Elaboración de cronogramas para una empresa en 4 sencillos pasos (y cuándo debe utilizarlos)

Los calendarios son herramientas eficaces que las empresas y los negocios pueden utilizar para gestionar su tiempo de forma eficiente. A la hora de elaborar un cronograma para una empresa, merece la pena saber cómo crearlo digitalmente y ajustarlo a tus deseos.

En este artículo, hablaremos de lo que es un cronograma, cuándo es más útil y te daremos una lista de pasos para crear uno con Microsoft Word.

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¿Qué es una línea de tiempo?

Una línea de tiempo es una representación visual de eventos ordenados cronológicamente. Un conjunto de datos puede incluir tanto eventos pasados como objetivos y plazos futuros. Las empresas y organizaciones suelen utilizar las líneas de tiempo para detectar patrones, gestionar eficazmente el tiempo de los proyectos y controlar los objetivos empresariales actuales. La creación de líneas de tiempo puede ser ventajosa para las empresas al dividir sus objetivos más amplios en pasos más pequeños y establecer una fecha límite.

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¿Cuándo hay que utilizar una línea de tiempo?

Hay varias situaciones en las que las líneas de tiempo pueden ser muy útiles para una empresa o un individuo, entre ellas:

  • Objetivos de la empresa: Cuando las empresas crean objetivos, puede ser útil establecer un calendario para asegurarse de que las tareas se priorizan correctamente, y para saber si hay que hacer ciertos cambios o ajustes para cumplir sus objetivos a tiempo.
  • Gestión de proyectos: Cuando los departamentos y las personas desarrollan proyectos, las líneas de tiempo pueden ser una gran manera de gestionar el proyecto de manera eficiente y garantizar que se cumplan los hitos clave. También puede ser una buena manera de delegar ciertas tareas o asignaciones a diferentes empleados del departamento.
  • Planes de negocio: La creación de un calendario para un plan de negocio puede ser útil a la hora de hablar de tus principales objetivos con los inversores y las partes interesadas, ya que puede informarles de los pasos que estás dando para poner en marcha la empresa y de la fecha en la que esperas lanzarla.
  • Formación y desarrollo: Desarrollar un cronograma para seguir el progreso de la capacitación y el desarrollo de un empleado puede ayudar a garantizar que la persona esté aprendiendo lo que necesita saber, y también puede ayudar a comunicar a los gerentes y ejecutivos cuándo el empleado estará completamente capacitado y disponible para las necesidades de la empresa.

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Cómo hacer una línea de tiempo en Microsoft Word

Esta es una lista de pasos que puedes seguir para ayudarte a hacer una línea de tiempo usando Microsoft Word:

1. Cree el cronograma

Para empezar, puede ser beneficioso cambiar el diseño del documento' seleccionando la pestaña Diseño de página, haciendo clic en Orientación y seleccionando Horizontal. A continuación, seleccione la pestaña Insertar y haga clic en SmartArt. Esto debería abrir una nueva ventana con una variedad de gráficos SmartArt para elegir. En la parte izquierda de la ventana, seleccione Proceso, que debería proporcionarle una selección de gráficos de línea de tiempo. La elección del gráfico depende de sus necesidades de línea de tiempo o de sus preferencias personales, pero si busca un punto de partida, considere utilizar la opción Línea de tiempo básica.

2. Introduzca la información de su hito

Después de que Word haya generado su gráfico, haga clic en la pestaña Diseño en la parte superior de la página, y luego seleccione Panel de texto. Esto debería abrir una ventana en el lado izquierdo de la pantalla donde puedes introducir la información de tu línea de tiempo. Haz clic en una de las viñetas de la ventana del panel de texto para resaltarla y empieza a escribir. A medida que introduzca la información en la ventana del panel de texto, el gráfico debería actualizarse automáticamente. Si quieres mover la fecha y la información de la parte superior de la viñeta a la parte inferior, teclea Shift+Enter para añadir un salto de línea.

Si desea añadir más puntos a la línea de tiempo, haga clic en uno de los puntos de la ventana del panel de texto para resaltarlo y pulse Intro. Esto debería crear un nuevo punto de viñeta en la ventana y en el gráfico. A medida que vayas añadiendo más viñetas e información a la línea de tiempo, el texto y el gráfico se irán reduciendo automáticamente para que quepan en la página. Si quieres incluir mucha información, considera utilizar varias líneas de tiempo con un máximo de seis viñetas por gráfico.

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3. Entender cómo reorganizar

Si quieres reorganizar y cambiar la información después de crear todas tus viñetas, haz clic en el texto del gráfico para resaltarlo y, a continuación, haz clic en la pestaña Diseño de la parte superior de la página. En la esquina superior derecha de la barra de herramientas de Diseño hay dos botones etiquetados como «Mover hacia arriba» y «Mover hacia abajo». Si hace clic en cualquiera de estos botones, cambiará la posición de sus viñetas, colocándolas antes o después en su línea de tiempo.

La línea de tiempo en Microsoft Word coloca automáticamente las viñetas de forma uniforme en el gráfico, sin embargo, es posible moverlas manualmente si desea mostrar visualmente la distancia entre los hitos. Para ello, haz clic en la imagen que quieras mover para que quede resaltada. A continuación, haz clic en el centro de la imagen y arrástrala hasta donde quieras.

4. Personalizarla

Hay varias formas de personalizar tu línea de tiempo en Microsoft Word, entre ellas:

Estilo

Hay ciertos estilos que puedes añadir a la imagen de la línea de tiempo completa, que pueden ayudar a crear un diseño estético. En la esquina superior derecha de la página, bajo la pestaña Diseño, hay una pequeña ventana llamada Estilos SmartArt. Esta ventana te ofrece varias opciones para diferentes efectos que puedes añadir a tu línea de tiempo, incluyendo dibujos animados, pulido, efecto sutil y más.

Colorear

Para cambiar los colores primarios de la línea de tiempo, seleccione la pestaña Diseño en la parte superior de la página y haga clic en el menú desplegable Cambiar colores. Este menú le ofrece una lista de diferentes temas de color que puede elegir para personalizar toda la línea de tiempo. Si desea cambiar los colores individuales de las flechas o viñetas de la línea de tiempo, haga clic en cualquier parte del gráfico para resaltarlo y luego haga clic con el botón derecho en lo que desea personalizar. Esto debería crear un menú emergente que le permita cambiar el color del elemento individual seleccionado.

Tamaño

Para cambiar la forma de las viñetas o la flecha de la línea de tiempo, haz clic con el botón izquierdo del ratón en una de las formas para seleccionarla. Deberán aparecer pequeños puntos alrededor de la imagen resaltada. Si haces clic y arrastras estos puntos hacia dentro o hacia fuera, podrás manipular el tamaño de la forma seleccionada.

Dale forma a

Si quieres cambiar la forma de las viñetas o de la flecha de la línea de tiempo, haz clic en la imagen que quieres cambiar y selecciona la pestaña Formato en la parte superior de la página, junto a la pestaña Diseño. Mientras la imagen sigue resaltada, haga clic en el menú desplegable Cambiar forma, situado en la parte izquierda de la barra de herramientas. Esto debería proporcionarle diferentes opciones de forma que puede utilizar. Después de seleccionar una nueva forma, debería transformarse automáticamente en los mismos ajustes de tamaño y color que ya has aplicado.

Otros programas de cronología útiles

Aquí tienes una lista de otros programas que puedes utilizar para crear líneas de tiempo:

  • Gráficos de tiempo
  • Creador de la línea de tiempo
  • Visme
  • Lucidchart
  • Venngage
  • Preceden a
  • Suite iSpring
  • Sutori
  • OfficeTimeline
  • TimeToast
  • TimelineMakerPro