Tanto los individuos como las empresas se benefician de trabajar con eficiencia. El uso de herramientas organizativas es una forma de maximizar la productividad y lograr el éxito a largo plazo. Independientemente de su sector u ocupación, una hoja de trabajo de productividad puede ayudarle a ser más productivo.
En este artículo, describimos qué es una hoja de trabajo de productividad, cómo crear una, y compartimos una plantilla de hoja de trabajo de productividad, un ejemplo y consejos.
¿Qué es una hoja de productividad?
Una hoja de trabajo de productividad es una herramienta de gestión del tiempo que las personas pueden utilizar para mejorar su productividad y cumplir sus objetivos a corto y largo plazo. Aunque hay varios diseños de hojas de trabajo, suelen incluir los siguientes elementos:
- Un objetivo general o un área de interés
- Una lista de las tareas más urgentes del día o de la semana
- Elementos a largo plazo que no requieren una acción inmediata
- Una sección de notas
Al igual que un planificador, las hojas de trabajo de productividad ayudan a la gestión de proyectos, el tiempo en la tarea y la organización general. Las personas pueden completarlas de forma independiente o compartirlas con los gerentes que buscan supervisar su progreso.
Cómo crear una hoja de productividad
He aquí cuatro pasos para crear una hoja de trabajo de productividad:
- Elija una plantilla que le funcione.
- Identifique sus objetivos generales y/o su declaración de visión.
- Identifique las tareas más críticas a corto plazo.
- Dejar espacio para notas o ideas adicionales.
1. Elige una plantilla que te sirva
Es más probable que una hoja de trabajo de productividad mejore su éxito si tiene un formato que le resulte atractivo. Esto puede incluir la estética visual de cómo está organizada la página o lo esencial que es cada categoría o sección para su trabajo. Revisar unas cuantas opciones diferentes antes de elegir una puede ayudarle a encontrar una que satisfaga sus necesidades.
2. Identifique sus objetivos generales y/o su declaración de visión
Empezar por enumerar sus objetivos generales o una declaración de visión puede ayudar a anclar el contenido que rellene en el resto de la hoja de trabajo. Más concretamente, le ayuda a asegurarse de que dedica su tiempo a los elementos que se relacionan de forma significativa con sus resultados deseados. También puede centrarte si te desvías del camino durante el día al recordarte el propósito final.
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3. Identificar las tareas más críticas a corto plazo
La mayor parte del contenido de su hoja de trabajo estará en forma de lista de tareas o esquema. Para aumentar la probabilidad de alcanzar o superar sus objetivos, todas las tareas enumeradas deben estar alineadas con el objetivo o la visión previamente identificados. Puede pensar en esto como una versión en miniatura de un plan estratégico, con tareas más pequeñas que culminan en la consecución de su objetivo más amplio. Determinar qué tareas priorizar en un día o una semana determinada requiere que reflexione sobre su importancia y el tiempo necesario.
4. Deje espacio para notas o ideas adicionales
Dejar un espacio designado para notas o ideas adicionales puede ayudarte a responder a elementos inesperados que surgen a lo largo del día o de la semana. Añadirlas puede ayudarle a pensar en cómo incorporarlas a sus otras tareas o a añadirlas a la lista de tareas a corto plazo del día siguiente, si es necesario.
Plantilla de hoja de trabajo para la productividad
Aquí tienes un modelo de hoja de trabajo de productividad:
| Fecha de hoy: | ||||
|---|---|---|---|---|
| Declaración de la misión de la empresa: | ||||
| Objetivos del primer trimestre | ||||
| – Objetivo 1: | ||||
| – Objetivo 2: | ||||
| Tareas básicas | Tiempo previsto para la realización | Plazo de entrega | Completado ¿Si/No? | Notas / Elementos adicionales a tener en cuenta: |
| Tarea 1: | ||||
| Tarea 2: | ||||
| Tarea 3: |
Ejemplo de hoja de trabajo de productividad
Para ayudarte a crear tu propia hoja de trabajo de productividad, aquí tienes un ejemplo de hoja de trabajo de productividad utilizando la plantilla proporcionada anteriormente:
| Hoy's la fecha: 7 de enero de 2020 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Declaración de la misión de la empresa: Crear entornos escolares seguros, acogedores e inclusivos para todos los estudiantes, el personal, las familias y las partes interesadas de la comunidad. | ||||
| Objetivos del primer trimestre | ||||
| – Objetivo 1: Formar a uno o más miembros del personal de cada escuela en el Marco de Entorno Favorable. | ||||
| – Objetivo 2: Reducir la frecuencia de las suspensiones en un 15% en las escuelas secundarias de toda la ciudad. | ||||
| Tareas principales | Tiempo previsto de realización | Plazo de entrega | Completado ¿Si/No? | Notas / Elementos adicionales a tener en cuenta: |
| Tarea 1: Finalizar el calendario de formación del Marco de Entorno Favorable para las 100 escuelas restantes y presentarlo al equipo de operaciones para que lo apruebe. | Medio día | 7 de enero | (Nota: Envíelo a la dirección para que lo apruebe una vez terminado. Se requiere la aprobación antes del 10 de enero) | |
| Tarea 2: Preparar los materiales de presentación para la sesión de preparación de los facilitadores. | Dos-tres horas | 8 de enero | ||
| Tarea 3: Realizar el informe mensual de suspensión de diciembre para poder incluir la información en las sesiones de formación del Marco. | 30 minutos | Enero | Justin pidió que se revisaran los materiales antes de presentarlos a la alta dirección para su aprobación. Añade la tarea del miércoles para programar una reunión de colaboración. |
Consejos para crear y utilizar una hoja de productividad
Aquí tienes cuatro consejos para crear y utilizar una hoja de productividad de forma que mejore tu éxito:
- Sea reflexivo a la hora de seleccionar las tareas.
- Gestione su tiempo de forma eficaz.
- Divida las tareas complejas en partes más pequeñas.
- Pida a un colega o a un gerente que le dé su opinión.
Sé reflexivo en la selección de tu tarea
Para garantizar el éxito, es importante ser reflexivo y realista sobre las tareas a corto plazo que se añaden a la hoja de productividad. Esto requiere estimar la cantidad de tiempo necesaria para cada tarea que incluya y considerarla en el contexto de otras tareas que espera realizar. También requiere pensar en la urgencia de una tarea determinada en relación con otras.
Gestiona tu tiempo de forma eficaz
Su hoja de trabajo de productividad será útil en la medida en que la utilice en combinación con otras estrategias eficaces para la productividad, especialmente la gestión del tiempo. Si te resulta útil para mantener el rumbo, puedes dividir tu lista de tareas en mañana y tarde o indicar la cantidad de tiempo que esperas dedicar a cada elemento. Esto puede ayudarte a mantener el ritmo a lo largo del día, ajustando los elementos que te lleven más o menos tiempo del previsto.
Dividir las tareas complejas en partes más pequeñas
Si hay un proyecto que requiere mucho tiempo, intenta separarlo en tareas más pequeñas en tu hoja de productividad para poder controlar el progreso hacia su finalización. Esto ayuda a que el trabajo parezca manejable y puede aumentar tu confianza a medida que completas ciertos elementos. También es una forma útil de compartir actualizaciones con tus jefes sobre el progreso.
Pídele a un colega o a un gerente que te dé su opinión
Pedir a tus colegas o a tu jefe que te den su opinión sobre tus hojas de productividad puede ayudarte a asegurarte de que has priorizado adecuadamente las tareas, de que has establecido plazos realistas para completarlas y de que estás trabajando de manera que apoyes el logro de tus metas y objetivos más amplios.