¿Qué son los hitos en la gestión de proyectos?

Los hitos sirven como herramienta para seguir el progreso de un proyecto y evaluar el rendimiento del equipo con respecto a requisitos específicos. Los gestores de proyectos pueden beneficiarse de la comprensión de la funcionalidad de los hitos mejorando la ejecución del proyecto y aumentando la eficacia de la gestión del mismo. Cuando un proyecto alcanza un hito, se desencadena una auditoría externa, una evaluación del presupuesto o la puesta en marcha del proyecto, entre otras acciones.

En este artículo, hablamos de los hitos en la gestión de proyectos, los tipos de hitos y cómo elegir los hitos del proyecto.

¿Qué son los hitos de un proyecto en la gestión de proyectos?

Un hito del proyecto es una herramienta de gestión de proyectos que identifica una fase específica del desarrollo. Proporciona un punto de referencia para indicar lo cerca que se está de completar un trabajo. Los hitos del proyecto actúan como señales que las partes interesadas pueden utilizar para medir el desarrollo, como el inicio de un proyecto, la entrega de un componente clave, la publicación de diseños de ingeniería al 50% o el cumplimiento de un plazo.

Los hitos pueden cumplir varias funciones en la gestión de proyectos. Por ejemplo, puede utilizar los hitos del proyecto para mostrar a las partes interesadas que no pueden visitar el lugar del proyecto cómo avanza el trabajo. Muestran cuándo se ha producido un evento, por lo que son ideales para mantener el rumbo de las entregas del proyecto. Dado que los hitos no tienen duración, también puede utilizarlos como herramienta de programación para dividir las tareas en trozos más manejables para mejorar la eficiencia y facilitar el seguimiento.

Los hitos son comunes en el software de gestión de proyectos, donde se encuentran en la función del diagrama de Gantt como diamantes. Se pueden utilizar para crear una representación visual de los plazos de las tareas en secuencias incrementales a medida que se acumulan hacia la entrega del proyecto.

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Tipos de hitos

Los hitos marcan el progreso del proyecto. Desempeñan un papel esencial en diferentes aspectos del ciclo de vida del proyecto, como la planificación, la programación y la elaboración de informes. He aquí diferentes tipos de hitos en la gestión de proyectos:

1. Aprobación del proyecto

En muchos proyectos, el primer hito es la aprobación que permite iniciar los trabajos. A continuación, los gestores de proyectos introducen otros hitos en su herramienta de gestión de proyectos para seguir el progreso.

2. Revisión de objetivos y metas

Un hito puede ser la finalización o entrega de los objetivos y metas del proyecto. Por ejemplo, puede utilizar este hito para describir cuándo se ha logrado el lanzamiento de un producto, cuándo un cliente ha aceptado los requisitos del proyecto o la finalización de una evaluación de impacto ambiental para un proyecto de construcción de ingeniería civil.

3. Entornos

Un hito también puede representar la finalización de la construcción de un entorno como una aplicación, una vivienda o un laboratorio. Por ejemplo, puede describir el hito como «construcción de la aplicación completa.»

4. Planificación

Los gestores de proyectos también pueden utilizar hitos para describir la finalización del proceso de planificación. El hito cubrirá la finalización y aprobación de un plan.

5. Recursos

Puede utilizar un hito para representar el despliegue o la entrega de los recursos del proyecto. Por ejemplo, el despliegue de un equipo de desarrollo o la entrega de una grúa de 3.000 toneladas puede representar un importante marcador de progreso en un proyecto.

6. Decisiones

Las decisiones relacionadas con un proyecto también pueden ser hitos. Por ejemplo, la selección de un proveedor de equipos 5G puede representar un acontecimiento importante en el despliegue a nivel estatal de la tecnología de comunicación de próxima generación para un importante operador.

7. Aprobación del diseño

Un hito también puede representar un evento en el que los directores de proyecto, los clientes y otras partes interesadas revisan y aprueban el diseño de un proyecto. Aquí, las partes interesadas proporcionarán comentarios que pueden afectar al calendario del proyecto.

8. Procesos

Puede representar el inicio o el final de los procesos con hitos. Por ejemplo, el comienzo de las pruebas de los motores de un avión comercial representa un acontecimiento importante para la entrega del avión a su comprador.

9. Formación

El inicio o la finalización de las actividades de formación para un grupo de empleados o equipos puede ser un hito hacia el lanzamiento de una nueva fábrica.

10. Entregables

La entrega de un producto, obra o recepción o transferencia de un pago a un proveedor puede ser un hito. Representa una fecha específica, acordada por contrato, en la que las partes deben entregar los productos.

11. Comunicación

Un hito del proyecto también puede representar la finalización de un informe del proyecto o reuniones sobre eventos clave del proyecto.

12. Integración

El evento en el que los equipos conectan con éxito diferentes sistemas y los hacen funcionar juntos también puede ser un hito del proyecto.

13. Fechas objetivo suaves

Estos hitos dividen las fases del proyecto en una serie de tareas. Las fechas ayudan a los gestores de proyectos a hacer un seguimiento del progreso y motivan a los equipos a centrarse y trabajar para lograr sus tareas antes de la fecha límite.

14. Ceremonias

La consecución de un evento crítico en el ciclo de vida del proyecto, como el inicio de las obras en un gran proyecto de ingeniería civil, suele marcarse con una ceremonia. Una ceremonia recompensa el esfuerzo del equipo y les motiva para conseguir el siguiente hito.

15. Finalización del proyecto

La finalización del proyecto es otro hito importante, que suele estar representado por una fecha límite. Todos los esfuerzos del director del proyecto y otros hitos tienen como objetivo entregar el proyecto en su fecha de finalización.

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Cómo decidir los hitos del proyecto

Estas son las estrategias para elegir los hitos del proyecto:

1. Concéntrese en las fechas importantes

Cuando decidas los hitos del proyecto, anota los eventos críticos, como las fechas de inicio y finalización. Estas fechas servirán de orientación y ayudarán a los equipos a centrar sus energías en la realización de las tareas. Otras fechas importantes que hay que destacar son los acontecimientos que pueden afectar a la capacidad de trabajar en el proyecto, como los días festivos, la formación y otras actividades que pueden afectar a la fecha de entrega del proyecto. Si incluye esas fechas como hitos, podrá programar su trabajo para adaptarse a cualquier retraso.

2. Identificar las fuentes de retraso

También es importante identificar las posibles fuentes de retraso al crear los hitos. De este modo, el gestor del proyecto podrá tener en cuenta los retrasos al calcular las fechas de entrega del proyecto y crear los hitos.

3. Identificar los plazos

También debes identificar los plazos para las diferentes fases del proyecto. Puede que se trate de plazos suaves, pero le ayudarán a crear plazos realistas que permitirán a las partes interesadas que no forman parte del equipo de ejecución del proyecto evaluar el ritmo de trabajo.

4. Comience con varios hitos del proyecto

Incluir varios hitos del proyecto al principio del mismo facilita la estimación de las fechas de finalización. Cuando tengas una estimación de la fecha de finalización de cada hito, podrás compararla con la fecha real de finalización del proyecto. De este modo, las partes interesadas pueden dar su opinión y hacer un seguimiento del progreso del proyecto en relación con la fecha de entrega.

5. Incluir hitos críticos en el calendario

Colocar los hitos clave del proyecto en el calendario ayuda a gestionar las expectativas de los interesados. Sirve de interfaz para que las partes interesadas puedan supervisar el progreso del proyecto, identificar los hitos que experimentan retrasos y ajustar sus expectativas respecto a los resultados del equipo.

6. Determine las interdependencias lógicas entre los hitos

Debe identificar cómo los hitos dependen unos de otros. Hacer esto le permite seguir un orden secuencial de eventos. Por ejemplo, los trabajadores deben terminar los cimientos de una casa antes de levantar las paredes. Sólo después de levantar las paredes pueden instalar el tejado. Los hitos deben seguir esta secuencia lógica de eventos para una sincronización eficaz de las tareas y fases del proyecto.