13 Herramientas de mapeo de procesos para una gestión eficaz

Hay una búsqueda constante de enfoques para mejorar el rendimiento, aumentar la velocidad de producción y crear bienes y servicios de mayor calidad. Las herramientas de mapeo de procesos pueden ayudar a los gestores de proyectos y a los ejecutivos de las empresas a identificar áreas de mejora en sus organizaciones. Si usted dirige un equipo o un proyecto, puede beneficiarse de entender cómo funcionan estas herramientas.

En este artículo, definimos qué son las herramientas de mapeo de procesos, exploramos sus beneficios y enumeramos 13 de las herramientas de mapeo de procesos más populares que pueden interesarle.

¿Qué son las herramientas de mapeo de procesos?

Con las herramientas de mapeo de procesos se pueden crear mapas de procesos visuales que representen el funcionamiento de un procedimiento. Las herramientas de mapeo de procesos pueden ayudar a las organizaciones a identificar los pasos implicados en un proceso específico, impulsando su eficiencia y mejorando su flujo de trabajo. Las herramientas de mapeo de procesos pueden ayudar a los profesionales de la empresa a tomar decisiones informadas que pueden ahorrar tiempo, reducir costes y proporcionar a los clientes más valor.

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Ventajas de utilizar herramientas de mapeo de procesos

Aunque los directivos de las empresas pueden utilizar las herramientas de mapeo de procesos por una gran variedad de razones, hay algunos beneficios clave que todas las herramientas de mapeo de procesos tienen en común. Integrar las herramientas de mapeo de procesos en su estrategia de gestión puede:

Mejorar la comunicación con los miembros del equipo, los clientes y las principales partes interesadas
Permitir probar diferentes escenarios
Aumentar la confianza con clientes e inversores
Facilitar la comprensión de la documentación de los procesos
Definir las funciones y responsabilidades de los miembros de su equipo
Identificar las áreas de mejora del proceso
Ayuda al desarrollo de nuevas ideas y al pensamiento crítico
Reducir los costes asociados al desarrollo de productos o servicios
Mejore el rendimiento y la productividad de su equipo
Medir la eficacia de un proceso específico

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13 Tipos de herramientas de mapeo de procesos

Aunque puede optar por dibujar su propio mapa de procesos a mano, también existen numerosas herramientas de mapeo de procesos que pueden facilitar mucho esta tarea. Puede elegir una herramienta de mapeo de procesos digital si desea desarrollar mapas de procesos de manera más eficiente, hacer actualizaciones rápidas al documento y compartir su mapa de procesos terminado con su equipo o clientes. A continuación, le presentamos algunas herramientas populares de mapeo de procesos sobre las que puede estar interesado en saber más:

1. GitMind

Gitmind es una de las mejores herramientas gratuitas de mapeo de procesos en línea. Viene con una gran variedad de plantillas que puedes elegir para crear mapas de procesos sencillos, lo que te puede ahorrar tiempo. También puedes modificar tu mapa de procesos eligiendo diferentes formas, fuentes, colores y más, lo que facilita la identificación de los elementos importantes del proceso. Gitmind funciona en cualquier navegador web e incluye una versión móvil para realizar ediciones básicas. Una vez que hayas completado tu mapa de procesos, puedes exportarlo como documento o utilizar el enlace URL para compartirlo con tu equipo, clientes y partes interesadas clave.

2. Creately

Creately es otro popular programa de software de mapeo de procesos que puedes utilizar para crear diferentes tipos de diagramas. Una de las mejores características que ofrece Creately es la posibilidad de colaborar con otros usuarios desde cualquier parte del mundo. Esto puede hacer que sea más fácil compartir ideas e información importante. Puedes empezar seleccionando una plantilla prefabricada diseñada para tu industria específica. Algunos sectores para los que Creately ofrece plantillas son la ingeniería, el marketing y la educación. Esto puede ahorrarle tiempo y ayudarle a identificar los elementos clave relevantes para su proceso específico.

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3. LucidChart

Muchos profesionales disfrutan utilizando LucidChart porque funciona en todos los navegadores y dispositivos. LucidChart facilita la colaboración ofreciendo una función de chat con comentarios en tiempo real. También se integra bien con otras aplicaciones de productividad, como G-Suite y Microsoft Office. Si tu equipo ya utiliza otra aplicación de productividad para hacer un seguimiento de los procesos, LucidChart podría ser una gran opción para transferir la información fácilmente.

4. Edraw

Edraw es una excelente opción si está buscando una herramienta de mapeo de procesos con una amplia variedad de características. La interfaz en sí es muy intuitiva y ofrece un diseño automático para los mapas de procesos que le permitirá ahorrar tiempo. Edraw incluye una gran biblioteca de símbolos y plantillas para diagramas específicos, como diagramas de flujo de trabajo, diagramas de flujo de datos y modelos de procesos de negocio. También puede personalizar el color, el estilo de fuente, el tamaño y la forma de cada elemento en Edraw.

5. Paradigma visual

Esta herramienta de mapeo de procesos es una opción popular para las empresas de desarrollo de software que siguen la gestión ágil de proyectos. La gestión ágil de proyectos es un proceso de gestión de proyectos rápido, flexible e iterativo que divide los grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables. Visual Paradigm ofrece una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar y una amplia biblioteca de formas entre las que elegir para facilitar la creación de mapas de procesos. También ofrece a los usuarios la opción de animar sus proyectos, lo que puede ser una característica beneficiosa si tiene previsto presentar su mapa de procesos a su equipo, clientes o partes interesadas clave.

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6. Dibujos de Google

Muchos profesionales utilizan Google Drawings porque está asociado a una marca conocida e intuitiva. Esta herramienta de mapeo de procesos es completamente online y está basada en el navegador, lo que facilita su uso compartido con otros miembros del equipo, clientes y partes interesadas clave de todo el mundo. Aunque Google Drawing incluye una selección de formas más básica que otras herramientas de mapeo de procesos, ofrece almacenamiento gratuito, lo que la convierte en una opción rentable. Además, los mapas de procesos que creas en Google Drawings no caducan nunca, lo que puede ser útil si tienes previsto revisar o actualizar tus documentos con regularidad.

7. Canva

Si buscas una herramienta de mapeo de procesos que te permita tener un control creativo total, Canva puede ser la mejor opción para ti. Esta herramienta le permite incrustar ilustraciones y gráficos en movimiento de aspecto profesional, lo que puede ser beneficioso si planea crear una presentación de su mapa de procesos para compartirlo con su equipo, clientes o partes interesadas clave.

Canva también facilita la carga de tus propios elementos visuales, que puedes utilizar para incluir logotipos u otros elementos clave de la marca. Como Canva es un programa basado en la web, puedes acceder a él desde cualquier navegador, lo que lo convierte en una opción muy cómoda.

8. Gliffy

Si busca una herramienta sencilla de mapeo de procesos que sea rápida y fácil de entender, Gliffy es una excelente opción. Esta herramienta de mapeo de procesos ofrece varias plantillas y temas para ayudarle a construir eficientemente diagramas de aspecto profesional. Gliffy también hace que sea fácil compartir proyectos con su equipo a través de las redes sociales. Muchos profesionales disfrutan utilizando Gliffy porque le permite volver a versiones anteriores de su mapa de procesos. Esta característica garantiza que siempre puedas acceder a tu trabajo.

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9. Cacoo

Cacoo es una de las herramientas de mapeo de procesos más colaborativas que existen. Si tiene previsto que varios miembros del equipo trabajen juntos para crear un mapa de procesos, esta puede ser la solución para usted. Cacoo proporciona actualizaciones de actividad para facilitar el seguimiento de los cambios y la recepción de actualizaciones de estado, lo que puede mejorar la comunicación y aumentar el trabajo en equipo. Este programa se integra con una amplia gama de otras aplicaciones de productividad para garantizar que su equipo pueda acceder a toda la información que necesita de forma eficiente.

10. Visme

Si busca una herramienta de mapeo de procesos que sea interactiva, Visme ofrece una amplia gama de características atractivas. Visme ofrece a los usuarios la posibilidad de incorporar animaciones para dar movimiento a elementos visuales como las formas y el texto. También se pueden aplicar transiciones o ventanas emergentes para crear presentaciones visualmente atractivas y cautivadoras. Se puede acceder a Visme en línea o sin conexión. Los usuarios también pueden optar por establecer una contraseña para proteger sus proyectos privados.

11. Draw.io

Otra herramienta popular de mapeo de procesos es Draw.io. Este software es completamente gratuito y ofrece una interfaz intuitiva en línea para ayudarle a crear diagramas de flujo de procesos sencillos y mapas de procesos en profundidad. Si está buscando una herramienta de mapeo de procesos sencilla con un presupuesto limitado, Draw.io puede ser la solución perfecta para usted.

12. Microsoft Excel

Aunque Microsoft Excel es ampliamente conocido como herramienta de hoja de cálculo, también tiene las características básicas necesarias para crear mapas de procesos. Si ya está familiarizado con Microsoft Excel o utiliza Microsoft Office para otras tareas relacionadas con el trabajo, utilizar este programa para crear mapas de procesos puede ser una buena opción para usted. Si su equipo también está familiarizado con Microsoft Excel, puede ser más fácil formarles en la creación de mapas de procesos en este programa.

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13. Microsoft Viseo

Si busca un programa que tenga más funciones de mapeo de procesos que Microsoft Excel, pero que siga formando parte de la familia de productos de Microsoft, Viseo puede ser una buena opción para usted. Microsoft Viseo viene con diferentes funcionalidades en función de la versión que adquiera, pero todas ellas incluyen una amplia variedad de plantillas de mapas de procesos y potentes funciones de mapeo de procesos. Microsoft Viseo también incluye el almacenamiento en OneDrive para facilitar el uso compartido de sus mapas de procesos y proyectos completados.

Tipos comunes de mapas de procesos

Una vez que haya seleccionado las herramientas de mapeo de procesos que piensa utilizar, puede identificar el tipo de mapas de procesos que desea crear. Estos son algunos de los tipos más comunes de mapas de procesos:

Diagramas SIPOC: Muchos gestores de proyectos empiezan creando un diagrama SIPOC para ayudar a categorizar sus ideas iniciales. SIPOC significa proveedores, entrada, proceso, salida y clientes. Puede colaborar con las principales partes interesadas y los propietarios de los procesos para identificar la información de alto nivel relacionada con cada una de estas categorías para desarrollar un diagrama SIPOC.
Mapas de procesos BPMN: Los mapas de procesos BPMN, también conocidos como mapas de notación y modelo de procesos de negocio, pueden ayudar a los gestores de proyectos y a los líderes empresariales a desglosar los procesos de gestión de errores y excepciones. Para construir un mapa de procesos BPMN, comience por identificar cómo es el proceso ideal cuando todo funciona sin problemas. A continuación, identifique los posibles retos que puede encontrar y cómo puede superarlos su equipo.
Diagramas UML : Los diagramas de lenguaje de modelado unificado (UML) se utilizan en sectores especializados, como el desarrollo de software, que requieren mapas de procesos más profundos. Hay 14 plantillas UML únicas que se aplican a diferentes industrias. Puede utilizar un motor de búsqueda para investigar estas plantillas y determinar si una de ellas es adecuada para usted.
Mapeo del flujo de valor: Si su objetivo es racionalizar un proceso ineficiente, el mapeo del flujo de valor (VSM) puede ser la opción adecuada para usted. Empiece por crear un mapa paso a paso de cómo se realiza el proceso actualmente. A continuación, utilícelo como guía visual para ayudarle a identificar las áreas en las que su equipo puede mejorar.
El modelo de entrada-proceso-salida: Este modelo se utiliza habitualmente para crear mapas de procesos para el análisis de sistemas y la ingeniería de software. El modelo divide los proyectos en tres etapas en función de su entrada, proceso y salida.

Consejos para utilizar eficazmente las herramientas de mapeo de procesos

Estos son algunos consejos que pueden ayudarle a utilizar eficazmente las herramientas de mapeo de procesos:

Identifique los puntos de inicio y fin del proceso: Antes de identificar los pasos de un proceso, determine cuáles son los puntos de partida y de llegada. Esto puede ayudarle a establecer parámetros y límites en torno a su proceso.
Simplifique sus indicaciones visuales: Mantenga sus señales visuales simples e incluya una clave que defina lo que significa cada señal. Esto puede facilitar a cualquier miembro de su organización la lectura de su mapa de procesos.
Céntrese en lo esencial: Incluya sólo los detalles necesarios en su mapa de procesos. Esto puede hacer que su mapa de procesos sea más fácil de leer.
Incluya a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo: Cuando cree su mapa de procesos, incluya a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo. De este modo, se asegurará de que toda la información y los pasos importantes figuren en su mapa de procesos.