Crear un calendario puede ayudarle a priorizar las actividades importantes y a minimizar el tiempo necesario para terminarlas, lo que le permitirá ser más productivo. Una gestión inadecuada del tiempo puede hacer que no cumplas adecuadamente con tus responsabilidades diarias o semanales.
En este artículo, hablamos de la importancia de programar tu tiempo y damos métodos para ayudarte a gestionarlo.
¿Por qué programar el tiempo?
Crear un horario puede ayudarte a mejorar tu capacidad de gestión del tiempo. Priorizar su día y ocuparse de los asuntos que necesitan más atención puede ayudarle a alcanzar sus objetivos. Establecer un horario puede ayudarte a alcanzar tus objetivos y a prestar un servicio de alta calidad a los clientes de diversos sectores. Aquí tienes algunas formas de organizar tu tiempo:
- Mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida privada
- Asigne suficiente tiempo a las tareas importantes
- Pasar más tiempo con la familia
- Incorpore el ejercicio y las actividades de bienestar a su rutina diaria
- Elegir proyectos que le interesen o mantengan su atención
- Darle ideas para establecer objetivos realistas que pueda alcanzar diaria, semanal o mensualmente
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10 Métodos para programar el tiempo
Estos métodos pueden ayudarte a crear un horario eficaz y a gestionar tu tiempo y aumentar la productividad:
El método de la tarea más importante (MIT)
Con el método de la Tarea Más Importante (MIT), podrás centrarte sólo en las tareas importantes en lugar de en una larga lista. Cuando utilice este método, evalúe los tres objetivos más importantes y dedíqueles toda su atención a lo largo del día. Si completa sus tres tareas principales y aún tiene tiempo, puede volver a su lista más larga para completar más.
El método de bloqueo de tiempo
En el método de bloqueo de tiempo, se planifican las tareas y se asignan plazos para realizarlas. Este método aumenta la productividad y ayuda a limitar sus opciones de tareas. Saber de antemano qué quiere completar y cuándo puede ayudarle a crear un calendario de referencia para utilizarlo a la hora de decidir cuándo empezar y terminar una tarea. Para que el método de bloqueo de tiempo sea eficaz, intente programar sus tareas en dos categorías que son:
- Bloques proactivos: Tareas importantes que debe realizar antes del final de cada día
- Bloques reactivos: Tareas en las que puede centrarse cuando tenga tiempo libre, como responder a los correos electrónicos y comprobar las notificaciones
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La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo en el que se realiza una agrupación de trabajo intensivo que se segmenta con breves descansos a lo largo del día. La técnica es popular entre personas como escritores, diseñadores, codificadores y estudiantes. Sus pasos incluyen:
- Elegir una tarea que quieras hacer
- Programar un temporizador para 25 o 30 minutos
- Trabajar en su tarea hasta que el reloj termine
- Hacer una pausa rápida de unos cuatro o cinco minutos
- Por cada cuatro sesiones Pomodoro, haz una pausa más larga, de unos 15 a 30 minutos
Utilizar esta técnica puede ayudarle a conseguir muchas cosas a lo largo del día y proporcionarle suficientes descansos para mantener su mente despejada y relajada.
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La técnica de los 90 minutos de concentración
La técnica de concentración de 90 minutos te enseña a concentrarte en los momentos en los que experimentas niveles de energía altos y bajos. Esta técnica utiliza los ritmos ultradianos, que son ciclos biológicos que suelen producirse en 24 horas. El cuerpo humano experimenta alta y baja energía durante los ciclos. Trabajar durante 90 minutos y descansar de 20 a 30 minutos entre cada grupo puede ayudarle a coordinarse con sus niveles óptimos de energía para realizar las tareas y aumentar su productividad. El momento exacto puede ser diferente para cada persona, así que controla tus niveles de energía para encontrar tu propio patrón único.
Métodos de estimación del tiempo
A la hora de cumplir con los plazos y completar las tareas, la estimación del tiempo puede ser una habilidad importante para entender el periodo de tiempo en el que vas a completar un proyecto. Discutir tus estimaciones de tiempo y objetivos personales con tu equipo puede ayudar a determinar el plazo global de un proyecto de grupo. Algunas técnicas de estimación específicas son:
- Juicio de expertos: Hablar con personas que tengan experiencia en las mismas tareas puede ayudarle a aproximar un calendario adecuado para la finalización de su proyecto.
- Estimación análoga: Estudiar proyectos anteriores puede ayudarle a estimar un plazo adecuado para uno próximo.
- Estimación paramétrica: De forma similar a la estimación análoga, puedes utilizar parámetros lógicos para estimar el tiempo que puedes tardar en completar una tarea. Por ejemplo, si tardas 20 minutos en calcular el salario de 50 empleados, puedes concluir que tardas 40 minutos en calcular el salario de 100 empleados.
- Estimación PERT: El uso de tres promedios lógicos—el más optimista (o), el más pesimista (P) y el más probable (M)—dentro de una fórmula matemática puede ayudarle a determinar el tiempo que se necesita para completar un proyecto. La fórmula es: (O + P + 4 * M) / 6 = estimación PERT
Auditorías de tiempo
Utiliza una auditoría de tiempo para ti mismo para entender cuánto tiempo dedicas realmente a tus tareas diarias. Puede que pienses que dedicas 20 minutos a enviar correos electrónicos, pero el proceso puede llevar hasta 60 minutos regularmente. Considera la posibilidad de hacer un seguimiento de tu tiempo con software o aplicaciones de control. Estudia los informes para ver qué tareas consumen la mayor parte de tu tiempo y crea estrategias para hacerlas más eficientes.
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La técnica de compresión de la duración
La técnica de compresión de la duración puede ayudarle a acortar su calendario sin reducir la calidad del alcance de un proyecto. Hay dos subcategorías de la técnica de compresión de la duración:
- Acelerar el proceso: Ayuda a aumentar la velocidad del proyecto' al completar las tareas simultáneamente
- Choque: Añade más recursos para completar el proyecto a tiempo
La técnica del ritmo circadiano
El ritmo circadiano es un proceso biológico de 24 horas que regula tus patrones de vigilia y sueño y puede afectar a tu cuerpo físico, estado mental y comportamiento. En el ciclo tradicional, cuando te despiertas, tus niveles de energía aumentan de forma natural. Las personas que trabajan con un horario tradicional de ocho horas diarias pueden alcanzar un pico de concentración alrededor de las 10 de la mañana. Pueden experimentar niveles de energía bajos entre la 1 y las 3 de la tarde, con otra subida al final de la tarde y por la noche. Por último, los niveles pueden descender entre las 21 y las 23 horas, antes de acostarse. Para utilizar este ritmo en su beneficio, considere:
- Realizar las tareas que más tiempo consumen entre las 10 de la mañana y la 1 de la tarde.
- Llevar a cabo proyectos menos intensivos en pensamiento, como responder a los correos electrónicos o a las llamadas telefónicas, de 13 a 15 horas, durante la pausa de la tarde.
- Volver a las actividades más comprometidas, como el ejercicio, entre las 15:00 y las 21:00 horas.
La regla del 52-17
La regla 52-17 es como la Técnica Pomodoro, pero tiene un conjunto diferente de intervalos para el trabajo y el descanso. Con este método, se trabaja durante 52 minutos y se descansa durante 17 minutos. Este método puede ser ideal para aquellos que les gusta trabajar y descansar en intervalos más largos que los 25 minutos.
Calendarios en línea
La creación de una representación visual de su calendario le ayuda a ver qué tareas tiene previsto realizar diaria, semanal o mensualmente. Utilizar un calendario virtual o basado en la nube puede ser un recurso útil porque puedes acceder a él con múltiples dispositivos, crear bloques de tiempo, establecer recordatorios y programar reuniones y citas. Considera la posibilidad de utilizar un código de colores para resaltar ciertos tipos de eventos, como reuniones, entrevistas y citas.
Consejos para crear un calendario
Utilice estos consejos para ayudarle a crear su propio calendario:
- 7. Priorice sus tareas: Es importante que determines qué tareas son importantes y cuáles puedes completar más tarde. Esto puede ayudarte a ser más productivo y a saber en qué orden realizas ciertas tareas para ayudarte a preparar mejor otras.
- Asigne tiempo a cada tarea: Al crear su calendario o lista de tareas, asegúrese de calcular y registrar el tiempo que espera dedicar a cada tarea. Por ejemplo, puede asignar cuatro horas para completar las responsabilidades laborales diarias, una hora para contestar llamadas y correos electrónicos y dos horas para completar la investigación del día siguiente. Registra estos incrementos de tiempo en tu agenda para responsabilizarte de ellos.
- Añade tiempo extra a tu horario: Cuando planifique su agenda, considere la posibilidad de dejar tiempo extra entre reuniones y citas para viajes o extensiones inesperadas. Esto puede permitirle mantenerse en la tarea incluso con la adición de circunstancias imprevistas. Por ejemplo, si esperas que te lleve 40 minutos al día realizar una investigación para un proyecto, considera asignar 60 minutos en su lugar.