Las mejores habilidades organizativas para los currículos, las entrevistas y el desarrollo

La elección de empleados de calidad que posean fuertes habilidades organizativas suele ser más eficaz cuando estas habilidades están arraigadas en su rutina diaria. Puede desarrollar estas habilidades practicando y siendo autodisciplinado. Una vez que desarrolle las habilidades organizativas, puede empezar a utilizarlas con regularidad para crear un hábito permanente y lograr un mayor éxito en el trabajo.

En este artículo, definimos y damos ejemplos de habilidades organizativas esenciales. También hablamos de cómo destacar y comunicar tus habilidades organizativas a los empleadores, tanto en tu currículum como en las entrevistas. Además, le mostraremos cómo desarrollar y utilizar las habilidades organizativas para ayudar a aumentar su productividad en el lugar de trabajo a largo plazo.

¿Qué son las competencias organizativas?

Su vida diaria puede organizarse y estructurarse utilizando habilidades organizativas. Tener habilidades organizativas puede ayudarle a trabajar de forma más eficiente y eficaz, aumentando así su productividad y rendimiento. Cuando un empleado demuestra habilidades organizativas en el trabajo, suele indicar que tiene una gran aptitud para la gestión del tiempo, el establecimiento de metas y la consecución de objetivos.

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¿Por qué son importantes las habilidades organizativas?

Las personas con fuertes habilidades organizativas son esenciales para ayudar a que una empresa funcione con éxito asegurando la eficiencia operativa. Estas habilidades son necesarias en el lugar de trabajo para aumentar la productividad y garantizar que los objetivos de la empresa se cumplan de forma constante.

Las habilidades organizativas también son fundamentales, ya que a menudo apoyan el crecimiento y el desarrollo de otras competencias, como el pensamiento crítico y la comunicación. Las personas con una gran capacidad de organización también pueden recibir oportunidades de promoción, funciones de liderazgo o responsabilidades de mayor nivel.

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Ejemplos de habilidades organizativas

Aunque existe una amplia gama de habilidades organizativas, la mayoría se encuadran en una de las dos categorías—físicas o de razonamiento. Es una buena idea utilizar tanto las habilidades organizativas físicas como las de razonamiento, ya que ambas son esenciales para alcanzar los objetivos.

Capacidad de organización física

Las habilidades organizativas físicas generalmente se refieren a mantener un espacio de trabajo ordenado (físico y virtual) y hábitos de trabajo ordenados. Por ejemplo, si asiste a una reunión de planificación de un proyecto, podría demostrar sus habilidades organizativas tomando notas claras durante la reunión, guardándolas en un lugar designado donde pueda consultarlas fácilmente y realizando las actualizaciones adecuadas en el correspondiente calendario del proyecto. Algunos ejemplos de habilidades organizativas físicas en el lugar de trabajo son:

Documentación

Es importante documentar las reuniones, como se describe en el ejemplo anterior. También puedes documentar el progreso de un proyecto, las nuevas ideas cuando se te ocurren, los objetivos personales y profesionales o tu lista de tareas pendientes. Documentar información valiosa como ésta, ya sea por escrito, con fotos o con grabaciones de voz o vídeo, puede ayudarte a cumplir los plazos y a resolver problemas futuros.

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Presentación de

Pueden ocuparse principalmente de archivos digitales, correos electrónicos o documentos en papel. En cualquier caso, tener carpetas o unidades designadas donde guardar información importante puede ayudarte a moverte con rapidez y ser más proactivo en el trabajo. Por ejemplo, si tu jefe te pregunta por el estado de un proyecto en el que estás trabajando, podrás localizar rápidamente los documentos y los plazos para ofrecerle una actualización precisa.

Mantenimiento de registros

Registrar las transacciones o eventos empresariales de forma sistemática es también una habilidad crucial, especialmente cuando se trabaja con clientes, proveedores o informes directos. Esto puede ayudarle a usted y a otros colaboradores a establecer expectativas claras, hacer un seguimiento de la responsabilidad y planificar el futuro.

Orden

Despejar su espacio físico y virtual a menudo puede ayudarle a despejar también sus pensamientos. Cuando tienes un estado mental organizado, normalmente tienes más claridad para analizar los problemas y tomar decisiones.

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Razonamiento de las habilidades organizativas

Las habilidades organizativas relacionadas con el razonamiento y el pensamiento crítico pueden ayudarle a resolver problemas, planificar proyectos, colaborar mejor y mucho más. Estas habilidades son atractivas para los empleadores porque demuestran tus cualidades dinámicas como empleado. Algunos ejemplos de habilidades organizativas que implican razonamiento son

Analítica

Su capacidad para investigar, clasificar los datos, procesar rápidamente los resultados y llegar a una conclusión sólida requiere una gran capacidad de organización.

Colaboración

También se necesitan habilidades organizativas para trabajar en armonía con otros miembros del equipo cuando hay que programar y dirigir reuniones, asignar o asumir nuevas responsabilidades, establecer expectativas o hacer un seguimiento de los resultados.

Comunicación

La comunicación organizada es necesaria para trabajar eficazmente con los compañeros, ya sean subordinados directos, directivos o clientes. Comunicar las ideas de forma reflexiva y coherente puede garantizar que sean bien recibidas y ayudarle a evitar ineficiencias como las malas interpretaciones.

Planificación

Otra habilidad organizativa consiste en decidir qué hay que hacer realmente, cuándo hay que hacerlo y, a continuación, planificar ese proceso. Esto implica comprender los plazos y trabajar hacia atrás para establecer las prioridades de cada tarea en el camino.

Delegación

También puede perfeccionar la habilidad de decidir quién es la mejor persona para hacer cada tarea, comunicarle la asignación y ayudarle a seguir su progreso. La delegación es una importante habilidad organizativa que nos permite conseguir más en menos tiempo.

Gestión del tiempo

Otra parte de las habilidades organizativas es la comprensión del alcance de la cantidad de tiempo que debe llevar una determinada tarea. Esto le permite planificar su agenda diaria y utilizar su tiempo de forma eficiente. También favorece un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal.

A continuación se presentan más ejemplos de habilidades organizativas que los empresarios valoran y que también podrían ayudarle a tener éxito en el trabajo. Puede ser más fácil desarrollar estas habilidades una vez que se empieza a construir una sólida rutina organizativa:

  • Estrategia
  • Dirigir o gestionar equipos
  • Gestión de conflictos
  • Pensamiento crítico
  • Resolución de problemas
  • Atención a los detalles

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Cómo comunicar las habilidades organizativas a los empleadores

Durante el proceso de contratación, los empleadores observarán tu capacidad de razonamiento y organización física para evaluar el nivel de tu competencia. Es importante transmitir ambos tipos de esta habilidad para que los entrevistadores y los directores de contratación puedan comprender todo tu potencial.

Demuestre su capacidad de organización en su currículum

El atractivo visual de tu currículum demuestra tu capacidad de organización física. Tu currículum debe estar libre de errores e incoherencias de formato, ya que los reclutadores podrían interpretarlos como una falta de atención a los detalles. Además, el uso de un diseño sencillo que sea fácil de leer y la presentación del contenido en un orden lógico demuestran que tienes capacidad para organizar la información.

También debes describir las habilidades organizativas adecuadas en las secciones de resumen, habilidades y descripción de la experiencia de tu currículum. Utiliza las palabras clave de la descripción del puesto y emplea verbos de acción contundentes para expresar que tienes las habilidades de razonamiento necesarias para tener éxito en el puesto. Por ejemplo, podría escribir sobre cómo, “llevó un proyecto al éxito gestionando a las partes interesadas, delegando tareas y haciendo un seguimiento cuidadoso del progreso”

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Hable de sus habilidades organizativas durante una entrevista

Demuestre su capacidad de organización física durante una entrevista llegando temprano, vistiendo con pulcritud, tomando notas y haciendo preguntas reflexivas.

Esto también entra en juego cuando das tus respuestas. Cuando te prepares para una entrevista, organiza tus temas de conversación utilizando la técnica STAR para que los entrevistadores puedan entender tus respuestas y hacerse una idea de cómo comunicas las ideas.

Muestra tus habilidades organizativas que implican el razonamiento al describir lo que realmente hiciste y cómo lograste tus objetivos. Por ejemplo, ¿creaste o implementaste un nuevo proceso que ayudó a tu equipo a superar las métricas? ¿Has liderado un proyecto u organizado un evento que ha aumentado el conocimiento de la marca de tu empresa?

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Cómo desarrollar y utilizar una sólida capacidad de organización

Para crear un hábito de fuertes habilidades organizativas, suele ser esencial desarrollarlas y aplicarlas gradualmente a su rutina de trabajo a lo largo del tiempo. Una vez hecho esto, podrá notar un aumento de la eficiencia en sus proyectos y en su rutina que podrá ampliar con el tiempo. A continuación, te presentamos algunas formas de desarrollar habilidades organizativas que puedes utilizar regularmente en el trabajo.

  1. Cree un espacio de trabajo limpio.
  2. Identifique los objetivos a cumplir.
  3. Construir una lista de tareas.
  4. Prioriza cada tarea.
  5. Introducción de tareas en un horario.
  6. Organizar los materiales.
  7. Recompénsese regularmente.
  8. Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada.

1. Crea un espacio de trabajo limpio

Suele ser más fácil mejorar las habilidades organizativas una vez que se desordena y limpia el escritorio y el área de trabajo. Evalúe lo que hay dentro y alrededor de su espacio de trabajo y deshágase de cualquier objeto o documento que considere innecesario para cumplir con sus responsabilidades diarias. Con menos distracciones a tu alrededor, puede que te resulte más fácil concentrarte en la tarea que tienes entre manos.

2. Identificar los objetivos a cumplir

A la hora de desarrollar un plan de organización, es posible que primero quiera establecer los objetivos profesionales que le gustaría alcanzar. Para ello, puede hacer una lluvia de ideas con una lista de proyectos o tareas que le gustaría completar. Pueden ser elementos previamente asignados por un supervisor o pueden ser objetivos de mejora personal que te hayas fijado. Un ejemplo puede ser la creación de un mejor proceso de formación departamental para los nuevos empleados.

Enumere estos objetivos y anote el tiempo que puede llevar alcanzar cada uno de ellos. Algunos de estos objetivos pueden tardar meses en alcanzarse, mientras que otros pueden implicar tareas más pequeñas que podrían completarse en un periodo de tiempo más corto.

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3. Construir una lista de tareas

Una vez que establezcas un objetivo, elabora una lista de tareas para establecer los pasos necesarios para alcanzarlo. Intenta empezar con un proyecto u objetivo más amplio. Evalúa el tiempo que te puede llevar estimar un plazo final, divídelo en tareas más pequeñas y anótalas en una lista. También puedes asignar fechas de vencimiento a tus tareas para ayudarte a mantener el rumbo. Esto puede ayudarte a completar proyectos más grandes sin sentirte abrumado. Una vez que hayas añadido tareas a tu lista, tendrás un rumbo más claro para alcanzar tu objetivo. Considera la posibilidad de utilizar herramientas online gratuitas para hacer listas, como Google Keep, Trello o Google Sheets.

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4. Priorizar cada tarea

Ahora puedes tomar esta lista de tareas y empezar a organizarla en función de las prioridades. Coloque las tareas más importantes con plazos próximos al principio de la lista. Estas son las tareas que debe completar antes que las demás. La priorización de las tareas garantiza que se hagan las cosas en el orden correcto para lograr la máxima eficiencia. Si observa que hay una gran cantidad de tareas o que algunas quedan fuera de sus responsabilidades principales, determine si puede delegar alguna en otros miembros del equipo.

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5. Introducir tareas en un calendario

Una vez que haya establecido las tareas a realizar, puede programar cuándo trabajará en ellas. Decida cuánto tiempo puede llevar cada tarea y elabore un calendario en consecuencia. Por ejemplo, en función del tiempo que le lleve terminar cada elemento, puede elaborar su programa basándose en incrementos de tiempo específicos. Si su día está lleno de tareas que requieren más tiempo, puede crear un horario en incrementos de una hora. Una parte de este horario puede tener este aspecto:

7 a.m.: Levantarse, ducharse, preparar el desayuno, conducir hasta la oficina
8 de la mañana: Clasificar y responder a los correos electrónicos
9 a.m.: Reunión con el gerente
10 de la mañana: Construir el informe del presupuesto

Intente encontrar tiempo para hacer pausas regulares para que su cerebro descanse y se refresque. Esto puede ayudarle a concentrarse mejor en la realización de una tarea una vez que haya terminado su descanso. Dejar algunos espacios libres en tu horario también puede prepararte para cualquier tarea inesperada que pueda surgir a lo largo de la semana laboral.

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6. Organice sus materiales

Para aumentar la productividad y mantenerse organizado, almacene los documentos en archivos claramente etiquetados y fáciles de encontrar. Designe carpetas en su ordenador para almacenar recursos y documentos importantes. Ordene cada uno de sus archivos existentes y traslade los documentos a sus respectivas carpetas. Como el objetivo es establecer un sistema en el que los documentos sean rápidos y fáciles de recuperar, evita crear demasiadas carpetas. En su lugar, cree carpetas basadas en categorías amplias como “reuniones de equipo,” “informes trimestrales” o “documentos de formación,” y añada subcarpetas dentro de esas categorías si es necesario.

También puedes aplicar el mismo sistema a tu correo electrónico. Si recibes una cantidad importante de correos electrónicos cada día, clasifícalos con regularidad y crea carpetas para los diferentes asuntos que tratan los correos. Esto puede facilitar la consulta de un correo electrónico anterior que contenga información importante.

7. Recompénsese con regularidad

Para fomentar las habilidades organizativas constantes, construya un sistema de recompensas para usted. Por ejemplo, si ese día completa todas las tareas programadas a tiempo, regálese algo que le guste. El reconocimiento de tus logros, aunque sea en pequeñas cosas, puede ayudarte a crear motivación para completar cada proyecto. Esto puede crear un ciclo de trabajo productivo para ti y puede animarte a seguir siendo organizado.

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8. Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada

Equilibrar con éxito su vida personal y laboral puede ayudarle a mantenerse organizado y coherente. En general, su cerebro puede procesar mejor la información cuando le da un poco de descanso y se permite centrarse también en actividades no relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, puedes elegir dos o tres días a lo largo de la semana para dedicarte a tus aficiones, pasar tiempo con tus amigos o hacer ejercicio.

Una vez que vuelvas al trabajo después de haber descansado la mente, puede que te sientas mejor preparado para ser productivo y organizado a lo largo del día mientras trabajas para conseguir tus objetivos.

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