La previsión es crucial para el éxito de cualquier organización. La previsión permite predecir las condiciones futuras de la empresa para poder planificar en consecuencia. A la hora de realizar sus previsiones, debe conocer las diferentes herramientas de previsión disponibles.
En este artículo, analizamos las formas en que puede utilizar las previsiones en su empresa y explicamos algunas de las principales herramientas de previsión.
Las ventajas de utilizar herramientas de previsión empresarial
Una previsión precisa puede tener un impacto significativo en la eficiencia y la rentabilidad de un proyecto. Las herramientas de previsión proporcionan los recursos necesarios para realizar previsiones precisas, y pueden ser muy valiosas si se aplican correctamente. Algunas de las razones más comunes para crear una previsión profesional son:
Presupuesto
Elaborar un presupuesto preciso es una tarea crucial, tanto si se trata de fijar la financiación de un solo proyecto como de todo el gasto de la empresa para el año. Comprender los costes previstos le permite prepararse en consecuencia, asegurándose de que dispone de la financiación necesaria y evitando una situación en la que tenga que hacer cambios mientras el proyecto está en marcha.
Satisfacción del cliente
Los clientes satisfechos suelen ser clientes que vuelven, por lo que es importante tener proyecciones precisas sobre la respuesta de los clientes cuando se lanza un nuevo proyecto o producto. Teniendo en cuenta las respuestas anteriores y el análisis del mercado, puede crear una previsión de los niveles de satisfacción de los clientes esperados y ajustarlos según sea necesario para obtener una respuesta positiva.
Gestión de inventarios
Una proyección precisa de sus necesidades de inventario aumenta la eficiencia y maximiza la rentabilidad. Mantener un inventario excesivo puede provocar pérdidas si se queda con productos sin utilizar, mientras que una escasez de inventario puede provocar retrasos en la producción y una posible pérdida de oportunidades. Puede utilizar una previsión de inventario para evaluar las expectativas sobre el inventario que está vendiendo o para proyectar los artículos que necesita en stock para utilizarlos en las operaciones diarias de su empresa.
Logística
La gestión de la logística de envío y recepción de productos puede ser una actividad difícil. Con una previsión logística precisa, puede preparar a su empresa para gestionar la creación y el mantenimiento de la infraestructura logística que requiere. Con una previsión en marcha, puede asegurarse de que todos los recursos estén disponibles y listos cuando se necesiten.
Programar
En el caso de los proyectos de cara al cliente, entregar lo prometido en la fecha prevista mantiene a su cliente satisfecho y aumenta la probabilidad de que repita el negocio o las recomendaciones. En el caso de los proyectos internos, el cumplimiento de los plazos garantiza que todos los demás proyectos que dependen del proyecto en el que usted trabaja puedan seguir adelante según lo previsto. Una proyección precisa del calendario crea objetivos realistas y le permite planificar en torno a las expectativas.
Fijación de objetivos
La creación de objetivos para su empresa requiere que encuentre el equilibrio entre lo alcanzable y lo aspiracional. Una previsión es una herramienta útil para establecer objetivos, ya que le permite evaluar los factores subyacentes al cumplimiento de un objetivo establecido, como un número de unidades vendidas o nuevos clientes conseguidos, y determinar una proyección realista.
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10 mejores herramientas de previsión empresarial
Al identificar las herramientas más útiles para su previsión, podrá realizar proyecciones que proporcionen una valiosa orientación a su equipo. Estos son algunos de los principales recursos que puede utilizar al crear una previsión:
1. Estados de cuenta
Un estado de flujo de caja proporciona una visión general del dinero que su empresa está gastando y recibiendo de los clientes, incluyendo cuándo se prevé que se produzcan las transacciones. Es una herramienta muy valiosa para hacer proyecciones para su negocio, ya que disponer de efectivo cuando se necesita es un elemento crucial de cualquier plan de negocio.
Cuanto mejor conozca los periodos de altas y bajas reservas de efectivo, mejor preparado estará para hacer los ajustes necesarios, como cambiar el calendario de un proyecto o buscar préstamos cuando el efectivo disponible sea insuficiente para sus necesidades.
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2. Informes de expertos
Uno de los recursos más sencillos a la hora de crear una previsión es la opinión de los expertos. Siempre que vaya a crear una previsión para su empresa, considere la posibilidad de investigar lo que dicen los líderes del sector. Un profesional del marketing, por ejemplo, puede beneficiarse de la lectura de ensayos o del visionado de vídeos de los principales expertos en marketing a la hora de crear un plan de proyecto. Esto le permite beneficiarse de la experiencia y los conocimientos de los líderes del sector y aplicar lo que comparten a su empresa para crear una previsión precisa.
3. Informes de asociaciones del sector
Pertenecer a una asociación sectorial tiene muchas ventajas, ya que se puede recurrir a la experiencia de muchas empresas a la vez. Las asociaciones sectoriales pueden agregar datos de las numerosas empresas que las componen y realizar investigaciones independientes para crear informes sobre temas clave del sector. Estos informes le proporcionan información útil que puede aplicar a sus proyecciones para crear previsiones más precisas.
4. Evaluaciones internas
La creación de informes internos es una forma excelente de mejorar la calidad de sus proyecciones. Puede verificar los datos internos, y el enfoque especializado en su empresa y su rendimiento suele dar lugar a previsiones más precisas que si se basa en tendencias más amplias. La combinación de informes sobre su rendimiento pasado con datos y proyecciones externas puede ayudarle a crear previsiones fiables para sus operaciones comerciales.
5. Herramientas de modelado
La modelización avanzada de datos es un método de análisis posterior de los datos para crear previsiones útiles. Con un modelo de datos, en lugar de examinar un informe de rendimiento o una proyección de mercado y utilizar tu experiencia y conocimientos para aplicarlo a una previsión, introduces los datos en una fórmula o programa. El modelo puede entonces realizar complejos cálculos y extrapolaciones, a menudo a lo largo de miles de iteraciones, para crear una previsión basada en datos.
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6. Organigramas
Además de proporcionar una estructura clara de cómo encaja cada función en su empresa, un organigrama puede ser una herramienta útil a la hora de hacer previsiones. Un organigrama le permite identificar las áreas en las que puede necesitar nuevo personal cuando se produce una expansión o en las que puede combinar departamentos en determinados proyectos, de modo que pueda planificar cualquier cambio.
7. Indicadores de rendimiento
Comprender las métricas más importantes para tu negocio puede ayudarte también a hacer proyecciones efectivas apuntando al crecimiento sólo en las áreas que ayudan a tu negocio a prosperar. Algunos indicadores clave de rendimiento habituales son el porcentaje de crecimiento mensual, el crecimiento neto de clientes, las ventas brutas y el ratio de conversión.
8. Gráficos de producción
Cualquier empresa que cree productos o necesite tener un inventario a mano puede beneficiarse del uso de un gráfico de producción para prever las necesidades de inventario. El gráfico establece qué productos e inventarios necesita su empresa y cuándo es probable que los necesite, de modo que pueda planificar en consecuencia y mantener las operaciones diarias dentro de los plazos previstos.
9. Datos e informes públicos
Datos como los informes gubernamentales o los análisis de organizaciones privadas que ponen sus resultados a disposición en línea o en otras publicaciones le permiten beneficiarse de operaciones de recopilación de información, a menudo costosas, sin que ello suponga un gasto para su empresa. Combinar los datos internos para analizar el comportamiento específico de su empresa con las tendencias comunitarias más amplias de los datos públicos puede ayudarle a hacer las previsiones más precisas.
10. Modelos de series temporales
Un análisis de series temporales examina conjuntos de datos y cómo cambian a lo largo del tiempo. El modelado de series temporales es una herramienta útil cuando se trabaja en las previsiones de la empresa, ya que permite identificar tendencias y patrones. Al combinar esta información con otros datos sobre su empresa y su sector, puede prever los cambios con mayor precisión.