¿Qué es una hoja de ruta tecnológica?

Una hoja de ruta tecnológica es una herramienta de planificación que los profesionales utilizan para organizar los proyectos relacionados con el desarrollo tecnológico dentro de una empresa. Los jefes de proyecto, los gestores y los profesionales de las tecnologías de la información (TI) suelen utilizar las hojas de ruta tecnológicas para visualizar el progreso del cambio tecnológico de una empresa. Si su empresa está planeando mejorar su tecnología, le resultará útil saber cómo utilizar las hojas de ruta tecnológicas.

En este artículo, definimos qué es una hoja de ruta tecnológica, explicamos su importancia y compartimos cómo crear una propia.

¿Qué es una hoja de ruta tecnológica?

Una hoja de ruta tecnológica es una representación visual del plan de mejora tecnológica de una empresa. Los equipos utilizan esta herramienta de gestión y planificación para orientar su trabajo y garantizar la consecución de los objetivos de la empresa. A veces se denomina hoja de ruta de TI, pero los profesionales también utilizan hojas de ruta tecnológicas para proyectos específicos, lo que permite una transición fluida de los cambios y avances tecnológicos para las operaciones diarias de la empresa.

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¿Por qué es importante una hoja de ruta tecnológica?

Cuando una empresa realiza cambios tecnológicos, puede afectar a su funcionamiento diario. Por ello, es importante crear una hoja de ruta tecnológica antes de cambiar las prácticas tecnológicas dentro de la empresa. Por ejemplo, si una empresa planea sustituir todos los ordenadores de sus empleados, una hoja de ruta tecnológica tendría en cuenta cualquier función o aspecto del trabajo que este cambio pudiera afectar, como los registros almacenados en los antiguos ordenadores. De este modo, los profesionales pueden planificar una mejora tecnológica eficiente y eficaz.

Cambiar la tecnología de una empresa también podría afectar a su seguridad y comprometer datos privados, por lo que es importante hacer una hoja de ruta tecnológica exhaustiva. Las hojas de ruta también ayudan a simplificar los planes tecnológicos de forma que los profesionales que no tienen conocimientos informáticos puedan entenderlos.

Además, una hoja de ruta tecnológica:

  • Mejora la comunicación: Dado que los profesionales utilizan hojas de ruta para guiar su trabajo, esta herramienta de planificación garantiza una comunicación de calidad para el equipo.
  • Establece un calendario: Las hojas de ruta suelen incluir plazos para determinadas expectativas, lo que mantiene a los profesionales centrados y preparados para cada paso del plan.
  • Considera las consecuencias: Dado que la creación de una hoja de ruta tecnológica requiere una planificación importante, también ayuda a los profesionales a considerar los efectos de su plan.

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¿Quién puede utilizar una hoja de ruta tecnológica?

Los equipos internos de TI y los miembros de la dirección suelen utilizar hojas de ruta tecnológicas. Esto permite que todos los que participan en el proyecto tecnológico entiendan el calendario y los objetivos del grupo. Aunque estos profesionales suelen ser los que crean las hojas de ruta tecnológicas, cualquier profesional que trabaje en un cambio tecnológico puede beneficiarse del uso de una.

Aunque los profesionales utilizan principalmente las hojas de ruta tecnológicas como herramienta de planificación y gestión, las hojas de ruta también son útiles ayudas visuales para la presentación. En muchos casos, los profesionales de TI u otros expertos recomiendan mejoras tecnológicas para la empresa. Después de hacer esta recomendación, estos profesionales pueden presentar su plan a los jefes de departamento u otros supervisores para que la dirección de la empresa apruebe su plan.

¿Cuáles son los componentes de una hoja de ruta tecnológica?

El contenido de una hoja de ruta tecnológica puede variar en función de las necesidades del equipo. Sin embargo, esta valiosa herramienta de planificación suele tener los siguientes componentes:

Objetivos

Los objetivos e iniciativas de su hoja de ruta tecnológica incluyen los logros que su empresa espera conseguir con el cambio tecnológico. Es importante que estos objetivos estén claros para todos los empleados que colaboran en el proyecto, ya que permite que esos objetivos guíen su trabajo. Considere también la posibilidad de enumerar las nuevas capacidades que la empresa espera tener tras la transición a la nueva tecnología.

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Descripción de los cambios

Las hojas de ruta tecnológicas también describen los cambios que se están produciendo en la empresa. Esto implica una explicación en profundidad de los aspectos del sistema tecnológico anterior que están cambiando y cómo esto puede afectar al trabajo diario de los empleados. Contar con una sección que detalle estos cambios ayuda a los profesionales a prepararse para el nuevo sistema tecnológico.

Plazos

Los profesionales incluyen varios plazos en una hoja de ruta tecnológica, ya que planean realizar los avances tecnológicos en incrementos. Esto permite a la empresa un periodo de ajuste más suave entre los cambios. También garantiza que los profesionales sepan cuándo esperan completar una determinada parte del proyecto.

Recursos

Es importante mencionar los recursos disponibles para los empleados durante un proyecto de avance tecnológico. Las hojas de ruta tecnológicas incluyen la información de contacto de los responsables del proyecto y detallan a quién dirigirse en caso de problemas o preguntas concretas. Las hojas de ruta también enumeran los equipos de TI que se encargan de las preguntas una vez que la empresa ha completado el proyecto.

Los profesionales también enumeran los recursos externos en las hojas de ruta tecnológicas. Por ejemplo, los profesionales pueden incluir la información de contacto de profesionales externos disponibles para ayudar y contratar, como especialistas en reparación de ordenadores o profesionales de la formación.

Factores de riesgo

Los factores de riesgo se refieren a cualquier desafío interno o externo que la empresa espera para el cambio tecnológico. Esto incluye cualquier límite que tenga la nueva tecnología o el error humano que pueda ocurrir. Incluir los factores de riesgo de un proyecto en la hoja de ruta tecnológica permite a los profesionales ser conscientes de ellos y tomar medidas preventivas.

En algunas hojas de ruta tecnológicas, los profesionales enumeran estos pasos preventivos frente a los factores de riesgo en lugar de incluir el problema en sí. Esto proporciona una explicación más útil y procesable del posible problema. Por ejemplo, si un factor de riesgo de una empresa que utiliza una nueva app es la falta de familiaridad de los empleados con ella, el equipo de TI puede planificar la creación de una presentación instructiva y una guía de usuario.

Informes de situación

Los informes de estado permiten a los profesionales que trabajan en el proyecto mantenerse informados. Los profesionales suelen actualizar este componente de la hoja de ruta tecnológica a medida que el proyecto avanza. Los informes de estado incluyen información importante sobre los plazos del proyecto, los logros y los anuncios generales sobre el proyecto.

Los profesionales suelen incorporar informes de estado en las hojas de ruta tecnológicas separando las tareas en categorías según su finalización.

Cómo crear una hoja de ruta tecnológica

Para crear su propia hoja de ruta tecnológica, tenga en cuenta estos pasos:

1. Identificar sus objetivos

El primer paso para crear una hoja de ruta tecnológica es establecer los objetivos del proyecto. Entender lo que le gustaría que su equipo lograra con el cambio tecnológico es importante para el desarrollo del proyecto. Intente identificar tanto su objetivo como los efectos que tendrá.

Por ejemplo, si tu objetivo es establecer un sistema de mensajería para toda la empresa, entonces es útil detallar qué efecto esperas que tenga este cambio. Esta práctica ayuda a solidificar tus objetivos y a motivar a otros profesionales para que trabajen por ellos.

2. Determine sus participantes

Antes de empezar a redactar la hoja de ruta, es importante saber quién va a participar en el proyecto. Esto influye en el lenguaje que utilice al crear la hoja de ruta. Por ejemplo, si el público de su hoja de ruta tecnológica es un equipo de TI, puede utilizar la jerga del sector al redactar su hoja de ruta, ya que estos profesionales entienden ese lenguaje.

3. Decidir un formato

Los profesionales elaboran hojas de ruta tecnológicas de diversas maneras. Es importante considerar qué medios desea utilizar para su hoja de ruta, como imprimir copias físicas de la misma o utilizar un software de planificación. Mientras que el uso del software le permite a usted y a los miembros de su equipo acceder a la hoja de ruta en cualquier momento, las copias físicas pueden ser útiles para los profesionales que no son tan expertos en tecnología.

4. Elija las secciones de su hoja de ruta

Para organizar y mejorar la legibilidad de la hoja de ruta, los profesionales separan las hojas de ruta tecnológicas en secciones. El contenido de estas secciones depende del proyecto. Por ejemplo, los profesionales pueden separar las secciones de una hoja de ruta por su estado de avance o por tipos de tareas.

Algunos profesionales optan por utilizar una mezcla de estrategias organizativas, ya que es útil saber cuándo hay que entregar los proyectos y de qué tipo de tarea se trata. Independientemente de las secciones que elija crear, asegúrese de que su hoja de ruta siga incluyendo los componentes mencionados.

5. Asigne responsabilidades

Al organizar una hoja de ruta, es importante especificar qué profesionales son responsables de determinadas tareas. Esto permite a los profesionales reconocer las expectativas y también informa al resto del equipo de a quién dirigirse en relación con la tarea específica. Dependiendo del tamaño de su equipo, puede asignar directamente una tarea a una persona o asignar aspectos enteros de un proyecto a un equipo de profesionales.

Por ejemplo, para un proyecto de menor envergadura, puede optar por asignar a un profesional la tarea de actualizar el estado del proyecto. A la inversa, para un proyecto de mayor envergadura, puede asignar la tarea de crear nuevos correos electrónicos para toda la empresa al departamento de recursos humanos. Este equipo puede entonces dividir el trabajo entre ellos.

6. Comparte con el equipo

Una vez que termine de crear su hoja de ruta tecnológica, compártala con cualquier profesional que esté trabajando en el proyecto. Esto permite que todo su equipo esté bien informado sobre los detalles del proyecto y les prepara para la productividad. Dependiendo del proyecto, es posible que también tenga que presentar su hoja de ruta a sus supervisores para que la aprueben.

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Ejemplo de hoja de ruta tecnológica

Aunque el formato y el contenido de las hojas de ruta tecnológicas depende del proyecto para el que se diseñen, es útil visualizar la información que puede incluir esta herramienta de planificación.

Para este ejemplo, considere una situación en la que una empresa decide actualizar sus ordenadores. Esta actualización tecnológica permite a la empresa descargar y utilizar un nuevo software que no era compatible con los ordenadores anteriores. Los profesionales que sugieren este plan probablemente tengan que convencer a la alta dirección para que apruebe esta actualización. Por esta razón, estos profesionales pueden crear una hoja de ruta tecnológica que se parezca a este ejemplo:

Fecha límite 30 de marzo 15 de abril 30 de mayoTarea
Actualizar los ordenadoresInstalar nuevos programasEmpezar a utilizar el software de análisisUtilizar plenamente los nuevos sistemasIntegraciones
Mayor calidad y capacidad de almacenamiento para soportar nuevas funciones y softwareGestión de nóminas, software analítico, mejora de las comunicacionesComunicaciones más rápidas, mayor productividadComunicaciones a través de una sola aplicación, software analítico, nóminas automatizadas, programas de diseño de mayor calidadGestión de riesgos
Garantizar la copia de seguridad de los contenidos descargadosCrear tutoriales para los nuevos protocolos de usuarioConfigurar el software para que se ejecute automáticamente sin intervención manualVerificar los análisis para asegurarse de que son precisos e introducir nuevas aplicaciones de comunicaciónActualización del estado CompletoCompletoEn curso