16 Habilidades esenciales para un Facility Manager

Un miembro importante de cualquier empresa con una ubicación física es el gestor de instalaciones, que mantiene los equipos, desarrolla una plantilla competente y hace avanzar los sistemas y las operaciones. Si estás interesado en trabajar en la gestión de instalaciones o en crear tu propio currículum de gestión de instalaciones, puedes ganar mucho si comprendes las habilidades necesarias para el éxito.

En este artículo, describimos 16 habilidades cruciales del gerente de instalaciones y ofrecemos consejos para el éxito de la carrera.

¿Cuáles son las competencias de un gestor de instalaciones?

El puesto de gerente de instalaciones requiere habilidades de gerente de instalaciones, que son una combinación de conocimientos técnicos y habilidades de liderazgo (NCCPE, s.f.). Los gestores de instalaciones son responsables de coordinar las soluciones relacionadas con el mantenimiento, el terreno, los equipos, la seguridad y la limpieza. Desempeñan un papel importante a la hora de garantizar un funcionamiento fluido y seguro, por lo que ganan una media de 63.492 dólares al año (NCCPE, s.f.).

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16 habilidades imprescindibles para la gestión de instalaciones

Estas son las 16 habilidades que todo gestor de instalaciones de éxito debe poseer:

1. Comunicación

La comunicación es la capacidad de una persona para transmitir información mediante el lenguaje escrito u oral. Los buenos comunicadores pueden presentar ideas de forma informativa, atractiva y motivadora. Los gestores de instalaciones ocupan puestos de liderazgo y se comunican con su equipo y con personas de otros departamentos. Esta capacidad es clave a la hora de delegar responsabilidades, orientar a los empleados y sugerir cambios o mejoras.

2. Operar y mantener las máquinas

Un gestor de instalaciones garantiza el funcionamiento óptimo de un lugar físico. Tiene muchas responsabilidades, como realizar inspecciones, delegar tareas y evaluar equipos y máquinas. Para poder supervisar estos sistemas, deben tener unos conocimientos técnicos excepcionales sobre el funcionamiento y el mantenimiento de la maquinaria y deben comprender la mecánica que hay detrás de los sistemas eléctricos, los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, los generadores, las calderas y los ordenadores.

Un conocimiento profundo de la maquinaria ayuda a preparar a un gestor de instalaciones para su puesto. Con él, pueden evaluar con precisión la vida útil de los equipos mecánicos, solucionar los problemas de los sistemas que necesitan reparación, enseñar u orientar a los empleados que dirigen, aumentar la productividad y ahorrar dinero.

3. Identificar los peligros y responder en caso de crisis

Los gestores de instalaciones supervisan múltiples departamentos relacionados con la seguridad física y estructural de un edificio o campus. Gestionan y organizan elementos de seguridad, restauración, tecnología, limpieza, mantenimiento del terreno y tecnología. Su trabajo incluye inspeccionar y comprobar la calidad del funcionamiento de las máquinas y los sistemas. Un buen gestor de instalaciones supervisa la seguridad del lugar de trabajo a lo largo del día. Busca las áreas que necesitan ser mejoradas y es proactivo en su búsqueda de riesgos o peligros.

Es importante que un gestor de instalaciones disponga de varios planes para hacer frente a peligros y situaciones de crisis. Su capacidad para desarrollar planes de intervención o de respuesta a emergencias—y formar a su personal en la aplicación de estos planes—es crucial para su éxito.

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4. Practicar la sostenibilidad

La sostenibilidad se refiere a las prácticas ecológicas destinadas a limitar el impacto medioambiental de las empresas. Ha aumentado la demanda de que las empresas reduzcan sus residuos y el consumo de recursos naturales, y gran parte de esa obligación ha pasado a ser responsabilidad de los gestores de instalaciones. Las decisiones que los gestores de instalaciones toman en relación con los equipos, el consumo de energía y las operaciones pueden tener un impacto significativo. He aquí ocho formas en las que un gestor de instalaciones puede apoyar la sostenibilidad de su lugar de trabajo:

  • Evaluar la eficiencia energética de los equipos en funcionamiento
  • Sustituir las viejas ventanas por modelos de alta eficiencia energética
  • Actualizar la iluminación interior y exterior para que funcione con sensores de movimiento
  • Actualizar el aislamiento para un rendimiento óptimo de la calefacción y la refrigeración
  • Evite los compuestos orgánicos volátiles (COV) en los productos de limpieza, los productos químicos y la pintura
  • Colocar latas y carteles de reciclaje en todo el establecimiento
  • Impartir formación sobre sostenibilidad al personal de mantenimiento y de las instalaciones
  • Contratar a contratistas ecológicos

5. Gestión de equipos

Una de las funciones principales de la gestión de instalaciones es dirigir a los miembros del personal. Los FM's dirigen a los trabajadores de mantenimiento, los equipos de limpieza y los de seguridad de la empresa. Deben ser capaces de manejar los medios individuales de los empleados, diseñar horarios semanales y delegar trabajos y tareas. También es importante que promuevan la unidad y posean la capacidad de mediar y resolver conflictos entre los miembros del personal.

6. Crear y gestionar un presupuesto

Es esencial que los facility managers posean fundamentos básicos de matemáticas financieras. Deben ser capaces de elaborar un presupuesto mensual, trimestral y anual. Los gestores de instalaciones garantizan el funcionamiento óptimo de los sistemas y las operaciones en el lugar de trabajo. Los amplios sistemas eléctricos y las máquinas que utilizan las empresas son caros, y los facility managers deben conocer la vida útil de los aparatos y equipos para poder presupuestar adecuadamente su mantenimiento o sustitución.

La gestión del presupuesto también es importante para tomar decisiones adecuadas en materia de personal, asignar fondos para la compra de software o programas informáticos, asistir a talleres o al desarrollo profesional y cumplir las normas establecidas por los superiores. Los gestores de instalaciones realizan regularmente evaluaciones presupuestarias, redactan informes financieros y presentan planes o documentos presupuestarios a sus superiores para que los revisen.

7. Tomar decisiones de contratación

Como líderes dentro de una empresa, los gestores de instalaciones suelen tomar las decisiones de contratación de su personal de mantenimiento, limpieza o seguridad. Un gestor de instalaciones debe ser un buen juez de carácter, y también debe ser imparcial en su toma de decisiones. Es probable que lea currículos, realice entrevistas y contrate a personas para cubrir puestos vacantes. Un buen gestor de instalaciones es capaz de reconocer los puntos fuertes técnicos e interpersonales de un candidato y puede formar una plantilla cohesionada.

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8. Centrarse en el crecimiento de los miembros del equipo

Un componente crucial del trabajo de un gestor de instalaciones es ayudar al crecimiento de su plantilla y personal. Un gestor bien equipado se centra en el crecimiento y el desarrollo, y se toma el tiempo necesario para formar a los miembros de su plantilla y proporcionarles desarrollo profesional para mejorar la habilidad técnica, la seguridad ambiental y la funcionalidad operativa de todo el departamento de instalaciones. He aquí siete áreas de desarrollo profesional en las que un gestor de instalaciones puede centrarse para ayudar a su personal a mejorar y crecer:

  • Medio ambiente y sostenibilidad
  • Utilizar la tecnología y los programas de software
  • Habilidades mecánicas
  • Seguridad eléctrica
  • Procedimientos de cierre
  • Gestión de crisis
  • Conciencia social y emocional

9. Navegar por la tecnología

Es importante que los gestores de instalaciones se mantengan al día de las tendencias y los avances tecnológicos. Tienen que saber cómo manejar los equipos avanzados de calefacción, ventilación y aire acondicionado, las tecnologías de los edificios inteligentes y los sistemas de vigilancia de la seguridad. Los gestores de instalaciones también utilizan regularmente aplicaciones para la experiencia de los empleados, sistemas de archivo electrónico e incluso pueden utilizar tecnología portátil. Como líderes y gestores, necesitan tener un gran conocimiento de cómo utilizar el software y los sistemas de información geográfica para poder formar con precisión y facilidad a los miembros de su personal.

10. Gestión del tiempo

Los gestores de instalaciones son cruciales para mantener una oficina o un campus de la empresa en funcionamiento. Organizan múltiples proyectos y dirigen varios equipos. También mantienen los registros de la infraestructura, los procedimientos y las máquinas de las que dependen las empresas para su funcionamiento. Los gestores de instalaciones necesitan una excelente capacidad de gestión del tiempo para garantizar que los proyectos se completen a tiempo y que los empleados y equipos reciban una formación adecuada y eficaz.

Tienen que organizar los horarios de los turnos del personal y diseñar la lista de tareas y responsabilidades diarias de cada miembro del personal. Los responsables de las instalaciones también tienen que programar tiempo para revisar y evaluar el progreso de cada persona y programar sesiones de formación y desarrollo profesional. Para hacer estas cosas con eficacia, deben ser capaces de priorizar las tareas y gestionar bien su tiempo.

11. Paciencia

Los gestores de instalaciones trabajan con muchas personas dentro de una empresa y las dirigen. Están en comunicación regular con contratistas, electricistas, superiores y colegas, y dirigen regularmente al personal de mantenimiento, al personal de seguridad y a los jardineros. Al trabajar con una gran variedad de personas, es importante ser paciente y comprensivo. He aquí cinco razones por las que la paciencia es una habilidad y un rasgo importante para los facilities managers:

  • Conduce a una mejor relación y compenetración.
  • Da un ejemplo positivo en el lugar de trabajo.
  • Es un componente clave de la escucha activa y la comunicación eficaz.
  • Reduce el estrés laboral y aumenta la productividad.
  • Ayuda a que un directivo sea percibido como accesible.

12. Escribir y revisar informes

Las empresas confían en los gestores de instalaciones para obtener información sobre los próximos cambios, los gastos, los posibles riesgos de seguridad y el rendimiento del personal. Delegan parte de la supervisión y la elaboración de informes en sus empleados, y suelen utilizar los informes del personal, las fotos y las listas de comprobación como datos para elaborar informes más amplios para la alta dirección. Los responsables de las instalaciones también redactan regularmente informes sobre las necesidades de mantenimiento, los costes de sustitución de equipos y el rendimiento y el crecimiento de los empleados.

13. Pensamiento analítico

El pensamiento analítico se refiere a la capacidad de una persona para leer e interpretar datos, identificar retos y encontrar soluciones o estrategias razonables en respuesta a posibles problemas o como preparación para ellos. He aquí seis situaciones en las que un gestor de instalaciones necesita una gran capacidad de análisis:

  • Recopilación de datos presupuestarios
  • Evaluar las necesidades del personal
  • Creación de equipos o asociaciones de personal
  • Desarrollo de proyectos y plazos de los mismos
  • Evaluar la seguridad del edificio o del campus
  • Diseñar los objetivos del personal y las actividades de desarrollo profesional

14. Trabajo en red

La creación de redes es una combinación de comportamientos no son acciones que conducen a conexiones profesionales y recursos. Es importante que los gestores de instalaciones establezcan contactos y desarrollen una sólida red profesional para poder jugar con la tecnología, la innovación y los posibles retos. Una red profesional también puede ayudar a orientar a un gestor de instalaciones en el aspecto de la contratación y la contratación de su trabajo, y ayudar a encontrar recursos y oportunidades para el desarrollo profesional y la creación de habilidades.

15. Visión

La visión se refiere a la forma en que una persona ve la posición futura de una empresa o departamento, y está estrechamente relacionada con los elementos de la misión de una empresa. Para tener una visión positiva, los directivos deben tener la capacidad de imaginar el futuro del departamento y el de cada miembro del personal que dirigen. Es importante que sean positivos, innovadores y con visión de futuro para que puedan orientar la empresa hacia un futuro exitoso.

16. Cumplir con las leyes federales y estatales

Los responsables de instalaciones manejan los procedimientos de múltiples aspectos de las operaciones diarias de una empresa. Deben conocer a fondo las leyes federales, estatales y locales para garantizar que el comportamiento de la empresa se ajusta a las normas y reglamentos. Es importante que los FM conozcan las restricciones de construcción, las leyes de contratación, los códigos de capacidad y otras responsabilidades o preocupaciones.

Existen normas federales sobre quién puede manejar determinados equipos, y hay restricciones estatales y locales sobre los tipos de equipos y materiales que pueden utilizarse en proyectos de construcción o mantenimiento. Muchos municipios también tienen normas sobre el uso de determinados productos químicos, el reciclaje y la eliminación de residuos.

4 consejos para mejorar tus habilidades como gestor de instalaciones

Aquí tienes cuatro consejos para mejorar tus habilidades como gestor de instalaciones y diseñar un lugar de trabajo más funcional:

Controla la productividad

Como gerente de instalaciones, su trabajo consiste en garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos de mantenimiento, limpieza y seguridad. A veces los facilities managers dirigen equipos muy grandes. Es importante hacer un seguimiento de la productividad de cada uno de los miembros del equipo utilizando datos y métricas. Considere la posibilidad de utilizar un software de gestión de instalaciones para evaluar adecuadamente las contribuciones de los empleados, la gestión del tiempo y el nivel de competencias. Un seguimiento exhaustivo del rendimiento y la productividad ayuda a los responsables a identificar las necesidades de formación y los miembros del personal que necesitan un mayor desarrollo o aquellos que podrían beneficiarse de ascender a puestos de liderazgo.

Proporcionar objetivos y retroalimentación

Como líder y gestor, es crucial proporcionar a cada miembro del equipo tareas adecuadas y objetivos alcanzables. Al asignar tareas a los miembros del personal, éstos deben saber lo que se espera de ellos. Una vez cumplida la tarea o el deber, también es importante informar a los empleados de lo que han hecho bien y de lo que deben mejorar. Proporcionar objetivos y retroalimentación ayuda a las personas a desarrollar habilidades y proporciona orientación en el lugar de trabajo.

Hable con su personal

Hablar regularmente con el personal sobre sus necesidades y sentimientos respecto al trabajo ayuda a establecer un entorno laboral respetuoso. Considere la posibilidad de utilizar formularios anónimos u otras herramientas de retroalimentación para ayudar a obtener información sobre cómo se siente la gente con respecto a la gestión, los deberes y la cultura. Puede utilizar esta información para diseñar o adaptar políticas o procedimientos que fomenten la satisfacción en el trabajo y una rotación menos frecuente.

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Obtén una certificación de gestión de instalaciones

La certificación de gestión de instalaciones, o CFM, es una credencial reconocida internacionalmente. Incluye el estudio de un curso, la superación de un examen estandarizado y el mantenimiento de la certificación mediante la realización de horas anuales de desarrollo profesional. La obtención de esta certificación ayuda a los gestores de instalaciones a desarrollar sus habilidades técnicas, ampliar sus redes profesionales y reforzar sus capacidades de gestión.