Cuando se establecen hitos y tareas para un proyecto, es posible que se consiga el mismo resultado de diferentes maneras. Todo proyecto debe tener componentes para medir el progreso y los resultados, así como para dividir el proyecto en fases. Los hitos pueden responder a las preguntas sobre el qué y el cuándo del proyecto, mientras que las tareas determinan las acciones necesarias para alcanzarlos.
En este artículo, definimos los hitos y las tareas, explicamos cómo uno contribuye al otro y ofrecemos algunos consejos para establecer tareas e hitos para su próximo proyecto.
5 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
¿Qué es un hito?
Los hitos proporcionan una indicación del desarrollo de un proyecto en determinados momentos, sin especificar su duración. Sirven para seguir la progresión de un proyecto e identificar las fases clave. Los hitos pueden indicar la evolución de un proyecto o significar su paso a otra fase. Aportan significado a cada tarea y permiten el seguimiento del proyecto.
Establecer hitos puede ayudar a los gestores a comunicar los obstáculos de los proyectos y a encontrar soluciones. Hacen un seguimiento de los proyectos contabilizando cada tarea a medida que se va completando. Los hitos típicos pueden referirse al inicio, la planificación, la ejecución o el cierre de un proyecto. Sin embargo, también pueden contener logros específicos relacionados con el progreso del proyecto, por ejemplo:
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Fechas: Los hitos pueden establecer las fechas previstas de inicio y finalización de un proyecto.
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Entregables clave: Articula las expectativas de productos, informes u otros elementos tangibles clave.
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Aprobación del cliente: Cuando el cliente espera ver un borrador, un prototipo o una demostración.
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Contratación y formación: Cuándo ampliar o reducir el equipo en función del estado del proyecto.
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¿Qué es una tarea?
Una tarea es una realización individual con una duración limitada especificada por sus fechas de inicio y fin. En un proyecto, la siguiente tarea no comienza hasta que la anterior se ha completado. Las tareas contribuyen al conjunto del proyecto para cumplir el hito. Desarrollar las tareas significa tener en cuenta los requisitos que se necesitarán para completar la tarea, incluidos los recursos y el tiempo.
En algunos proyectos, los resúmenes de tareas forman un título para una serie de tareas. Por ejemplo, un resumen de tareas denominado «añadir contenido al sitio web» puede contener subtareas como escribir cinco blogs informativos, filmar 10 vídeos de demostración o entrevistar a dos profesionales del sector. Cuando desarrolle las tareas, procure seguir un orden lógico y secuencial, de modo que cada tarea completada sitúe el proyecto más cerca del hito.
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¿Quién utiliza los hitos y las tareas?
Las empresas suelen poner en marcha proyectos centrados en la promoción de productos, la expansión o cualquier otro objetivo o misión que la empresa contemple. Las partes interesadas y los gerentes crean proyectos basados en los objetivos de la empresa. Los gestores de proyectos designan los hitos del proyecto y asignan las tareas a varios equipos que las distribuyen entre sus miembros.
Por ejemplo, una empresa de venta de quesos al por menor planea lanzar una nueva línea de productos de quesos especiales a tiempo para la temporada de vacaciones. Los gestores de proyectos establecen hitos del proyecto, como la revisión de los requisitos. Para alcanzar este hito, los gestores de proyectos enumeran las tareas que los equipos deben realizar, como evaluar los costes, entrevistar a los fabricantes o fijar el precio de los nuevos equipos. Una vez concluida la revisión de requisitos, el proyecto puede pasar a la siguiente fase para cumplir el siguiente hito, acompañado de sus tareas.
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¿Cómo se conectan los hitos y las tareas?
Los hitos y las tareas trabajan conjuntamente para cumplir cada una de ellas y alcanzar el hito previsto. Considere que un proyecto no puede' alcanzar un hito si no tiene una forma organizada de llegar a él. Del mismo modo, las tareas sin propósito no sirven al proyecto, a los gestores o a los miembros de su equipo. Los hitos designan el punto final, mientras que las tareas definen los pasos para alcanzarlo.
He aquí algunos ejemplos de cómo funcionan los hitos y las tareas, no sólo para las grandes y pequeñas empresas, sino también para los proyectos personales:
Ejemplo de un gran proyecto
Un importante minorista de ropa comienza un proyecto para rediseñar su sitio web. El director del proyecto establece hitos y asigna tareas en función del objetivo final del proyecto:
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Elige una plataforma: R**Busca hosts, evalúa las capacidades de tráfico y el espacio de almacenamiento en 10 días.
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*Plantillas de diseño: Programe cinco días para completar tareas como la creación de plantillas en cuatro estilos diferentes*.
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*Añadir contenido: Planifique dos semanas para escribir blogs, crear un vídeo y hacer revisiones*.
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*Aprobación del cliente: Crear informes de estado y desarrollar presentaciones.*
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*Promoción del sitio: Poner en marcha una promoción de dos semanas antes del lanzamiento con el desarrollo de anuncios, la promoción en las redes sociales y la contratación de dos representantes de asistencia por chat en el sitio web*.
Ejemplo de un pequeño proyecto
Un autor está escribiendo la autobiografía de un chef y tiene como objetivo terminar el libro en septiembre. El autor establece hitos y enumera las tareas que debe completar. Debe alcanzar un hito antes de pasar al siguiente y las tareas organizadas le ayudan a mantenerse en el camino:
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*Primer borrador antes del 1 de junio: Cumplir los objetivos de recuento de palabras y completar 10 páginas cada día, cinco días a la semana.*
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*Revisión del cliente el 4 de junio: Fija una fecha para reunirte con el cliente y prepara un borrador para que lo revise.*
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*Enviar el primer borrador: Determine el lugar de reunión, calcule un presupuesto para la comida y haga una reserva*.
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*Revisiones: Planificar dos meses para consultar las notas, esbozar los cambios y reescribir las secciones.*
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*Borrador final, 1 de agosto: Termine la revisión final y programe una reunión con el cliente.*
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*Publicar el 30 de septiembre: Realiza las ediciones finales, obtén la aprobación de la portada y añade notas de presentación.*
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Consejos para establecer hitos y tareas
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a establecer hitos y tareas eficaces para tu próximo proyecto:
Considere los acontecimientos como hitos
A la hora de fijar los hitos, ten en cuenta los eventos que entran dentro del calendario del proyecto. Considere la posibilidad de designar eventos como hitos para evitar retrasos innecesarios en el proyecto. Los eventos pueden incluir:
- Conferencias
- Seminarios
- Talleres
- Ferias comerciales
Establecer una cantidad adecuada de hitos
Un número excesivo de hitos puede impedir que un proyecto avance, así que tenga en cuenta que los hitos se utilizan para pasar a la siguiente fase del proyecto. Puede centrarse en los elementos clave del proyecto y establecer hitos en consecuencia.
Mantener las tareas y los hitos en perspectiva
Recuerde que un hito es un punto en el tiempo, mientras que las tareas son los pasos para alcanzar el punto designado. Considere la posibilidad de formular las siguientes preguntas al determinar los hitos frente a las tareas:
- ¿Es una actividad o un resultado?
- ¿Es éste un componente clave del proyecto?
- ¿Muestra el progreso del proyecto?
- ¿Necesita ser revisado por las partes interesadas?