22 Herramientas de productividad para mejorar el flujo de trabajo

Los profesionales que buscan el éxito profesional deben esforzarse por realizar un trabajo excelente, y existen numerosas técnicas para aumentar la productividad sin disminuir la satisfacción laboral. El uso de una herramienta de productividad es una de las mejores formas de mejorar el rendimiento laboral. Si conoce las diferentes alternativas de herramientas de productividad, podrá elegir las más adecuadas para usted y su equipo.

En este artículo, analizamos 22 herramientas de productividad que puede encontrar en Internet y explicamos por qué son importantes.

¿Por qué es importante conocer las herramientas de productividad?

Las herramientas de productividad pueden ayudarle a ahorrar tiempo y a rendir mejor en el trabajo, limitando las distracciones y simplificando las tareas básicas, como la comprobación del correo electrónico. Los trabajos de oficina u otras ocupaciones que requieren una excelente gestión del tiempo y habilidades de comunicación en línea se ven especialmente favorecidos por las herramientas de productividad. Puedes estar más contento con tu trabajo utilizando herramientas de productividad para terminar tus tareas más rápidamente.

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22 herramientas de productividad para el lugar de trabajo

He aquí 22 herramientas de productividad digital que le ayudarán a gestionar su tiempo y a simplificar sus tareas en el lugar de trabajo:

1. ProofHub

ProofHub es un software de planificación de proyectos que conecta a gerentes, equipos y clientes en un solo lugar para una producción más eficiente. Este software ofrece muchos servicios para ayudarle a planificar y organizar proyectos con varias personas. Su enfoque integral de la gestión de proyectos le permite utilizar las herramientas de ProofHub para varios proyectos con diferentes clientes al mismo tiempo. Algunas de las características son:

  • Formularios de solicitud
  • Tomar notas
  • Chats privados
  • Puestos de trabajo en el exterior
  • Listas de tareas

2. Asana

Asana es otro software de planificación y gestión de proyectos disponible en línea. Se centra en agilizar y automatizar el trabajo para que los equipos cumplan sus plazos y objetivos. Con múltiples herramientas para rastrear y gestionar la carga de trabajo y el flujo de trabajo, Asana tiene como objetivo simplificar el lado de los empleados de la gestión de proyectos y garantizar que los equipos estén rindiendo al máximo. Las características para lograrlo son:

  • Cronogramas
  • Tableros de progreso
  • Calendarios
  • Carteras de proyectos
  • Plantillas de procesos

3. Evernote

Evernote es una aplicación para tomar notas en línea que permite a los usuarios planificar sus actividades para una mejor gestión del tiempo. La flexibilidad de la organización y el fácil acceso son aspectos importantes de Evernote porque permiten a los usuarios gestionar las tareas de la mejor manera para ellos. Aunque Evernote se centra en la capacidad de organización de un individuo, también permite a los equipos compartir información en sus funciones de Espacios. Otras características son:

  • Toma de notas
  • Plantillas
  • Recortador de páginas web
  • Escaneo de documentos
  • Sincronización de notas

4. Afloja

Slack es un software de comunicación en el lugar de trabajo que permite a los usuarios crear grupos llamados canales para discutir temas específicos. Esto ayuda a los usuarios a comunicarse con sus compañeros de equipo y a compartir archivos importantes. Slack ofrece mensajería instantánea, llamadas de voz y videollamadas para ayudar a los usuarios a obtener y compartir información con sus compañeros para mejorar la productividad. Algunas características específicas incluidas en este software son:

  • Canales privados y públicos
  • Integración de aplicaciones
  • Función de búsqueda
  • Constructor de flujos de trabajo
  • Separar los espacios de trabajo

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5. Trello

Trello es un software de organización de tareas para que los equipos puedan seguir y compartir el progreso de los proyectos. Funciones como los tableros y las tarjetas organizan las tareas, los plazos y la información para que los usuarios puedan gestionar todos los detalles de un proyecto y comprender el papel de cada miembro del equipo. La función de automatización de Trello, Butler, reduce el tiempo de realización de tareas menores para que los usuarios puedan centrarse en la producción. Estas son algunas características adicionales:

  • Almacenamiento de archivos
  • Registros de actividades
  • Asignación de tareas
  • Líneas de tiempo
  • Power-Ups

6. Libertad

Freedom es un programa de software que bloquea las aplicaciones y los sitios web que distraen para que los usuarios puedan concentrarse en su trabajo y en su productividad. Los usuarios pueden configurar sus listas de bloqueo eligiendo las aplicaciones y sitios web que más les distraen. Freedom beneficia al lugar de trabajo porque permite a los usuarios concentrarse y les da más tiempo para trabajar. Otras características de este programa son:

  • Ruido ambiental
  • Extensiones del navegador
  • Modo cerrado
  • Programación de sesiones en bloque
  • Historial de sesiones

7. IFTTT

IFTTT, acrónimo de If This Then That, es una app que conecta aplicaciones y dispositivos para simplificar procesos y crear potentes integraciones. Esto es útil para completar muchas tareas cotidianas en el lugar de trabajo de manera más eficiente. Para ello, IFTTT utiliza Applets, que los usuarios pueden crear para que los dispositivos y las apps realicen determinadas acciones. Estas son algunas de las funciones de IFTTT:

  • Creación de Applets
  • Conectar aplicaciones y dispositivos populares
  • Explore los Applets publicados
  • Añada múltiples acciones
  • Establecer condiciones

8. Freedcamp

Freedcamp es un sistema de gestión de proyectos disponible en la web, en dispositivos móviles y como programa de escritorio. Los equipos lo utilizan para seguir el progreso de un proyecto, y permite a los usuarios tener listas de tareas públicas y privadas. Hay muchas funciones disponibles en Freedcamp para ayudar a los equipos a ser productivos y a hacer un seguimiento de la información. Algunas características específicas son

  • Controlador de tiempo
  • Rastreador de problemas
  • Seguimiento de facturas
  • Editor de archivos
  • Listas de subtareas

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9. Zapier

Zapier es una herramienta que conecta múltiples aplicaciones web para ayudar a los equipos a automatizar sus flujos de trabajo para mejorar la productividad y el rendimiento. Utiliza flujos de trabajo llamados Zaps que asignan eventos desencadenantes a las apps web para realizar tareas cotidianas, como el envío de encuestas a varios miembros del equipo a una hora determinada cada semana. Otras características de Zapier son:

  • Integración de la aplicación
  • Compartir en Zap
  • Codificación de la información
  • Zaps de varios pasos
  • Tareas de reproducción automática

10. Todoist

Todoist es un programa de listas de tareas que ofrece funciones de colaboración, organización y planificación de proyectos para equipos e individuos. Esta herramienta tiene como objetivo ayudar a los usuarios a organizar sus pensamientos para obtener una mayor claridad mental y un mejor rendimiento laboral. Los equipos pueden colaborar más eficazmente con comentarios y rastreadores de progreso para mantener a todos en el calendario. Algunas características de Todoist son

  • Fechas de vencimiento recurrentes
  • Funciones de los miembros del equipo
  • Copias de seguridad automáticas de datos
  • Etiquetas
  • Niveles de prioridad

11. Calendly

Calendly es un software de programación que los equipos pueden utilizar para planificar reuniones fácilmente. Utiliza un calendario en línea que permite a los usuarios elegir las fechas y horas que les convienen a ellos y a los compañeros para reunirse y envía confirmaciones y recordatorios a los asistentes. Esto ayuda a los equipos a ahorrar tiempo y a centrarse en la preparación de sus reuniones. Algunas características específicas de Calendly son

  • Integración de una aplicación de calendario
  • Invitaciones
  • Autoasignación de reuniones
  • Notificaciones
  • Detección de zonas horarias

12. Bitrix24

Bitrix24 es una plataforma de colaboración para que los equipos se comuniquen, gestionen proyectos y analicen los datos de los clientes. Esta plataforma combina muchos sistemas de gestión empresarial para facilitar a los usuarios el acceso a la información y la realización de trabajos. Los datos de los clientes y las funcionalidades de contacto mejoran las características típicas de gestión de proyectos como el seguimiento del tiempo y los perfiles de los proyectos. Más características de Bitrix24 son:

  • La gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
  • Chats privados y de grupo
  • Encuestas a los empleados
  • Contadores de tareas
  • Integración de funciones

13. Toggl

Toggl es un software de seguimiento del tiempo con tres herramientas que ayudan a los usuarios a mejorar la productividad en el trabajo. Toggl Plan es una herramienta que los equipos pueden utilizar para ver cuándo están disponibles los miembros del equipo y registrar el progreso del proyecto. Toggl Track puede rastrear y etiquetar el tiempo de trabajo para ayudar a los usuarios a entender su jornada laboral. Toggl Hire ayuda a los gerentes y a los reclutadores a crear pruebas de habilidades específicas para el trabajo para facilitar la contratación. Otras características son:

  • Reparto del tiempo
  • Cuadro de mando de datos combinados
  • Seguimiento de recordatorios
  • Plantillas
  • Perfiles de proyectos

14. SaneBox

SaneBox es un servicio de gestión de correo electrónico que separa los correos electrónicos según su nivel de prioridad. El software envía los correos importantes directamente a la bandeja de entrada del usuario, pero mantiene los correos menos importantes o que distraen la atención en una carpeta SaneLater para que los usuarios los revisen cuando terminen de trabajar. Esto ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo cuando revisan su correo electrónico y hace que los correos importantes sean más visibles. Las características de SaneBox incluyen:

  • Varias cuentas de correo electrónico
  • No molestar
  • Recordatorios
  • Carpetas SaneLater, SaneNews y SaneCC
  • Carpetas personalizadas

15. Cosecha

Harvest es un software de seguimiento del tiempo que utiliza elementos visuales, como tablas y gráficos, para mantener a los equipos al día con sus proyectos y comunicar la información a los clientes. Esta herramienta es la más adecuada para los equipos que necesitan información detallada sobre los beneficios y el tiempo, especialmente los que tienen que comunicar dicha información a sus clientes. Las características específicas que hacen que Harvest sea útil son:

  • Informes sobre el tiempo y el presupuesto
  • Controladores de tiempo
  • Integraciones en el calendario
  • Extensiones del navegador
  • Hojas de tiempo

16. Paymo

Paymo es un software de gestión de trabajo y proyectos que incluye funciones básicas de gestión de proyectos y la posibilidad de facturar a los clientes. Sirve para ayudar a los equipos a organizarse juntos y les permite combinar varios tipos de datos, como informes, hojas de tiempo y calendarios, en un solo lugar para facilitar el acceso. Paymo se centra en la colaboración entre los miembros del equipo y los clientes para mejorar el rendimiento del trabajo. Las características incluyen:

  • Gestión de tareas
  • Programar
  • Estimación de costes
  • Seguimiento del tiempo
  • Facturación

17. Médico del tiempo

Time Doctor es una aplicación de seguimiento de empleados utilizada por los gerentes y otros empleados de alto nivel para supervisar el trabajo de los miembros del equipo. Con esta herramienta, los gerentes pueden utilizar las funciones para seguir el trabajo de sus empleados en los equipos y crear informes de progreso y de tiempo para aumentar la productividad. Algunas de las características útiles de Time Doctor son:

  • Capturas de pantalla automatizadas
  • Informes de uso de la web y la app
  • Integraciones de aplicaciones
  • Alertas de uso del tiempo
  • Rastreadores de ruptura

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18. Simpleno

Simplenote es una aplicación web y móvil para tomar notas. Proporciona una toma de notas sencilla y fácil de usar en múltiples dispositivos para que los equipos guarden y compartan información. Con la ayuda de etiquetas, Simplenote facilita a cualquier miembro del equipo la búsqueda rápida de notas específicas. Aunque el uso de esta herramienta es sencillo, cuenta con algunas funciones adicionales como:

  • Historial de notas
  • Sincronización y copias de seguridad
  • Publicar notas en línea
  • Apoyo a la reducción de costes
  • Compartir notas

19. Desenrollar.me

Unroll.Me es un programa que ayuda a los usuarios a darse de baja de los correos electrónicos para mejorar la productividad y la concentración en el trabajo. El objetivo de esta herramienta es despejar la bandeja de entrada del usuario para ayudarle a concentrarse en los correos más importantes. Los usuarios también pueden combinar los correos electrónicos de suscripción en grupos que les permitan acceder a los correos electrónicos necesarios con facilidad. Estas son otras características de Unroll.Me:

  • Mostrar todos los correos electrónicos de suscripción
  • Rollo diario
  • Categorías automáticas
  • Organizar las suscripciones
  • Volver a suscribirse

20. Tarea

nTask es un software de gestión de tareas y proyectos que los equipos pueden utilizar para planificar y analizar sus proyectos o tareas diarias. Su objetivo es ayudar a los usuarios a priorizar las tareas para mejorar el flujo de trabajo y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Este software también se centra en reconocer y eliminar los retos del proyecto antes de que se produzcan. Entre las características importantes de nTask se incluyen:

  • Seguimiento de problemas
  • Gestión de riesgos
  • Gestión de reuniones
  • Listas de tareas
  • Hojas de tiempo

21. Chanty

Chanty es una plataforma de comunicación empresarial que permite a los usuarios chatear y compartir información desde múltiples dispositivos. Esta herramienta ofrece una interfaz sencilla que ayuda a los equipos a organizar la información y a conectarse entre sí. Los equipos también pueden utilizar la función Teambook, que mantiene varios tipos de información en un solo lugar para que un usuario pueda acceder a ella. Algunas características de Chanty son:

  • Crear tareas
  • Establecer permisos
  • Integración de la aplicación
  • Llamadas de voz y vídeo
  • Mensajes de voz

22. Bosque

Forest es una aplicación móvil y una extensión del navegador que ayuda a los usuarios a mantenerse concentrados al animarles a mantenerse alejados de las aplicaciones o sitios web que les distraen mientras trabajan. Funciona permitiendo al usuario plantar una semilla en un bosque virtual, donde la semilla sólo crecerá si el usuario se concentra en su trabajo y evita los sitios web de su lista de bloqueo. Las características útiles de Forest son:

  • Varios temporizadores de trabajo
  • Compartir el progreso
  • Seguimiento del tiempo individual
  • Estadísticas personalizables
  • Widgets para móviles