Con el crecimiento de la tecnología, cada vez son más las tareas que pueden realizarse a distancia. Dado que gran parte de los negocios pueden realizarse fuera de la oficina, es fundamental poder comunicarse eficazmente dondequiera que se encuentre. Puede programar una conferencia telefónica formal en su smartphone en cualquier momento y lugar.
En este artículo, hablaremos de lo que es una teleconferencia, cuándo y cómo participar utilizando un dispositivo móvil y cómo mantener la profesionalidad.
¿Qué es una conferencia telefónica?
Una teleconferencia es cuando tres o más personas mantienen una conversación telefónica al mismo tiempo. Hay sitios de alojamiento gratuitos y de pago que pueden acoger a muchos más participantes que los dispositivos móviles, que permiten hasta cinco o seis participantes a la vez. Una teleconferencia permite a las personas realizar una reunión en diferentes lugares o zonas horarias.
Preparación para una conferencia telefónica
Antes de iniciar una teleconferencia en un dispositivo móvil, considera estos puntos:
Cuántas personas estarán en la llamada
Si son más de cinco personas, debería considerar la posibilidad de utilizar una línea telefónica fija o una empresa de alojamiento. Algunos programas de telecomunicaciones permiten que haya hasta 50 personas en una teleconferencia.
Si es posible utilizar un teléfono fijo
Los teléfonos fijos ofrecen una mejor calidad de sonido y, a menudo, un entorno más estable, lo cual es clave durante las llamadas formales. Además, hay más software disponible que permite a los teléfonos fijos manejar conferencias telefónicas a gran escala.
Si necesita utilizar el vídeo
A veces, el sonido no es suficiente para comunicar con eficacia. Si necesitas algo más que sonido, deberías considerar el uso de un sitio de alojamiento que permita realizar llamadas por videoconferencia. Sin embargo, una forma de evitarlo es simplemente compartir con los participantes los archivos o la información necesaria para la llamada de antemano, y pedirles que la tengan a la vista durante la reunión.
Cómo hacer una teleconferencia en un iPhone
Las llamadas en conferencia en un iPhone son bastante sencillas. Al ser un teléfono de dos líneas, puede admitir hasta cinco participantes en una conferencia telefónica, así como otra llamada en la otra línea. Para crear una multiconferencia:
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Tomar una decisión.
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Presione “Añadir llamada,” y seleccione el segundo destinatario. El primer destinatario quedará en espera mientras usted se conecta.
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Pulse “Combinar llamadas” para conectar ambas líneas.
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Repite los pasos dos y tres para añadir más participantes.
El iPhone ofrece algunas funciones clave más para las conferencias telefónicas. Si desea desconectar a una de las partes de la llamada, sólo tiene que pulsar “Conferencia” y después tocar el círculo rojo con el gráfico del teléfono que hay junto al número. A continuación, puede pulsar “Finalizar llamada” para desconectar.
También puede mantener conversaciones privadas con personas durante una teleconferencia, pulsando “Conferencia,” y a continuación “Privado” junto al número con el que desee mantener una conversación individual. Cuando esté listo para volver a reunirse con los otros interlocutores, pulse “Combinar llamadas” y volverá a formar parte de la conferencia.
Cómo hacer una teleconferencia en un Android
Realizar una teleconferencia en un Android es muy similar a la de un iPhone. La principal diferencia es la terminología y los iconos. Para crear una teleconferencia en un Android:
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Haz una llamada.
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Después de conectarse, pulse el icono “Añadir llamada”. En el gráfico aparece una persona con un “+” al lado. Una vez pulsado el icono, el primer destinatario quedará en espera.
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Marca la segunda parte y espera a que te contesten.
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Pulse el icono “Combinar”. Esto aparecerá como dos flechas que se fusionan en una. Una vez que lo pulse, las llamadas se unirán y la pantalla dirá “Conferencia telefónica”;
Al igual que en el iPhone, puede pulsar “Gestionar” para silenciar o desconectar a una parte de la multiconferencia.
Etiqueta de las conferencias telefónicas
Al igual que se viste para una reunión de negocios, es importante presentarse de manera profesional y formal en una conferencia telefónica. Aquí hay algunas cosas que hay que tener en cuenta:
10. Esté preparado
En los negocios, llegar pronto es llegar a tiempo. Asegúrese de que ha iniciado la sesión, se ha instalado y está preparado para hablar de los temas en cuestión antes de la hora programada para la llamada. Si utiliza un sitio de alojamiento o una aplicación para la teleconferencia, pruebe el puente de antemano para asegurarse de que todo funciona correctamente.
Elegir un lugar tranquilo con una señal fuerte
Tómate el tiempo y el cuidado de encontrar un lugar libre de ruidos e interferencias para que todos los participantes en la llamada puedan participar eficazmente. Además, los auriculares pueden ser una herramienta eficaz para eliminar el ruido ambiental. Asegúrate de que tu ubicación tiene una señal fuerte. Si parece inestable, considera la posibilidad de cambiar de ubicación.
Asegúrate de que tu teléfono está completamente cargado de antemano
Si es posible, ten un cargador y un enchufe cerca por si acaso.
Apague sus timbres
Asegúrate de eliminar cualquier distracción innecesaria poniendo el teléfono y el portátil en silencio antes de llamar.
Evite utilizar el altavoz
Aunque te permite tener las manos libres, sacrifica la calidad del sonido. Intenta utilizar un auricular en su lugar, a menos que compartas la línea telefónica con otra persona.
4. Manténgase centrado
La mayoría de los smartphones te permiten realizar otras tareas durante una llamada telefónica. Resiste la tentación. Los otros participantes no pueden’verte, pero aún así debes estar presente.