a evitar el incumplimiento de los plazos.
Cómo mejorar su capacidad de organización
Puedes tomar estas medidas específicas para mejorar tus habilidades organizativas:
Haga listas
Una de las mejores maneras de mantenerse organizado es llevar un registro de las tareas que ha completado y de las que todavía está realizando. Pueden ser listas físicas en un bloc de papel o listas digitales a las que se accede con el teléfono o el ordenador. Hacer listas y marcar las tareas completadas te ayudará a mantenerte concentrado y concentrado en la tarea.
Cumplir con un horario
Otra forma de ser más organizado es establecer un calendario regular. Puede tratarse de un calendario físico o de un registro digital del tiempo que se guarda en el teléfono. La creación de un calendario detallado le ayudará a presupuestar su tiempo y a asegurarse de que cumple los plazos.
Comuníquese con su equipo
Centrarse en mejorar la comunicación en el lugar de trabajo puede afectar significativamente a su nivel de organización. Programar reuniones cara a cara, crear registros de las conversaciones importantes y redactar correos electrónicos eficientes son formas de comunicarse más eficazmente y minimizar las posibilidades de mala comunicación.
Cómo destacar las habilidades organizativas
Aquí tienes sugerencias para destacar tus habilidades organizativas:
En un currículum
Antes de empezar a escribir o editar tu currículum, consulta la descripción del puesto en el listado para averiguar qué tipos específicos de habilidades organizativas busca tu posible empleador. Busca palabras clave de organización como «La multitarea»«La gestión de los recursos» y Cumplir los plazos; Intenta incorporar estas frases en las entradas del historial laboral o en la lista de habilidades de tu currículum. También puedes destacar tus habilidades organizativas en tu breve biografía o declaración de objetivos utilizando palabras clave como Orientado a la tarea,"«confiable»; y «Fijar objetivos»;
En una entrevista de trabajo
Una de las mejores formas de destacar tus habilidades organizativas en una entrevista de trabajo es compartir ejemplos de cómo te mantuviste organizado mientras trabajabas en tus empleos anteriores. Puedes explicar el sistema típico que utilizas para programar tu tiempo, manejar múltiples asignaciones y delegar tareas. También puede hablar de una ocasión concreta en la que sus habilidades organizativas le hayan ayudado a resolver un problema o a contribuir al éxito de su equipo. Una parte fundamental de ser organizado es ser capaz de trabajar bien en cualquier entorno, así que también puedes mencionar cómo crees que tus habilidades organizativas influirán en tu rendimiento en el nuevo puesto.