Cómo calcular la desviación del calendario (con ejemplo)

Es importante conocer el estado financiero de su proyecto para asegurarse de que avanza según lo previsto. Los directores de proyecto, los equipos y las partes interesadas utilizan la fórmula de la desviación del calendario para localizar la posición de su proyecto en el calendario previsto. Con esta información se puede motivar a los miembros del equipo, tomar decisiones sobre el cronograma o abordar las preocupaciones de los inversores.

En este artículo, definimos la desviación del cronograma, explicamos las fórmulas que se pueden utilizar para calcularla y ofrecemos consejos y un ejemplo para facilitar la determinación de la desviación del cronograma.

¿Qué es la desviación del cronograma?

Los gestores de proyectos utilizan el cálculo de la desviación del calendario para determinar si un proyecto se ajusta a lo previsto. Aunque los gestores de proyectos pueden calcular la desviación del calendario manualmente, hay muchos programas de software de cálculo que pueden acelerar el proceso o hacer un seguimiento de la desviación del calendario en tiempo real.

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Cómo calcular la desviación de la planificación

Para calcular la desviación del horario, tenga en cuenta los siguientes pasos:

1. Utiliza una fórmula de variación de horarios

Hay dos formas de calcular la desviación del cronograma en un proyecto. La primera es medirla en función del coste presupuestado del trabajo previsto (BCWP), que es el dinero que el equipo del proyecto tiene previsto utilizar. El siguiente elemento a medir es el coste presupuestado del trabajo programado (BCWS), o la cantidad de dinero que el equipo del proyecto ha utilizado activamente. El coste presupuestado del trabajo planificado menos el coste presupuestado del trabajo programado es la desviación del calendario (SV):

BCWP – BCWS = SV

La segunda fórmula de desviación del calendario utiliza el valor planificado (VP) y el valor ganado (EV) de un proyecto. Aunque los términos son diferentes, el valor planificado es el mismo que el BCWS, y el valor ganado es el mismo que el BCWP. Por lo tanto, restando el valor planificado (PV) del valor ganado (EV) se obtiene la desviación del cronograma:

EV – PV = SV

2. Determina qué significan los resultados del cálculo para tu equipo

Todos los elementos de cálculo son valores monetarios, lo que significa que su respuesta muestra uno de los tres resultados:

  • Si la variación de su calendario es positiva, su proyecto está adelantado.
  • Si la desviación de su calendario es negativa, su proyecto va con retraso.
  • Si la desviación del cronograma es cero, su proyecto está dentro del cronograma.

Por ejemplo, si el valor ganado de un proyecto es de 500 dólares y su valor planificado es de 600 dólares, la fórmula EV – PV puede ayudar al gestor del proyecto a calcular la desviación del calendario:

500 – 600 = -100

La desviación del cronograma es de -100 dólares, lo que indica que el proyecto va con retraso.

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¿Por qué es importante conocer la desviación del calendario?

La comprensión de la desviación del calendario ayuda a muchas personas involucradas en su negocio, incluyendo:

Jefes de proyecto

Una de las partes más importantes del trabajo de un gestor de proyectos es garantizar que el proyecto se ajuste al calendario y se ajuste al presupuesto. El cálculo de la desviación del cronograma permite al director del proyecto mantener las prioridades alineadas para todo el equipo. Puede ser útil cuando se planifica el proyecto por primera vez o cuando se discuten los grandes hitos en las reuniones del equipo. Al conocer la desviación del cronograma actual del proyecto, los directores de proyecto saben cuándo el equipo debe trabajar más rápido o si el cronograma del proyecto permite una pausa.

Partes interesadas

Las partes interesadas se benefician de la comprensión de lo rentable que puede ser un proyecto si cumple todos los plazos previstos, ya que les ayuda a tomar decisiones sobre su participación en el proyecto. Dado que la desviación del calendario muestra el resultado de la entrega del proyecto, puede ayudar a las partes interesadas a mantenerse informadas sobre lo que ocurre con sus inversiones. Si un gestor de proyectos comparte los datos de la desviación del calendario que están disponibles en las primeras fases del proyecto, un interesado puede decidir si una inversión es rentable.

El equipo de producción

Saber en qué punto del calendario se encuentra un proyecto puede ayudar al equipo interno a mantener una perspectiva realista de sus objetivos. Saber si el proyecto avanza según lo previsto puede ayudar al equipo a seguir siendo productivo y a planificar en consecuencia.

Por ejemplo, durante una reunión de producción con su equipo, los resultados de la desviación del programa para la semana pueden mostrar que el equipo está un poco atrasado. También sabe que la semana que viene se acerca una fecha límite para las partes interesadas. Con esta información, es posible que los miembros de su equipo tengan que ajustar sus horarios para poder completar el proyecto a tiempo.

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Consejos para calcular la desviación del calendario

Tenga en cuenta los siguientes consejos a la hora de calcular la desviación del horario:

Utilice la fórmula al planificar su proyecto

Puede predecir la posible variación del programa semana a semana para su proyecto identificando los éxitos o contratiempos que podrían alterar el valor planificado. Esto puede ayudarle a planificar de forma proactiva los desafíos. Utilizar la fórmula de la desviación del calendario al principio de la vida de su proyecto también puede ayudar a comunicar su alcance a los empleados que trabajan en el proyecto, así como a las posibles partes interesadas.

Proponer un método para comprobar la calidad del proyecto

Aunque el cálculo de la desviación del calendario puede mostrar el progreso de un proyecto, no tiene en cuenta la calidad del trabajo. Un proyecto puede estar retrasado en el calendario, pero puede deberse a que los empleados han necesitado más tiempo para realizar un trabajo de calidad. Considere la posibilidad de crear un método de comprobación de la calidad de los principales elementos del proyecto. Emparejar el cálculo de la desviación del calendario con las comprobaciones de calidad le ayuda a comprender plenamente cómo va su proyecto y qué áreas de la producción necesitan mejorar.

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Compruebe dos veces sus cálculos de desviación del cronograma

Comprobar dos veces tus cálculos es una parte esencial para determinar la desviación del calendario. Incluso si ha calculado los resultados utilizando una herramienta o un programa informático, considere la posibilidad de volver a comprobarlos para asegurarse de que ha introducido correctamente todos los datos. Si ha hecho este cálculo manualmente, considere la posibilidad de revisar sus números para asegurarse de que está comunicando los datos correctos a todos los implicados en el proyecto.

Ejemplo de fórmula de desviación de horario

El proyecto de construcción de una nueva biblioteca pública en la ciudad de Hulmore' se acerca a su fecha límite. Para preparar una reunión, el equipo de gestión del proyecto calcula la desviación del calendario del proyecto. El valor ganado del proyecto de construcción es de 30.000 dólares, mientras que el valor planificado es de 45.000 dólares. Utilizando la fórmula EV – PV, el equipo calcula la desviación del cronograma:

30,000 – 45,000 = -15,000

La desviación del calendario es igual a -15.000 dólares, lo que significa que el proyecto está fuera del calendario financiero. Sin embargo, antes de que llegue la fecha límite, se produce un aumento del valor ganado, ya que Hulmore recibe 35.000 dólares en concepto de subvención federal que solicitó antes de que comenzara el proyecto. Esto aumenta el valor ganado de 30.000 dólares a 65.000 dólares. Para volver a evaluar la situación, el equipo directivo calcula de nuevo la desviación del programa utilizando la misma fórmula.

65,000 – 45,000 = 20,000

La desviación del cronograma es ahora de 20.000 dólares, con lo que el proyecto está muy adelantado respecto al cronograma financiero.